Реферат по делопроизводству и документообороту на тему Обеспечение сохранности документов, дел и производств в органах прокуратуры

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Последнюю четверть XX века можно охарактеризовать как настоящую революцию в сфере управления. В последней четверти XX века появились электронно-вычислительные машины. Электронно-вычислительные машины привели к фундаментальным изменениям в процессах создания, обработки и хранения документов. Резко возросли требования к структурным подразделениям и их сотрудникам, занимающимся информационным и документационным обеспечением управления.
В настоящее время мир переживает информационный бум, который напрямую связан с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации, а также средства коммуникации. XXI век назван информационным, а информация рассматривается как стратегический ресурс.
§1.Обеспечение сохранности документов, дел и производств в органах прокуратуры

В соответствии с п.12.1 Приказа Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 450 прокурорские и делопроизводственные работники несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, дел, производств, иных материалов, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков и учетно-регистрационных форм.
В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах прокурорских работников или в специально выделенных для этого помещениях отделов делопроизводства, канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.
Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей осуществляет Первый отдел, при его отсутствии - руководитель службы делопроизводства.
В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные подразделения. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или руководителя службы делопроизводства.
Руководители органов прокуратуры, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 12.1.1 объектов.
В случаях утечки информации, утраты документов, дел, бланков, печатей, штампов и т.д. проводится служебная проверка, по результатам которой к работникам, допустившим нарушения, принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
Изъятие и выдача каких-либо документов из любых дел и производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения или районного прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника .
Под организацией хранения документов понимается система мер, включающая их рациональное размещение, контроль за их перемещением и физическим состоянием. Для обеспечения сохранности документов в органах прокуратуры реализуется комплекс мер:
-обеспечение организации хранения, создание материально-технической базы для хранения документов (здание и помещения архива, средства для хранения, безопасность и сохранность хранения, климат-контроль и т.д.);
-разработка и соблюдение нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, освещение, гигиена, режим безопасного хранения).
§2.Организация документов в архиве органа прокуратуры

Совокупность документов, образующихся в деятельности органа прокуратуры, составляет фонды органа прокуратуры.
Документы, образующиеся в деятельности органа прокуратуры, подразделяются по срокам хранения следующим образом:
-документы с временным сроком хранения (до 10 лет включительно),
-документы с временным сроком хранения (более 10 лет),
-документы постоянного хранения.
Архивные документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение, составляют архивный фонд органа прокуратуры, который является составной частью архивного фонда Российской Федерации .
Виды архивных фондов следующие:
-архивные фонды органа прокуратуры состоят из документов, образовавшихся в процессе их деятельности;
-союзные архивные фонды, состоящие из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более органа прокуратуры;
-фонды с исторически и (или) логически обусловленными связями - образующими: однородность и непрерывность деятельности, соподчиненность, единство времени и места деятельности и др.
§3.Использование документов архива органа прокуратуры

Под использованием архивных документов понимается применение информации, содержащейся в архивных документах, в культурных, научных, политических и экономических целях, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан .
Основными формами использования архивнх документов органа прокуратуры являются:
-извещение руководителей (заместителей руководителей) органа прокуратуры и их структурных подразделений, а также иных органов о наличии в органах прокуратуры тех или иных документов и их содержании;
-исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
-использование документов в средствах массовой информации.
-подготовка выставок, конференций и других информационных мероприятий;
-получение документов для работы в архивных помещениях органа прокуратуры;
-выдача документов во временное пользование.
Архивы органа прокуратуры предоставляют информацию по конкретным вопросам и отвечают на запросы, как по просьбе, так и добровольно, в виде информационных писем или справок о наличии соответствующих документов в архиве.
Предоставление информации может осуществляться в виде перечня по видам с указанием названия дела или документа, даты документа и поисковых данных, относящихся к конкретному вопросу. При необходимости даются аннотации.
Заголовки документов или дел, независимо от их принадлежности, располагаются в списках в хронологическом порядке по делу, по вопросу, по виду документа или по важности, в зависимости от запроса.
Информация также может быть представлена в виде тематических подборок копий документов. Копии должны быть расположены в логическом порядке. Коллекция копий должна сопровождаться титульным листом и, при необходимости, историческими справками, списками и другими материалами.
Если требования организации соблюдены, то вместе с сопроводительным письмом высылаются подборки справок, списков и тематические подборки ксерокопий документов.
Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.
Социально-правовая информация, запрашиваемая гражданами и организациями, выдается в виде архивных справок, архивных копий и архивных выписок.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию по теме запроса и указывающий поисковые данные по документу, на основании которых создан документ.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображения архивного документа с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, представляющий собой дословное воспроизведение части текста архивного документа, относящегося к конкретному вопросу, факту или лицу, вместе с указанием поисковых данных по этому документу.
Архивные справки, выписки и репродукции выдаются на основании письменного запроса пользователя. Документ должен содержать наименование организации (архива), в которую направляется запрос (в случае передачи - адрес), цель запроса, фамилию, имя, отчество, адрес, контактный телефон, дату и подпись заявителя.
Запросы от граждан и юридических лиц, фамилия или адрес которых неизвестны, не принимаются.
Срок исполнения запросов граждан и юридических лиц по архивным материалам социально-правового характера не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В случае сложных запросов срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под организацией хранения документов понимается система мер, включающая их рациональное размещение, контроль за их перемещением и физическим состоянием.
Для обеспечения сохранности документов в органах прокуратуры реализуется комплекс мер:
-обеспечение организации хранения, создание материально-технической базы для хранения документов (здание и помещения архива, средства для хранения, безопасность и сохранность хранения, климат-контроль и т.д.);
-разработка и соблюдение нормативных условий хранения документов (температура, влажность, освещенность, гигиена, безопасные режимы хранения).