Секретарь и руководитель. Характер взаимоотношений

ВВЕДЕНИЕ

С начала 1990 годов, с переходом к рыночной экономике, появляет-ся множество коммерческих организаций, управленческий аппарат кото-рых невелик.
Руководитель даже небольшой организации нуждается в помощнике - секретаре, которому передаются многие функции, освобождающие руко-водителя от нерациональной траты времени: составление документа, само-стоятельное решение некоторых вопросов.
Цель – выявить характер взаимоотношений секретаря и руководите-ля. Задачи:
изучить теоретические основы организации взаимодействия секрета-ря и руководителя;
описать функции и особенности работы секретаря по бездокумент-ному обслуживанию руководителя.
Объект – секретарь и руководитель.
Предмет - характер взаимоотношений секретаря и руководителя.
.  

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМО-ДЕЙСТВИЯ СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выпол-нение технических функций по обеспечению работы руководителя, подго-товка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефон-ное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.
Для наиболее эффективной работы, рациональной ее организации любой секретарь должен использовать нормативные и методические доку-менты.
В организации:
 устав организации;
 инструкция по делопроизводству;
 положение об отделе документооборота;
 должностная инструкция секретаря;
 номенклатура дел;
 другие документы, касающиеся документационного обеспече-ния управления.
Стоит отметить, что практически отсутствуют какие-либо норматив-ные или методические документы, регламентирующие бездокументную де-ятельность секретаря. В этом случае единственным таким документом вы-ступает его должностная инструкция.
Необходимо помнить, что не только обязанности секретаря опреде-ляют его работу, у сотрудника, конечно же, тоже есть определенные права. Так, они включают в себя возможность ознакомиться с рабочими проекта-ми и право вносить рациональные предложения в рамках своих служеб-ных инструкций. Кроме того, если выявлены недостатки в пределах их компетенции, секретарь имеет право обратить внимание руководителя на эти аспекты.
Так, в рамках бездокументного обслуживания секретарь организует телефонные переговоры с руководителем, фиксирует полученную в его от-сутствие информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию с помощью приемных и переговорных устройств (телефакс, телекс и т.д.), а также телефонных сообщений, оперативно дово-дит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
Секретарь обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной технологии, канцелярскими принадлежно-стями, создает условия, способствующие эффективной работе руководите-ля, а также организует прием посетителей, способствует оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников. Секретарь выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
Также секретарь выполняет работу по подготовке совещаний и пла-нерки, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо-вещение участников о времени и месте проведения совещания, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний и митин-гов . Форма регистрации участников приведена в таблице.

Таблица 1 Список регистрации участников совещания

№п/п Фамилия, имя. отче-ство Должность Организация Телефон/ Факс


Итак, секретарь выполняет следующие обязанности:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспече-нию административно-распорядительной деятельности руководителя.