Практика в аптеке ИП Гранкина, О А ПГТ Южно Курильск

Организационная структура.
Функциональные структуры управления объединяют специалистов и подразделения, выполняющие отдельные функции управления. Функциональные структуры управления охватывают постоянно повторяющиеся задачи, которые не требуют быстрого принятия решений.
Преимущества.
- Высокая компетентность специалистов для выполнения конкретных функций;
- Возможность роста и развития.
Возможные недостатки:
- Сложности в поддержании постоянной взаимосвязи различных служб;
- Трудоемкие процедуры принятия решений;
- Отсутствие взаимопонимания и единства действий между сотрудниками функциональных служб в разных подразделениях компании.

Широкий ассортимент товара является фактором, участвующим в формировании положительной динамики продаж. Закупать товары аптека может как напрямую у изготовителя, так и у посредников – предприятий оптовой торговли лекарственными средствами и товарами аптечного ассортимента. Условия поставки регламентируются договорами купли-продажи, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства.
Помимо договора с поставщиком, для приемки товара аптекой необходимое  наличие действующего приказа руководителя аптеки о назначении ответственного за приемочный контроль лица и наличие документов о дате отгрузки, наименовании товаров, количестве, а также наличие сертификата соответствия.
Поступление товара в аптеку происходит в два этапа: приемочный контроль и размещение полученных лекарственных средств. При доставке товаров поставщиком приемка по количеству и качеству производится в аптеке, в случае получении товара на складе поставщика приемка производится там же. Аптечная организации при отгрузке товара получает от поставщика следующие документы:

расчетные документы (счета, платежки)
товарные документы —накладные;
налоговые документы — счета-фактуры;
сопроводительные документы — сертификаты соответствия и др.

После приемки товара составляется «Акт приёмки товара». Если в процессе приемки были обнаружены брак, порча или недостача, составляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёме товарно-материальных ценностей», который предъявляется поставщику в форме претензии.
После поступления товаров в аптеку производится приемочный контроль, включающий проверку по показателям: «Описание», «Упаковка», «Маркировка». Расчетные счета проверяются  на правильность оформления, также производится проверка наличия сертификатов качества. Не подлежат приемке лекарственные средства с истекшим сроком годности, недоброкачественные, изменившие свои свойства.
После окончания проверки материально-ответственное лицо подтверждает факт приемки распиской. При обнаружении расхождений приемку следует остановить и сообщить поставщику о расхождениях. Факты несоответствия поставляемого товара требованиям нормативных документов и правилам розничной торговли лекарственными средствами фиксируются в Журнале приемочного контроля. Принятые товары размещаются по местам хранения. Учет товаров происходит в «Журнале учёта товаров на складе».
Поступивший в аптеку товар регистрируется в документах первичного учета:
Книга регистрации поступления товара по группам
Журнал регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ
Журнал регистрации операций, связанных с оборотом медицинских препаратов, подлежащих ПКУ
Журнал учета ЛС с ограниченным сроком годности (приказ 706н).
Механизм управления финансами.
В структуре Аптеки финансами управляет бухгалтерия. Отдел подотчетен генеральному директору.
Бухгалтерия предоставляет высшему руководству сведения аналитического характера, необходимой для принятия управленческих решений в области финансов, так же отвечает за анализ финансовых проблем и предоставляет всю финансовую отчетность.
Деятельности экономической службы.
Взаимодействие с другими функциональными подразделениями.
Отдел продаж предоставляет:
- Данные о движении продукции
- Критерии естественной убыли;
- Результаты инвентаризации продукции
Поступление:
- Данные об отгрузке товаров потребителям в пределах условий и количества, установленных планом реализации;
- Данные о выполнении заказов и договорных обязательств подразделениями организации в установленные сроки в отношении количества, наименования, комплектности и качества проданных товаров, а также наличия товаров на складе;
- Счета-фактуры, выставленные поставщиками за отгруженные товары.
- Данные о возврате товаров.
- Информация о выполнении заказов и договоров, отгрузках, остатках нереализованных товаров;
- Отчеты о продажах (поставках).
- Информация о выполнении планов продаж.
- Копии претензий и жалоб, поданных в организацию.
- Информация о поврежденных, загрязненных, потерянных или списанных товарах.
С отделом закупок.
Бухгалтерия может воспользоваться скидками и поддерживать хорошие отношения с поставщиками, своевременно оплачивая счета, выставленные отделом закупок. Оба отдела работают с кредиторами и помогают в планировании и составлении бюджета.