Информационные системы управления проектами

Введение

Сотрудникам организаций, в которых ведется проектная деятельность, нужно этой деятельностью управлять. До тех пор, пока отдельные проекты требуют участия отдельных людей и материальных ресурсов, можно управлять этой деятельностью разрозненно и хаотично, однако это, как правило, оказывается очень неэффективным занятием. В реальной жизни в компании одновременно идет несколько проектов, в которых участвуют одни и те же сотрудники (общие ресурсы) и нужна единая система планирования и контроля проектной деятельности.

1. Понятие информационной системы управления проектами

Информационная система управления проектом представляет собой комплекс организационно-технологических, методических, технических, программных и информационных средств, обеспечивающих поддержку и повышение эффективности управления проектом .
В процессе реализации проекта его участникам приходится сталкиваться с большими массивами информации, необходимостью корректировки графиков работ, ресурсным, стоимостным и регрессионным анализом, финансовым моделированием, решением ряда других задач. Сложность и большие объемы выполняемых расчетов при ограниченности по времени требуют от менеджмента проекта использовать в своей деятельности современные информационные технологии.
Наиболее часто информационные технологии применяются в целях:
– информирования заинтересованных сторон проекта;
– разработки альтернативных моделей реализации проекта;
– анализ результатов проекта;
– стресс тестирования портфеля проектов;
– выведения на рынок .
Следует отметить, что программные решения применяются на любой стадии исполнения проекта и позволяют сделать его максимально эффективным и целесообразным.
Развитие информационных систем управления проектами происходило в несколько этапов.
На начальном этапе, при отсутствии ЭВМ, использовались методы динамического программирования. Их использование предоставляло разработчикам возможность разработать такую модель проекта, которая была бы достаточно мощной для учета множества факторов управления проектами. Но одновременно с этим, введение данной модели было бы целесообразно, чтобы затраты на её создание были сопоставимы со стоимостью проекта. Методы динамического программирования были основаны на построении критического пути, который базируется на принципах оптимальности – любая часть оптимального пути между вершинами графа сама является оптимальным путем между соответствующими вершинами.
Из-за дороговизны первых ЭВМ, а также их малой мощности, сетевой план часто оказывался не выполненным, так как не было возможности внести оперативные корректировки в критический путь.
Развитие ЭВМ сделало возможным использование метода критического пути в любой момент реализации проекта, благодаря чему создана новая технология оценки и уточнения проекта PERT . Продуктом этой системы являются подготовленные управленческие решения о сроках выполнения работ и рациональном использовании ресурсов, что позволяет одновременно оптимизировать проект по двум параметрам: ресурсам и времени.

2. Структура информационных систем управления проектами

Основная цель процессов управления проектами — повышение эффективности:
- за счет разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;
- обеспечения единого информационного пространства, коммуникаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;
- аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.
Информационная система управления проектами может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.
Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.
Для укрупненного описания и анализа проекта на пред инвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций .
Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать программное обеспечение календарного планирования и управления проектами, программное обеспечение бюджетирования, программное обеспечение управления рисками.
На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно программное обеспечение поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.
Программное обеспечение управления проектами может классифицироваться по основным функциональным областям проекта:
- временным параметрам;
- стоимостным параметрам;
Обобщенный цикл проекта и типы программное обеспечение для поддержки различных управленческих функций
- ресурсам;
- коммуникациям;
- рискам.

3. Характеристика видов информационных систем управления проектами

Информационные системы управления проектами с возможностью автоматизации проекта позволяют значительно упростить работу над проектом и облегчить труд менеджера проекта. В настоящее время в области управления проектами существует более 20 IT-решений. Краткая характеристика наиболее часто применяемых и перспективных из них будет приведена ниже.
Microsoft Project – самая распространённая система управления проектами.
Имеет три модификации:
– Standart – для индивидуального использования;
– Professional – обеспечивает дополнительные возможности по анализу проекта и планированию ресурсов;
– Project Server – платформа для организации группового и корпоративного решений по управлению.
Может подойти для планирования и контроля небольших проектов новичкам и непрофессионалам из-за простоты ее интерфейса.
OpenPlan – система планирования и контроля крупных проектов и программ. Располагает мощными средствами ресурсного и стоимостного планирования, эффективной организацию многопользовательской работы, возможностью создания масштабируемого открытого решения для предприятия.
Данная система предлагает решения по управлению проектами масштаба корпорации, разбивая его на компоненты, более легко поддающиеся планированию и контролю.
SureTrak – программный продукт, ориентированный для выполнения небольших проектов или фрагментов крупных работ. Подходит для управления несложными проектами в небольших компаниях.

Заключение

Информационная система управления проектом представляет собой комплекс организационно-технологических, методических, технических, программных и информационных средств, обеспечивающих поддержку и повышение эффективности управления проектом.
Информационные системы управления проектами с возможностью автоматизации проекта позволяют значительно упростить работу над проектом и облегчить труд менеджера проекта. В настоящее время в области управления проектами существует более 20 IT-решений.