Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Введение
Учебная практика направлена на развитие навыков и получение начального практического опыта через осуществление профессиональных модулей, что способствует освоению студентами общих и специальных навыков по выбранной специальности.
В процессе учебной практики студенты приобретают практические навыки, необходимые для будущей профессиональной деятельности, выполняя определенные виды работ.

 
Документационное обеспечение управления
Типовую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах власти была Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44
Инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
Проанализировав Типовую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах власти, можно сделать следующие выводы:
Инструкция состоит из 10 разделов. В которые входят:
1. Общие положения
2. Документирование управленческой деятельности
3. Подготовка и оформление отдельных видов документов
4. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов
5. Организация документооборота
6. Контроль исполнения документов (поручений)
7. Организация работы исполнителя с документами
8. Формирование документального фонда организации
9. Организация доступа к документам и их использования
10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
Виды нерегистрируемых документов:
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
В рамках прохождения практики были разработаны продольные и угловые бланки приказа и письма по представленной ситуации. Разработанные бланки представлены в Приложение 1
По итогу прохождения практики по представленной ситуации разработан и оформлен приказ, представленный в Приложении 2
Регистрация документов.
Принципы организации регистрации документов:
1. Принцип целесообразности регистрации – отбор наиболее важных для регистрации документов на основе их содержания, авторства и типа.
2. Принцип централизации регистрации – проведение регистрации в едином месте.
3. Принцип однократности регистрации – каждый документ регистрируется только один раз. Документация, поступающая в университет на имя руководства и передаваемая для исполнения структурным подразделениям, сопровождается регистрационными карточками, отражающими порядок исполнения.
4. Принцип единообразия регистрационных форм – применение одной формы регистрации для входящих и исходящих документов.
5. Принцип парной регистрации писем в формате "запрос – ответ" – присвоение запросу и ответу одного номера в журнале или на одной карточке.
6. Принцип обязательного использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений и перечень документов, не подлежащих регистрации.

Работа с конфиденциальными документами, включая информацию о персональном составе
Классификация конфиденциальной информации была утверждена Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188 "О перечне сведений конфиденциального характера". В указе определены шесть категорий конфиденциальной информации:
1. Личные данные, способные идентифицировать гражданина (персональные данные), за исключением информации, подлежащей распространению в средствах массовой информации в соответствии с федеральными законами.
2. Информация, относящаяся к конфиденциальным данным следствия и судебного процесса.
3. Официальная информация, доступ к которой ограничен государственными органами в соответствии с Гражданским кодексом и федеральным законодательством (официальная тайна).
4. Информация, касающаяся профессиональной деятельности и подпадающая под ограничения, установленные Конституцией и федеральными законами (такие как медицинская, нотариальная и адвокатская тайны, а также конфиденциальность переписки, телефонных разговоров, почтовых отправлений, телеграфных сообщений и прочего).
5.Информация, связанная с коммерческой деятельностью и подпадающая под ограничения, предусмотренные Гражданским кодексом и федеральными законами (как, например, коммерческая тайна).
6 Сведения о объекте изобретения, полезной модели или промышленном образце до их официальной публикации.
При создании конфиденциальных и открытых документов управленческого характера применяются определенные стандарты оформления, известные как реквизиты, установленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система управленческой документации. Требования к оформлению документов".
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:
- гриф ограничения доступа к документу;
- номер экземпляра документа;
- учетный номер носителя;
- отметки о размножении документа
Положения о работе с конфиденциальными документами предполагают установление специальной комиссии по решению руководства предприятия или назначение ответственного сотрудника, отвечающего за управление конфиденциальной информацией. Основными обязанностями этого органа является контроль за актуальностью списка конфиденциальной информации. Если список не соответствует потребностям компании, комиссия вносит соответствующие изменения. Приказ об утверждении списка данных, относящихся к коммерческой тайне, фактически устанавливает информацию, включенную в этот список, как конфиденциальные данные компании, вне зависимости от их формата - бумажного или электронного. Эти правила являются объектом регулирования соответствующих постановлений и законодательных актов. В частности, в Указе Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 (с изменениями от 23 сентября 2005 года и 13 июля 2015 года) перечислены виды конфиденциальной информации: персональные данные сотрудников, сведения о жизни физического лица, данные юридического процесса и государственной тайны, служебные секреты (адвокатские, нотариальные, медицинские), конфиденциальные переписки (включая почтовые сообщения, телефонные разговоры и другие формы коммуникации), коммерческая информация компании, информация о ноу-хау, новейшие технологии, изобретения и образцы производства.
Оформление документов для передачи на архивное хранение.
Оформление документов на бумажном носителе, которые должны быть переданы в архив государственного органа или органа местного самоуправления, включает в себя следующие требования:
Обложка (титульный лист) для документов постоянного или временного (более 10 лет) хранения, а также для личного состава, должна быть выполнена в соответствии с установленной формой. Надписи на обложках документов (томов) должны быть выполнены четко, без сокращений, чернилами. Если на обложку прикреплен титульный лист, изготовленный печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Рекомендуется приклеивать титульный лист с использованием клея на всю поверхность листа, чтобы избежать образования пустот.