Организация архивной работы по документам организаций различных форм собственности

Производственная практика является важным этапом в подготовке специалистов в области архивного дела и документального обеспечения управления. В рамках практики по профессиональному модулю ПМ.02 «Организация архивной работы по документам организаций различных форм собственности» я проходила стажировку в Государственном бюджетном общеобразовательном учреждении Ленинградской области "Кировская Школа-Интернат, реализующая адаптированные образовательные программы".
Целями данной практики стали изучение особенностей архивной работы в образовательных учреждениях, освоение методов организации и хранения архивных документов, а также развитие навыков работы с нормативно-правовой базой в области архивного дела. В процессе практики я стремилась не только получить теоретические знания, но и применить их на практике, что позволило мне лучше понять специфику работы архива в условиях образовательного учреждения.
Ключевыми задачами практики были: анализ существующей системы архивного хранения в школе, участие в процессе экспертизы ценности документов, а также изучение методик учета и организации архивных материалов. Особенностью данного вида практики стало то, что работа проводилась в учреждении, ориентированном на детей с особыми образовательными потребностями, что добавляло дополнительные аспекты к процессу архивирования и документирования.
В ходе практики я имела возможность взаимодействовать с опытными специалистами, что способствовало углублению моих знаний о современных подходах к архивному делу и формированию навыков, необходимых для успешной профессиональной деятельности. Полученный опыт станет основой для дальнейшего изучения и совершенствования в области архивоведения.
Тема 1. Нормативно-правовые основы архивного дела
1. Составить историческую справку к документам архива организации (историческую справку об организации-базе практики)
Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение «Кировская школа-интернат», расположенное в Ленинградской области, г. Кировск, по адресу ул. Краснофлотская, д. 24, представляет собой образовательное учреждение, реализующее адаптированные образовательные программы для детей с особыми образовательными потребностями. Время работы учреждения организовано с понедельника по четверг с 09:00 до 18:00, с обеденным перерывом с 12:30 до 13:18, и в пятницу с 09:00 до 17:00, также с обеденным перерывом. Директором школы является Васильева Ирина Сергеевна. Организация действует на основании Устава.
Учебный процесс в школе включает уровни начального и основного общего образования, что подразумевает реализацию общеобразовательных программ для учащихся с 1 по 9 классы. Нормативный срок обучения составляет 10 лет, а форма обучения может быть как очной, так и очно-заочной. Язык обучения в учреждении — русский, что соответствует положению о языке образования.
Школа также обеспечивает своих воспитанников необходимыми условиями для проживания и питания. В наличии имеется общежитие на 10 мест, где дети, проживающие в школе в течение рабочей недели, получают пятиразовое питание и находятся на полном государственном обеспечении. Учащиеся, не проживающие в общежитии, обеспечиваются двухразовым питанием. Срок действия государственной аккредитации учреждения установлен до 23 февраля 2026 года, что свидетельствует о его соответствии установленным образовательным стандартам и требованиям.
Структура и органы управления образовательной организацией представлены в Приложении 1.
Таким образом, Кировская школа-интернат представляет собой важное звено в системе образования региона, обеспечивая доступ к качественному обучению и социальной поддержке для детей с особыми потребностями.
Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение "Кировская школа-интернат" было основано с целью предоставления образовательных услуг детям с особыми потребностями. На протяжении своей деятельности с момента основания, школа-интернат накопила значительный объем документов, отражающих как ее повседневную работу, так и развитие образовательных программ.
В архиве учреждения хранятся разнообразные документы, включая учебные планы, отчеты о деятельности, протоколы заседаний педагогического совета, а также личные дела учащихся и сотрудников. Эти документы являются важными не только для внутренней отчетности, но и для обеспечения прав учащихся и сотрудников, а также для анализа эффективности образовательного процесса.
На данный момент в организации наблюдается необходимость в упорядочении документов. Существующие материалы не всегда структурированы должным образом, что затрудняет доступ к информации и может негативно сказаться на работе учреждения. Важно отметить, что правильное оформление дел для передачи на архивное хранение является ключевым аспектом эффективной архивной работы.
Рекомендуется разработать систему классификации документов, которая позволит организовать их по типам и временным периодам. Проведение ревизии существующих документов поможет выделить те материалы, которые подлежат архивированию. Необходимо также составить описи дел постоянного хранения и по личному составу, что упростит поиск информации и обеспечит сохранность важных материалов.
Организация архивной работы в "Кировской школе-интернат" требует системного подхода и внедрения современных методов управления документами. Это не только улучшит внутренние процессы учреждения, но и создаст условия для более эффективного использования архивных материалов в будущем.

