Реферат по делопроизводству и документообороту на тему Права и обязанности работников конфиденциального делопроизводства

Введение
Организации конфиденциального делопроизводства на предприятиях уделяется недостаточно внимания.
Подтверждением этого является тот факт, что через пробелы в делопроизводстве получение конфиденциальной информации сторонними для предприятия лицами не является проблемой.
С документами, содержащими информацию ограниченного доступа, работают как государственные структуры, так и частные компании, что свидетельствует о масштабе информации, которая нуждается в эффективной защите на основе системного подхода к предпринимаемым защитным мероприятиям.
В обобщённом виде конфиденциальное делопроизводство следует определять как такой вид деятельности на предприятии, в результате которого обеспечивается:
− документирование конфиденциальной информации (подготовка и изготовление документов);
− организация работы с конфиденциальными документами (учет документов, их отправка, систематизация информации, хранение и обращение, проверка наличия, уничтожение после окончания срока хранения);
− защита информации, содержащейся в документах.
Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий, во-первых, для изготовления и получения конфиденциальных документов, во-вторых, для организации работы с ними и, в-третьих, для предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.
Целью данной работы является рассмотрение прав и обязанностей работников конфиденциального делопроизводства.


1 Особенности организации конфиденциального делопроизводства
Организационные мероприятия в системе конфиденциального делопроизводства сведены к выполнению ряда этапов, основное содержание которых можно представить следующим образом:
1-й этап – создание отдельного структурного подразделения (назначение квалифицированного сотрудника) по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию (конфиденциальными документами);
В зависимости от объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия, такое подразделение, которое может называться подразделением конфиденциального делопроизводства (ПКД), может быть:
– самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия;
– структурным подразделением одной из служб предприятия: службы безопасности, службы защиты информации .
В целом можно отметить, что ПКД является составной частью системы защиты коммерческой тайны. Это орган, который осуществляет, координирует и контролирует работу с конфиденциальными документами.
Численный состав сотрудников ПКД зависит от:
– сложности выполняемой работы.
– объема выполняемой работы;
2-й этап – формирование комплекса нормативных документов, которые регламентируют работу персонала организации с конфиденциальными документами;
В таких документах должны быть определены:
а) основные задачи и функции ПКД (положение о подразделении);
б) права и ответственность руководителя (положение о подразделении);
в) обязанности, права, ответственность сотрудников ПКД или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц (должностные инструкции);
Особенностями разработки должностных инструкций являются:
– учёт специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество;
– учёт нормативов времени на работы, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответствии с должностью и не было перегрузок, которые отрицательно влияют на качество работы;
– учёт сложности выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки.
На такие должности необходимо назначать специалистов, которые соответствуют требованиям к уровню образования (высшее или среднее специальное образование в области защиты информации), стажу работы.
3-й этап – распространение среди всех сотрудников организации, в том числе не имеющих доступа к конфиденциальным документам, положений о правовой ответственности за несоблюдение правил работы с конфиденциальными документами, установленных в организации;