Производственная практика по разработке и администрированию баз данных ПКС МВЕК на базе ООО ДОКУМЕНТ-СЕРВИС

Введение

В данной курсовой работе проведена разработка информационной системы для автоматизации бизнес-процессов контроля исполнения документов. Актуальности внедрения информационных систем в данное направление деятельности обусловлена необходимостью исполнения требований законодательства в части регистрации поступающих и отправляемых документов, организации их хранения в архиве в установленные сроки, мониторинга сроков ответов на поступающие обращения.
Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно отслеживать сроки отработки распоряжений, формировать отчётные данные по поступлению документов, процессу их исполнения, по нагрузке на специалистов, осуществляющих работу с документацией.
Целью данной работы является создание информационной системы для автоматизации документооборота в условиях ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС».
Задачи включают:
изучение организационно-экономических аспектов деятельности компании, ее ИТ-инфраструктуры;
построение функциональной модели контроля исполнения документации, определение недостатков существующей системы отработки информации, выявление задач, требующих разработки программного продукта;
практическая реализация информационной системы, разработка структуры данных;
программная реализация программного решения;
Объект исследования: ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС».
Предмет исследования: информационная система документооборота.




I Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия
1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

В рамках данной работы разработан проект автоматизации ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС». Основные направления деятельности компании включают:
- подготовка деклараций и других документов, необходимых в работе предприятий-клиентов;
- рекрутинг сотрудников;
- консультирование компаний-клиентов по вопросам подготовки отчётности;
- работа с клиентами, осуществляющими поиск работы.
Основные финансово – экономические показатели деятельности ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС» приведены в (таблице 1).
Таблица 1 – Анализ основных финансово – экономических показателей деятельности ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС»
Наименование
показателя За 2024 год За 2023 год
Объем оказанных услуг, млн.руб. 48.4 46.2
Количество видов оказываемых услуг 28 28
Объем основных средств, млн.руб. 32.6 32.2
Среднесписочная численность работников 54 52
Средняя заработная плата работника, тыс.руб. /мес. 90 85
Кредиторская задолженность на конец года, млн.руб. 24 22

По итогам анализа технико-экономических показателей работы предприятия было показано, что в течение рассматриваемого периода наблюдается рост оборотов, получаемой прибыли, фондов оплаты труда. Вместе с этим также растут объемы кредиторской задолженности и расходов по оплате труда, что приводит к необходимости поиска резервов сокращения издержек, обеспечения эффективности используемых средств.
1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС»

В рамках анализа организационной структуры ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС» было показано, что компания имеет линейно-функциональный тип организационной структуры. Подразделения компании включают подразделения, осуществляющие оказание услуг по подбору персонала в части формирования вакансий, подбор кандидатов, консультированию клиентов. Обеспечивающие отделы выполняют функции ведения делопроизводства, а также ведения бухучета и составления аналитической отчётности. В рамках поставленных задач автоматизации документооборота проведен анализ функций специалиста по делопроизводству, входящего в штат общего отдела, должностные обязанности которого включают:
регистрацию исходящей и входящей документации, постановка ее на контроль;
мониторинг сроков отработки документов;
формирование архива делопроизводства;
выдачу справок сотрудникам, формирование отчетности по контролю исполнения документов.
1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Далее в рамках анализа предметной области проведено построение диаграмм бизнес-процесса контроля исполнения документов. Проведен анализ структуры входных и результатных информационных потоков, рассмотрены исполнители и используемый инструментарий. На рис.2 приведена контекстная диаграмма изучаемого процесса.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Как показано на рис.2, в технологии документооборота входящая информация включает:
- данные по документам, поданным на регистрацию;
- распоряжения руководителей.
Результатные данные включают сформированные отчеты по процессу исполнения распоряжений руководства.
Далее в рамках проведённого анализа предметной области проведено построение диаграммы декомпозиции изучаемого процесса.

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции процесса «Контроль исполнения документов»

Изучение организации системы документооборота показало, что в деятельности ООО «ДОКУМЕНТ-СЕРВИС» выявлены следующие проблемы, приводящие к снижению эффективностью работы специалистов: