Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Введение
Во время проведения производственной практики студенты получают практический опыт, выполняя определенные виды работ, связанные с их будущей профессиональной деятельностью.
Эта форма практической подготовки способствует развитию как общих, так и профессиональных навыков у студентов. Организация практики проводится в соответствии с действующими приказами Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, а также с утвержденным порядком организации практической подготовки, установленным приказом директора ЧПОУ «Финансово-экономический колледж».
Проведение производственной практики по профилю специальности способствует развитию как общих, так и профессиональных навыков у студентов, позволяя им приобрести необходимый практический опыт в выбранной сфере.  
Основная часть
Практика проходила в ИК-26 ГУФСИН России по Свердловской области в г. Тавде. В данной организации есть отдельная служба делопроизводства.
Вопросы связанные с делопроизводством в организации регулируется:
1. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
7. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
9. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрировано в Минюсте России 8 сентября 2010 г., N 18380).
10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.
11. Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. № 463 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы”
12. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
Рекомендации:
1. Разработать локальные документы по работе с документами
2. Разработать инструкцию по работе с документами в разных структурных подразделениях.
В учреждении ГУ ФСИН создано положение об отделе делопроизводства.
Отдел делопроизводства осуществляет обработку входящей и исходящей корреспонденции, а также обращений граждан, включая запросы, полученные на личном приеме. Кроме того, этот отдел занимается организацией и контролем за документами, связанными с основной деятельностью, а также следит за выполнением поручений, формированием архивов и другими задачами, связанными с делопроизводством в учреждениях и органах УИС. Важной функцией является контроль за соблюдением установленных процедур работы с документами в структурных подразделениях учреждений и органов УИС.
Важной задачей отдела делопроизводства является также обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах, а также их систематизация и удобный доступ к необходимой информации для сотрудников учреждения или органа УИС. Отдел делопроизводства осуществляет внутренний контроль за правильностью и своевременностью оформления документов, их передачей и исполнением, что способствует эффективной работе всей организации. Кроме того, отдел делопроизводства участвует в разработке и совершенствовании внутренних документооборотов и процедур, что позволяет оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность деятельности учреждения или органа УИС. В отделе работает три человека.
В организации бланки документов разработаны с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и инструкции по делопроизводству. В приложении 1 представлены составленные бланки.
Составление и оформление различных видов документов.
Во время прохождения практики необходимо было составить и оформить различные виды документов (приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, докладные, служебные, объяснительные записки, письма, справки).
Документы в организации оформляются с учетом требование ГОСТ Р 7.0.97-2016 и инструкции по делопроизводству (оценка качества подготовки документов и типичные ошибки). Часть составленных документов представлены в Приложении 2
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
В организации применяется централизованная система регистрации документов в программе 1С. В организации присутствуют документы содержащие грифы секретности для их регистрации используется журнал, хранящиеся у главного специалиста в отделе делопроизводства.
Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.
Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией;
• Статья 23, 24 Конституции РФ;
• Статья 727 Гражданского кодекса РФ;
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
• ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения».
Перечень документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные;
Личные дела
Приказы с грифом ограничений
Особенности работы с конфиденциальными документами в организации.
Характеристики работы с конфиденциальными документами в организации подчеркивают важность процедур для сотрудников, имеющих доступ к таким материалам. Перед получением доступа к конфиденциальной информации и документам сотрудники должны пройти специальное обучение и изучить инструкцию о соблюдении конфиденциальности коммерческой тайны предприятия. Данная инструкция разрабатывается службой безопасности, учитывая особенности каждого конкретного предприятия, и подписывается заместителем директора, после чего утверждается директором самого предприятия. Организация делопроизводства, ответственного за учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение определенного набора рекомендаций. По приказу руководителя предприятия определяется должностное лицо, которое отвечает за учет, хранение и использование документов с конфиденциальной информацией. Этим лицом может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими коммерческую тайну, является основным профессиональным обязанностям, или секретарь - референт предприятия. Указанные лица несут персональную ответственность за возможную потерю или утечку информации из указанных документов.
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, должны быть учтены и специально отмечены. На каждом документе должен быть указан уровень ограничения доступа с указанием номера копии и лица, имеющего право на доступ к этой информации. При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в государственные или муниципальные органы необходимо обязательно проставить пометку "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально". Документ также может содержать информацию о конфиденциальности данных, правах предприятия на них, способах использования и прочее. Например, если коммерческая тайна является результатом сотрудничества с другой компанией, то необходимость ее секретности должна быть отражена в договоре.
В приложении 3 представлена форма заявления о неразглашении сведений конфиденциального характера.
Оформление документов для передачи на архивное хранение.
Документы, создаваемые в рамках деятельности Федеральной службы исполнения наказаний Российской Федерации, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и находятся под временным и депозитарным хранением в Федеральной службе исполнения наказаний России до передачи на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Архив Федеральной службы исполнения наказаний России осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их регистрацию, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение или уничтожение включает в себя:
•оценку ценности документов;
•оформление дел;
•составление описей дел на основе результатов оценки их ценности;
•составление актов на уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения.
Дела передаются в архив Федеральной службы исполнения наказаний России при соблюдении следующих условий:
•в архив Федеральной службы исполнения наказаний России передаются дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
•передача документов в архив Федеральной службы исполнения наказаний России производится на основании утвержденных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Федеральной службы исполнения наказаний России не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года, после года, когда документы были включены в дело для хранения.
Дела временного хранения (до 10 лет) не передаются на хранение в архив Федеральной службы исполнения наказаний России (они хранятся в структурных подразделениях и подлежат уничтожению по истечении сроков хранения в соответствии с установленным порядком).
Передача дел в архив Федеральной службы исполнения наказаний России осуществляется в соответствии с утвержденным графиком, разработанным архивом Федеральной службы исполнения наказаний России, согласованным с начальником управления делами Федеральной службы исполнения наказаний России и утвержденным приказом Федеральной службы исполнения наказаний России.
Прием дел осуществляется сотрудником архива Федеральной службы исполнения наказаний России в присутствии работника структурного подразделения с заполнением двух экземпляров описи дел, в которых делается отметка о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи