Организация выставок

Введение
В настоящее время наблюдается усиление активизации выставочной деятельности, которая продолжает укреплять свои позиции как динамично развивающийся сегмент экономики и инструмент, эффективно содействующий становлению и развитию отношений торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества отечественных производителей товаров и услуг с зарубежными фирмами и организациями .

1 Сущность и виды выставок
Эксперты на рынке рекламы началом истории формирования и появления продукции рекламного и сувенирного характера относят к середине XIX века. Тогда один американский коммивояжер, который предлагал страховые услуги, стал размещать на своих рекламных карточках небольшой блок календаря. Позже, в начале прошлого века, для распространения рекламы стали использоваться не только мелкие сувениры (карточки, карандаши), но и специфические предметы практически любого функционального назначения. Одновременно с огромным количеством форм и способов продвижения рекламы сувенирная продукция становится на лидирующие позиции .
На сегодняшний день на рынке рекламы в нашей стране процент рекламно-сувенирной продукции является значительным и составляет от 7 до 10 процентов общего объема.
Следует отметить, что сегмент рекламно-сувенирной продукции давно не воспринимается как вспомогательный способ продвижения бизнес-индустрии. И сейчас это уже самостоятельная отрасль. Но единых требований к учету и статистике в данной области пока нет и возможны различия подобных данных, которые получены из различных источников.
Выставки и ярмарки занимают особое место в способах рекламного воздействия, поскольку дают возможность устанавливать прямые деловые контакты с непосредственными покупателями и клиентами. Особенно эффективно проведение выставочных мероприятий в сочетании с совокупностью сопутствующих мероприятий рекламного характера (реклама в прессе, проведение презентаций, пресс-конференций, круглых столов, встреч с экспертами и пр).
Высокий уровень эффективности проведения выставок как рекламного средства аргументируется тем, что каждый год в мире проводятся тысячи и десятки тысяч крупных выставочных мероприятий, которые требуют значительных финансовых вложений. Для того, чтобы исключить путаницу в понятиях «ярмарка» и «выставка», мы отметим, что ярмарки стали зарождаться и формироваться больше как мероприятия рыночного характера, которые преследовали цель сбыта демонстрируемой продукции или товара. Выставки, в отличие от ярмарок, формируются как способ публичной демонстрации тех или иных достижений человека, компании, организации, региона, страны и пр. Выставкам в начале принадлежал больше просветительский характер, но по мере своего развития выставки становятся все более и более направленны в коммерческую область .
Поэтому, будем придерживаться такого определения выставки, когда под ней понимается публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей материальной или духовной области жизни социума. Основная цель выставки – обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении рекламной деятельности. Несмотря на то, что для организации выставок нужны значительные финансовые вложения, их эффективность достаточно велика.

2 Организация выставки: особенности
Организация выставки начинается до ее процесса явления посетителям. Организация выставки – это комплекс организационных, договорных, выставочных и профессиональных мероприятий с инфраструктурой и с сопровождением в виде рекламы и информации.
Организация и подготовка выставки содержит в себе такие этапы:
1) Подготовительный этап. Включает в себя:
- Маркетинговый анализ рынка отрасли. Определяются потенциальное число участников для выставки, рыночные тенденции и ниши выставки; рыночные субъекты; приоритеты и стратегии, которые характерны для продвижения товаров на рынке; механизмы пиар на рынке; СМИ .
- Анализируется конкурентная среда выставки. Основной целью такого анализа является избегание пересечений в темах, номенклатуре, времени и месте проведения выставок в схожей теме.
- Определяется место и время проведения выставки.
- Анализируются сильные и слабые стороны проекта выставки, его плюсы и минусы.
- Определение концепции проекта выставки, где обосновывается содержание состоятельности проекта для рынка, описывается сам рынок, реализуются программы господдержки, изучаются потенциальные партнеры, анализируется конкурентная среда, зона охвата, время и место проведения выставки, описываются уникальные стороны проекта, план выставки, принципы организации экспозиции, описываются целевые группы экспонентов. Описываются ведущие компании, предполагаемое число экспонентов, мероприятия программы выставки, конкурсные программы, структуры продвижения проекта выставки, обеспечение рекламой, инфраструктура.
- Составляется смета расходов по организации выставки, включающая в себя крупные блоки (расход на аренду павильона, застройку, оформление павильона, учитываются расходы на транспорт, организацию, сервис, рекламные расходы, расходы на продвижение; расходы на конкурсную программу. Если выставка выездная, то в смету включаются расходы на транспортировку экспонатов, проезд и проживание работников, таможенное оформление, услуги переводчиков.
2) Объявление в официальном виде о проведении выставки, прием заявок на участие в ней. Здесь важны материалы информационного характера, чтобы работать с потенциальными участниками мероприятий выставки. Это могут быть:
- информационные письма, которые нужны для приглашения участников. В них пишется точное название выставки, время и место ее проведения, список групп товаров, реквизиты компании, срок подачи заявки, цена участия.
- документация в виде заявки. Это договора на участие в выставке, являющиеся основанием для выставления счет-фактуры экспоненту. В ней есть условия участия в выставке, условия оплаты, размер и тип площади для аренды, список дополнительного оборудования и услуг, которые предоставляются организатором.

3 Роль и функции выставок. Планирование выставок, использование стендов
Выставки полезны и эффективны для компаний любого масштаба. Для небольших компаний выставки – это способ заявления о себе, место встречи с новыми клиентами и покупателями . Экспоненты могут встретиться в руководителями, с которыми ранее было сложно договориться. Беседы, как правило, на выставках проводятся в неофициальном ключе, без деловых отвлечений. Итак, участие в выставках для многих компаний - одна из основных составляющих бизнес-среды. Заявить или просто напомнить о себе в деловой среды, привлечь внимание к своей продукции, поучаствовать в конкурентной борьбе, объявить о перспективных направлениях развития, пополнить список клиентов - далеко не полный перечень мотивов, следуя которым из года в год, компании планируют бюджеты выставочных мероприятий . Успех проведения выставочного мероприятия определяется многими условиями:
1) Местом расположения стенда,
2) Оформлением стенда,
3) Профессиональной подготовкой сотрудников, представляющих компанию.
При планировании выпуска на рынок новинки, например, компании не следует забывать о дополнительных преимуществах печатных изданий на выставке. Кроме того, интерес публики можно дополнительно подключить почтовой рекламой или объявлениями в периодической печати, которые выходят перед открытием выставки. Так потенциальные клиенты могут познакомиться с новинкой и обсудить нюансы с экспертами непосредственно на выставке. Это позволяет сократить время для договорных обязательств. Так, например, организация такого же количества встреч в другое время, заняла бы многие месяцы. Поэтому важно подкреплять появление на крупной выставке компании рекламой в прессе, прямой почтовой рекламой и другими средствами рекламной деятельности. Другое дело, закупать или нет место под рекламу в выставочном каталоге – этот вопрос является спорным. Название компании и номер стенда обычно указываются в каталоге . Издатели почти наверняка предоставляют возможность дать краткое описание экспонатов в его разделе редакции. При осмотре выставки у посетителей вряд ли будет время для того, чтобы подробно проанализировать каталог. Скорее всего, такая реклама не принесет достаточно эффективной выгоды до окончания самой выставки. Скорее всего, буклет будет прочитан после выставки, когда посетитель вернется к себе домой. Каталоги выставок хранятся год как справочники и они могут таким образом быть ценны и быть фактором напоминания.

Заключение
На основе проведенного анализа мы можем сделать следующие выводы.
Выставки и ярмарки занимают особое место в способах рекламного воздействия, поскольку дают возможность устанавливать прямые деловые контакты с непосредственными покупателями и клиентами. Особенно эффективно проведение выставочных мероприятий в сочетании с совокупностью сопутствующих мероприятий рекламного характера. Высокий уровень эффективности проведения выставок как рекламного средства аргументируется тем, что каждый год в мире проводятся тысячи и десятки тысяч крупных выставочных мероприятий, которые требуют значительных финансовых вложений.