Порядок документирования работы по организации личного приёма граждан и рассмотрения устных образований граждан

Введение

Обращение-это не просто сообщение гражданина государственному органу или должностному лицу. Обжалование всегда является юридическим актом, то есть действием, заведомо направленным на создание правовых последствий.

1.Особенности организации процедуры личного приема граждан

Прием граждан всегда должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть определены дни и часы, когда граждан будут всегда принимать. Информация о процедуре поступления будет отображаться на видном месте. При этом планируются и свободные от работы вечера. Не рекомендуется принимать посетителей каждый день; как правило, индивидуальный прием осуществляется один или два раза в неделю.
Прием проходит в помещении со свободным доступом. При необходимости организуются выезды руководителей к местам работы или проживания граждан.
Приемная должна быть хорошо оборудована стульями, столами и письменными принадлежностями. Рекомендуется широко использовать «немые справки» с образцами заявлений, адресами и телефонами учреждений и организаций, куда чаще всего направляют граждан.
Во время индивидуального приема менеджеру помогает сотрудник, который встречает посетителей и регистрирует их.[1]
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. При личном приеме граждан ведется журнал (книга) приема, в котором фиксируются: дата приема, фамилия, имя и отчество лица, пришедшего на прием, его адрес, существо дела, ФИО секретаря и результаты рассмотрения обращения. Если объем работы большой, эта запись осуществляется на компьютере или на картах записи и контроля. Если запрос, жалоба не может быть разрешена руководителем при получении, она заявляется в письменной форме и рассматривается как письменное обращение в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.
Менеджер по приему должен быть предельно внимателен к посетителю, его нуждам и запросам. По окончании приема гражданину должно быть сообщено решение, принятое по обращению, либо, если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, Гражданин получает разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
При личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ранее он получил ответ по существу вопросов, затронутых в обращении.
Таким образом, организация личного приема граждан должна быть продумана, для этого должны быть учтены следующие моменты: информация о месте и времени приема; помещение, где происходит прием, и оборудование для приема.
Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому осуществляется отдельно от общего делопроизводства. Правила совершения этих административных формальностей установлены «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, запросам и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, учреждениях и организациях». Данный нормативный документ является основой ведения делопроизводства по обращениям граждан. Он определяет четкий порядок работы с этими документами независимо от категорий и специфики деятельности конкретного учреждения.[2]

2. Порядок делопроизводства с обращениями граждан

Специалист рассматривает обращение, принимает решение и формирует по нему указания. Инструкции рассылаются соответствующим сотрудникам стандартными маршрутами. Это обеспечивает обработку запросов в строго определенной последовательности (заданной для каждой категории запросов) с контролем времени.
Инструкция по апелляциям
Инструкция по апелляциям
Если в обращении содержится вопрос, решение которого не входит в компетенцию данного государственного органа, оно перенаправляется в другой орган. В этом случае обращение может быть взято на контроль или закрыто, о чем уведомляется заявитель.
Дополнительно специалист может принять решение об отказе в приеме заявки на работу, в этом случае заявка закрывается, а заявителю приходит ответ с обоснованием отказа.[4]
Исполнение
Вся работа, выполненная исполнителями во время вызова, фиксируется на визитной карточке. Карточка также связана с документами, появившимися в процессе исполнения: например, данными о выезде на место, письмом с запросом информации в сторонней организации и т.п. Это позволяет в любое время быстро получить доступ ко всем документам, связанным с данным запросом. Это обеспечивает конфиденциальность и безопасность всей информации.
При необходимости срок исполнения заказа может быть продлен, о чем уведомляется запрашивающий.
Обычно сотрудник выполняет несколько заданий одновременно. Для более эффективной работы и во избежание несоблюдения сроков выполнения заказов сотрудник может установить удобную группировку запросов по важности и сроку выполнения в справочнике «Заказы».



















Заключение

Обращение гражданина - предложение, заявление или жалоба, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в виде электронного документа, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.