Языковые модели в текстах деловых писем

Введение

Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.
Поскольку корреспонденция — это особый жанр письменной речи, призванный избегать недопонимания, в таком общении нужно соблюдать правила и нормы.
Основа культуры делового общения — это соблюдение правил речевого этикета, оно обязательно для всех видов деловых писем. Это делается не только для того, чтобы текст легко читался, но и для создания хорошего впечатления о компании и поддержания ее имиджа. Речевой этикет важен, как правила поведения при личном общении.
Характерной особенностью стиля делового письма явяется широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.
Языковая модель выражает то или иное речевое действие и состоит, как правило, из двух частей - мотивации действия и собственно речевого действия.
 
1.Особенности делового письма

В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:
• информация не будет потеряна или забыта, к ней можно вернуться;
• автор имеет время на то, чтобы точно и грамотно сформулировать мысли, отредактировать их;
• электронная почта позволяет отправить 1 сообщение сразу нескольким адресатам;
• качественная деловая переписка положительно сказывается на имидже как отдельных сотрудников, так и всей компании.
В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.
Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку:
требующие ответа и нет и сами письма-ответы (рис.1).
Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.
Вторая группа — это отправления, цель которых — вынести предупреждение, сделать напоминание и приглашение.
В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.
По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.
Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.
Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.
Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.

Рис.1. Три группы писем

По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.
По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.
 
2. Стиль и модели официальных писем

В официальной речи не допускается использование, как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.
Стиль делового общения должен быть нейтральным.