Организация документационного обеспечения и управления и функционирования организации

Введение

Актуальность темы организации документационного обеспечения и управления в функционировании организаций обусловлена несколькими ключевыми факторами:
1. Увеличение объемов информации: В современных условиях количество документов, которые необходимо обрабатывать и хранить, значительно возросло. Это связано с цифровизацией, развитием технологий и увеличением объемов данных, что требует эффективных систем управления документами.
2. Правовые требования: Организации обязаны соблюдать различные законодательные и нормативные акты, касающиеся документооборота. Правильная организация документационного обеспечения помогает избежать юридических рисков и штрафов.
3. Оптимизация процессов: Эффективная организация документооборота способствует оптимизации рабочих процессов, сокращению времени на поиск и обработку информации, а также уменьшению количества ошибок и потерь данных.
4. Внедрение цифровых технологий: Современные технологии, такие как системы электронного документооборота и искусственный интеллект, существенно изменяют подходы к управлению документами. Актуально изучать, как эти технологии влияют на организацию работы и принятие решений.
5. Конкуренция и эффективность: В условиях высококонкурентной среды организации должны максимально эффективно использовать свои ресурсы, включая информационные. Качественная организация документационного обеспечения способствует повышению общей эффективности бизнеса.
6. Кросс-функциональное взаимодействие: Документационное обеспечение и управление требуется не только в рамках одной функции, но и для взаимодействия между различными подразделениями. Это особенно важно для больших организаций, где нехватка информации может привести к сбоям в работе.
7. Глобализация: Международная деятельность организаций требует учета различных подходов к документированию и управлению информацией в разных странах, что усложняет и в то же время обогащает процесс управления документацией.
Таким образом, тема организации документационного обеспечения и управления является крайне актуальной как для научного изучения, так и для практического применения в современных условиях. Улучшение методов работы с документами и внедрение новых технологий может значительно повысить эффективность и устойчивость организаций.
Цель практики – приобретение практического опыта организации работы архива учреждения, подготовки дел к передаче на архивное хранение, учета, хранения и использования архивных документов. Систематизация теоретических знаний, полученных во время обучения в колледже, а также развитие навыков самостоятельной работы на основе полученных знаний.
Целями практики являются:
- развитие навыков организации работы архива учреждения;
- развитие навыков подготовки дел к передаче на архивное хранение;
- развитие навыков организации хранения, учета и использования архивных документов.
Выделить объект и предмет исследования. Объект – это процесс, происходящий с предметом. Это может быть юридический, экономический, информационный, образовательный процессы, процесс жизнедеятельности человека.
Объект исследования – ООО «Газпром трансгаз Югорск».
Предмет исследования – Организация документационного обеспечения и управления и функционирования ООО «Газпром трансгаз Югорск».
При написании работы использовались следующие информационные источники: учебная и справочная литература, отчетность предприятия, законы, инструкции, письма Правительства РФ, приказы, распоряжения.