Делопроизводство кадровой службы предприятия ПАО Ростелеком

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. На современном этапе развития экономических отношений на уровне отдельного хозяйствующего субъекта все больше внимания уделяется вопросам надлежащей организации и документирования трудовых отношений. Хорошие специалисты по персоналу становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда Российской Федерации.
Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют, с одной стороны, юридически грамотно выстраивать отношения со своими сотрудниками, а с другой стороны, избегать возможных рисков в процессе разрешения трудовых споров.
Объектом исследования работы является ПАО «Ростелеком».
Предмет исследования – кадровый документооборот в ПАО «Ростелеком».
Целью написания работы является разработка анализ делопроизводства кадровой службы предприятия.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
-рассмотреть понятие и сущность кадрового документооборота;
-изучить организацию кадрового документооборота;
-исследовать оценку эффективности организации кадрового документооборота;
-выполнить анализ делопроизводства кадровой службы на примере ПАО «Ростелеком».
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.


1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КОМПАНИИ

1.1 Понятие и сущность кадрового документооборота

Понятие "рабочий процесс" и сам термин появились в делопроизводстве в 20-х гг. В работах крупных специалистов в области управления и документооборота, таких как Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и другие, были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования основных положений рациональной организации документооборота - раздачи документов переводчиками, сокращения случаев их прохождения, отправки документов переводчику прямой, регламент подписания. В литературе того времени была обоснована методология обследования маршрутов, перемещения документов, технология их доставки [12, С. 35].
Первая попытка регламентировать единые принципы документооборота была предпринята в 1931 году институтом технологий управления в рамках проекта"общие правила ведения документации и документооборота". В проекте изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, регистрации, контроля отправки документов, то есть все этапы документооборота [5, С. 130].
Организация движения документов является важной частью процесса оформления документов. Необходимо знать, как его правильно настроить, какие условия создать, чтобы обеспечить четкий, последовательный и бесперебойный поток документов, поскольку содержащаяся в них информация необходима для принятия управленческого решения и передачи его исполнителю.
Перемещение документов в организации с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправки называется документооборотом. Документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами. Это должно быть сделано таким образом, чтобы путь перемещения каждого документа был кратчайшим, самый прямой маршрут и кратчайшее время прохождения.
Соблюдение этих условий требует:
Сократите время прохождения документа, продумав все заранее и определив путь к документу. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.
Установить максимальное единообразие в порядке прохождения и обработки определенных типов документов. Это достигается за счет разработки стандартных схем оформления документов такого типа.
По возможности исключите возврат документов. Соблюдение этого условия зависит от количества инстанций, утверждающих, регистрирующих и отправляющих документы.
Активно используйте оргтехнику и новейшие информационные технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть преднамеренным, а не спонтанным. Поэтому при покупке оборудования необходимо знать его технические характеристики, консультироваться со специалистами [16, С. 47].
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип офисной службы - специализацию, возможность централизованного проведения единых технологических операций, эффективное использование оргтехники и персонала [8, С. 80].
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документацию аппарата управления в:
- оперативность управления рабочим процессом, устранение повторяющихся и повторяющихся операций при подготовке и обработке документов;
- темп движения документов, обеспечивающий их равномерный прием и способствующий пропорциональной нагрузке специалистов аппарата управления и канцелярской службы.
Объективные данные о состоянии рабочего процесса можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам рабочего процесса относятся: характеристики рабочего процесса (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы и экземпляры маршрута движения документов); периодичность( этапы рабочего процесса); направление движения [15, c. 110].

1.2 Организация кадрового документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или ввода в действие.
Схема документооборота показана на рисунке 1.