современные информационные технологии как средство повышения эффективности деловой коммуникации

Введение
Деловое общение, безусловно – важный элемент жизни человека. В бизнесе выделяют несколько форм общения и для того, чтобы выбрать подходящие варианты, необходимо учитывать личностные и психологические особенности участников дискуссии.
Умение вести себя с людьми должным образом является самым значимым фактором, который определят шансы добиться успеха в бизнесе, а также в разного рода деятельности: служебной, предпринимательской и т.д.
Деловое общение – это многоплановый процесс контактного взаимодействия между людьми в служебной сфере, при этом они обмениваются деловой информацией и опытом работы для достижения поставленного результата во взаимодействии.



1 Основные информационные технологии в деловой коммуникации
К основным новшествам в сфере современных информационных технологий относят следующие. Электронная почта, то есть систему обмена коммуникациями посредством передачи сообщений между компьютерами, связанными через глобальную сеть. Видеоконференции, представленные в виде отдельных приложений или интернет-площадок, позволяющих определенной группе людей общаться в режиме реального времени .
Внутренние и внешние локальные сети (Intranet и Extranet). Intranet – это частный обмен информацией в корпоративной сети. Extranet – это контролируемая частная сеть, обеспечивающий доступ к партнерам, поставщикам или авторизованным клиентам, как правило, к части информации, доступной из интрасети организации.
Многие компании сегодня имеют собственные службы PR, которые одновременно поддерживают связи с прессой и участвуют в деловых коммуникациях с партнерами. Особой тенденцией в развитии деловых коммуникаций является использование систем конференц-связи, которыми можно воспользоваться сразу нескольким людям даже с пребыванием на значительном удалении друг от друга .
Под конференц-связью подразумевается использованием группой людей видеосвязи и голосовой связи с трансляцией информации через интернет-канал. Теперь для проведения переговоров необязательно планировать и принимать участие в очной встрече, все можно провести в дистанционном формате и лишь для подписания документов запланировать очную встречу. Возможности для конференц-связи предоставляются как социальными сетями, так и мессенджерами. Возможность пользоваться услугами конференц-связи только у оператора телефонной связи является пережитком прошлого. Социальные сети активно используются в деловых коммуникациях для ведения личной переписки, обмена мнениями и т. д.
Среди деловых людей принято подписываться на блоги в социальных сетях, комментировать посты и высказывания, выражать собственное отношение и т. д. За счет развития Интернет-технологий снижается уровень официальности в деловых коммуникациях, поддерживаемых за счет интернет-технологий. Это обусловлено тем, что электронные сервисы коммуникаций позволяют не только вести деловые переговоры, переписку и т. д., но и осуществлять обычное разговорное общение .


2 Правила цифрового этикета
Общие правила цифрового этикета деловых переговоров универсальны (при переписке в социальных сетях, общении по видео/аудио каналам):
1. Прежде чем начать вести беседу, важно выбрать подходящий канал – первое формальное взаимодействие обычно происходит через электронную почту. Уже в письме можно обменяться контактами, ссылками на аккаунты и договориться об удобных каналах для общения (мессенджер, почту, чат в социальной сети). Впоследствии стоит использовать только этот канал, чтобы вся переписка сохранялась в одном месте .
За период 2020 и 2021 годов, выявлено, что россияне предпочитают онлайн-общение через такие каналы: WhatsApp (установлен у 82% пользователей), Zoom (80,5%), Viber (69,3%), Telegram (44,7%). Если же есть контакт только в WhatsApp или Telegram, то уместнее будет в самом начале беседы спросить, удобно ли человеку общаться здесь или лучше перейти в почту.
2. Важно всегда приветствовать, прощаться и быть вежливым.
Также стоит не забывать благодарить – за хорошее расположение и помощь, и извиняться – за беспокойство в нерабочее время.
3. Писать грамотно и понятно. Сообщения должны быть составлены целыми предложениями, информативно, без двусмысленностей. Перед отправкой сообщения стоит его проверить не только на ошибки и опечатки, но и на интонацию, чтобы это не звучало грубо и резко. Для этого нужно избегать повелительного наклонения и использовать принятые формулы вежливости («Буду благодарна, если пришлете информацию сегодня до 14:00», «Этот отчет важно выполнить до 20 февраля», «Пожалуйста, отправьте мне отчет» и т.д.).
4. Не отправлять голосовые сообщения – как минимум, без обоюдного согласия. С недавних пор появился такой удобный формат передачи информации, который помогает сократить время написания сообщения, но благоприятен он только для отправителя, а получателю может доставать пару неудобств, например, нужно искать наушники, если их нет то нужно искать тихое место, также нельзя увидеть сразу суть сообщения .



Заключение
Внедрение информационных технологий позволяет использовать в деловой коммуникации систему электронного документооборота, внедрить в современное деловое общение новые методы управления и проектной деятельности, организовать работу управленческой команды в виртуальных условиях в режиме реального времени, создают инструменты для совместной проектной работы. Электронный офис как система для интеграции всех составляющих элементов организации в единое информационное пространство является необходимым элементом развития цифровых технологий в сфере деловой коммуникации