Организация документационного обеспечения управления и функцианирования

Введение

Практика является важнейшим элементом учебного процесса. В ходе прохождения практики многие вопросы, недостаточно усвоенные из теоретического курса, становятся понятными, поскольку появляется возможность самостоятельного совершения различных операций, получение консультаций практикующих специалистов. Это дает возможность углубить и закрепить знания и профессиональные навыки, полученные в процессе обучения.
Практика была пройдена в ООО «Промвзрыв Сибирь» в период с _________ по ________________________.
Цель прохождения практики - закрепление и углубление полученных теоретических знаний, дополнение их практическими навыками по различным учебным дисциплинам, полученными с помощью глубокого изучения работы организации – базы практики.
Для выполнения поставленной цели необходимо было решить следующие задачи:
 закрепить и углубить теоретические знания, которые получены в результате изучения общепрофессиональных и специальных дисциплин;
 уточнить представления о характере будущей профессиональной деятельности;
 научиться принимать участие при решении текущих вопросов, возникающих в рамках работы конкретной организации, приобрести опыт работы в коллективе;
 изучить основные делопроизводственные процессы, происходящие в компании;
 сформировать информационную базу для подготовки отчета по практике и выпускной квалификационной работы.



1. МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»

1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.

В ООО «Промвзрыв Сибирь» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:
 Устав ООО «Промвзрыв Сибирь», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
 организационная структура и списочный состав сотрудников ООО «Промвзрыв Сибирь».
В уставе ООО «Промвзрыв Сибирь» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.
Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.
В организации функционируют следующие системы документации:
 система организационно-распорядительной документации - одна из важнейших систем документации ООО «Промвзрыв Сибирь». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц. К организационно-правовым документам относятся: устав (регулирует деятельность ООО «Промвзрыв Сибирь», определяет его права и обязанности), штатное расписание, должностные инструкции;
 в подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие текущую деятельность ООО «Промвзрыв Сибирь»: решение, приказ, распоряжение и др.;
 подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки;
 система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности ООО «Промвзрыв Сибирь» за определенный период времени. Основной вид – отчет;
 система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в ООО «Промвзрыв Сибирь», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.
К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление Общества.

2. Анализ положения об отделе делопроизводства

Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в ООО «Промвзрыв Сибирь». Отдел выполняет следующие функции:
 организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности ООО «Промвзрыв Сибирь»;
 постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях организации;
 оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в структурных подразделениях;
 обеспечение единого порядка документирования в ООО «Промвзрыв Сибирь»;
 построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив.
Численность сотрудников отдела составляет 3 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции. Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день. Также нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет