лексические нормы и эффективность их реализации в деловой документации

Введение

Актуальность настоящего исследования состоит в том, что сегодня филологи начали отмечать резкое снижение качества языка. Люди все в большей степени начинают разговаривать и писать безграмотно. Особенно ярко это заметно в сфере деловой коммуникации.
Создание и ведение документа, особенно официального государственного документа – это целая наука. Здесь большое значение имеет каждый речевой оборот, каждая запятая и каждая точка. Мысль должна излагаться ясно и строго.
Деловая документация не любит и просто не имеет права содержать в себе двузначность. Каждый документ должен иметь только одно и четкое значение. Если документ начинает приобретать неясность, неоднозначность или нечеткость то такой документ должен быть переписан или заменен.
К сожалению именно в наши дни молодые специалисты документоведы составляют столь выдающиеся документы, что понять его смысл или просто разобраться в его содержании требует огромных усилий со стороны читающего это произведение.
Интересно отметить, что в рамках системы качества при составлении любого документа в конце документа требуется указывать его исполнителя с перечислением контактного телефона этого сотрудника. В свете описанного выше качества деловой документации данное положение не кажется лишним или излишне жестоким по отношению к исполнителю или исполнителям.

1. Особенности языка служебных документов

За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных средств речи и используется в различных сферах человеческого общения. Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических характеристик.
В современной науке принято выделять пять основных лингвистических жанров:
Функция Сфера использования
1 Разговорный Коммуникация, обмен информацией по внутренним вопросам Непринужденная атмосфера
2 Искусство Воздействие на читательское воображение, передача авторских эмоций, эстетика. Вымысел
3 Журналистский Доносить информацию до широкой аудитории, формировать общественное мнение СМИ
4 Научный Передача информации и подтверждение ее достоверности Научная среда
5 Официальный бизнес Информация, документация Официальная обстановка, деловая обстановка

Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга способом реализации, стилевыми особенностями и используемой лексикой. Если говорить о языке и стиле официальных документов, то его довольно легко отличить от остальных. Чаще всего используется в делопроизводстве, законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего оно осуществляется письменно в форме рассуждения, монолога. Его основная функция – передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он достаточно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать только стандартные конструкции. Этот жанр достаточно гибкий и освоить его на высоком уровне — целое искусство.
Общие правила оформления официальных документов. Порядок выдачи официальной документации определяется на законодательном уровне. Различные стандарты ГОСТ строго регламентируют состав и размещение деталей, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не предписывает использование официально-делового стиля при оформлении официальных документов.
Однако для того, чтобы официальный документ соответствовал всем существующим нормам и имел юридическую силу, использование такого рода формулировок становится необходимостью. Для придания документации официального характера необходимо соблюдение следующих требований к подаче информации:
• соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
• использовать преимущественно употребительные слова (типовые словосочетания);
• применять профессиональную терминологию, определяемую темой;
• для выражения стандартных аспектов содержания используйте нарицательные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в целях проведения собрания»;
• ограничить употребление предложений с перечислениями, причастиями и наречиями, а также других сложных синтаксических