2. Проанализировать положение об экспертной комиссии и положение об архиве организации
Для выполнения анализа положения об архиве и положения об экспертной комиссии организации, необходимо рассмотреть основные разделы каждого документа, а также определить соответствие этих положений установленным требованиям и рекомендациям, предусмотренным Примерными положениями, утвержденными Федеральным архивным агентством и Росархивом.
Положение об архиве организации обычно включает такие разделы, как общие положения, задачи архива, права и обязанности работников архива, порядок работы с документами, а также правила хранения и учета архивных материалов. Основные задачи архива включают в себя организацию хранения документов, обеспечение их сохранности, систематизацию и классификацию материалов, а также предоставление доступа к архивным документам для пользователей. Важно отметить, что архив должен обеспечивать соблюдение законодательства в области архивного дела и защиты персональных данных.
Положение об экспертной комиссии включает разделы, касающиеся ее назначения, состава, задач и функций. Основные задачи экспертной комиссии заключаются в оценке ценности документов, определении сроков хранения, а также в проведении экспертизы на предмет выявления документов, подлежащих уничтожению или передаче в архив. Экспертная комиссия должна действовать в соответствии с установленными стандартами и рекомендациями, что обеспечивает правильность и законность принимаемых решений.
Положение об архиве организации соответствует Примерному положению об архиве организации, которое было утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 и Примерному положению об экспертной комиссии организации утвержденному Приказом Росархива от 11.04.2018 N 43.


Тема 2.Государственные архивы, муниципальные архивы, архивы организаций
1. Составить схему управления архивным делом (в субъекте РФ, на территории которого расположена организация-база практики)
Архивное управление Ленинградской области является органом исполнительной власти Ленинградской области, осуществляющим в пределах своей компетенции государственное управление и реализацию полномочий Ленинградской области в области архивного дела на территории Ленинградской области.
Функции и полномочия Архивного управления Ленинградской области закреплены постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года № 12 «О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлениии Ленинградской области» (pravo.gov.ru) и установлены Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Внутренняя структура Архивного управления Ленинградской области организована вокруг начальника управления, который является ключевой фигурой в иерархии. Под его руководством работают несколько подразделений, каждое из которых выполняет свои специфические функции.
Заместитель начальника управления обеспечивает поддержку и координацию работы всех отделов, а также может исполнять обязанности начальника в его отсутствие. В структуре выделены два основных отдела: один из них занимается организационно-правовыми вопросами, бюджетным планированием и отчетностью, а другой — формированием государственного архивного фонда и методическим обеспечением работы архивов.
Отдел организационно-правового обеспечения отвечает за правовые аспекты деятельности управления, а также за финансовое планирование и подготовку отчетности. Это позволяет эффективно управлять ресурсами и соблюдать законодательные требования.
Отдел формирования государственного архивного фонда фокусируется на сборе, хранении и учете документов, а также на методическом обеспечении работы архивов. Он играет важную роль в поддержании порядка в архивной системе и обеспечении доступа к документам (рис.1).
На уровне муниципалитетов действуют муниципальные архивы, которые создаются местными администрациями. В Ленинградской области такие архивы могут быть организованы в каждом районе, например, в Кировском районе, где находится "Кировская школа-интернат". Учредителями муниципальных архивов выступают местные органы самоуправления, такие как администрации районов или городов. Эти органы обеспечивают финансирование и организацию работы архивов, а также контролируют процесс хранения и учета документов, созданных муниципальными учреждениями, включая образовательные организации.