Министерское делопроизводство

Введение

Актуальность темы исследования. Организации делопроизводства в судах заключается в том, что эффективность судебной деятельности, качество правосудия и наличие разумных сроков рассмотрения дел в судах общей юрисдикции во многом зависят от уровня организации и ведения делопроизводства в судах. Последние законодательные меры, принятые для обеспечения судебной деятельности, оказали значительное влияние на организацию, поддержку и ведение документооборота и делопроизводства в национальных судах.
Распорядительный документ - одно из базовых понятий документоведения. Он функционирует как правовой акт, отражающий конкретные правоустанавливающие положения управляющего субъекта, имеет широкую сферу действия и сложную структуру. Его основное значение - регулирование и координация деятельности любой системы управления. Изучение исторического процесса формирования системы распорядительных документов (приказов) через этапы выделения может помочь в решении проблемы рационализации использования распорядительных документов в современных многоуровневых системах управления.

1.Особенности развития приказного и системы коллежского делопроизводства

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв .
С конца IX века распоряжения князя дружинникам передавались устно, причем они носили как разовый, так и систематический характер.
В XII веке возникает класс феодалов-помещиков, и широкое распространение получают официальные документы, гарантирующие неприкосновенность княжеских, монастырских и боярских территорий.
С образованием централизованного Московского государства появляется все больше документов с административными функциями: в XIII веке одним из первых таких документов стала жалованная грамота, которую могли подавать князья (позже цари), игумены монастырей и митрополиты. Жалованная грамота а состояла из двух частей: в первой указывалось, что кто-то должен что-то подарить, а во второй предписывалось совершить какое-либо административное действие, связанное с дарением, что придавало жалованной грамоте решающий характер.
Указная (царская) грамота должна была сначала объяснить (часто кратко) суть дела, а затем указать, кому что надлежит сделать. В тексте грамоты часто указывались начало и продолжительность управленческого действия. Включение распорядительной части в жалованных и указных грамотах не было обязательным, так как они часто издавались для предоставления привилегий или прав или для того, чтобы одарить кого-то чем-то.
Наиболее похожими на современные распорядительные документы являются наказ (наказная память), которые появились в начале XV - начале XVI веков, но наибольшее распространение получили в XVII веке. Наказы издавались царями, воеводами, митрополитами, патриархами и использовались в качестве общих распоряжений. Сходство с современными распорядительными документами проявляется в том, что для перечисления административных действий использовалось много глаголов, отвечающих на вопрос "что нужно сделать".
Известно, что термин "приказ" и его синоним "приказание" существовали уже в начале XV века, но не использовались в качестве названия типа документа. Вместо этого широко использовался термин "личное поручение", с середины XVI века приказами стали называть учреждения, в которых велось делопроизводство. Этот период обычно называют приказным. С этой точки зрения необходимо рассмотреть, какие термины использовались в разные исторические периоды для обозначения типа или типов документов, которые сейчас выполняют функцию приказа: хорошо известно, что основным источником по делопроизводству XV-XVII вв. являлись Судебники, которые содержали ряд документов этого периода. Среди них отмечены такие названия, как грамота, память, наказ, наказная память, отпуск и отношение, которые соотносятся с жанром приказа. Такое разнообразие связано с тем, что заголовок документа основывался на ключевых словах в тексте (еще не было четкого разграничения между требованиями и их размещением в телесном пространстве документа). По своей структуре и назначению эти типы соответствуют современным приказам, но с некоторыми отличиями, связанными с административными задачами того времени.

2.Система министерского делопроизводства

Начало XIX века ознаменовалось новыми реформами в области государственного управления и делопроизводства. Эти реформы затронули в основном верхние эшелоны власти, то есть высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами, проведенными Екатериной II в последней четверти XVIII века, завершили формирование новой системы центральных и местных учреждений.
Из старой коллегиальной системы развилась новая административная система - министерская, основанная на принципе единоначалия, в которой президент обладал более широкими правами, чем в первые годы конца XVIII века, а некоторые из них именовались уже не президентами, а министрами.
Однако принцип коллегиального принятия решений не был исключен из новой системы. Сначала коллегиальная система была введена во вновь созданных министерствах, затем были созданы советы при министрах, которые имели статус коллегиальных совещательных органов. Однако отношение к министру как к единственному исполнителю воли императора определяло дела министерств как "административные".
В 1802 году впервые были первые восемь министерств: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции. Каждому министру предписывалось иметь канцелярию и товарища (помощника). Высшим административным органом стал Комитет министров, действовавший на основе принципа коллегиальности и рассматривавший вопросы, которые выходили за рамки полномочий одного министра и требовали решения на основе совместного соглашения. Чуть позже, в 1810 году, был учрежден Государственный совет - высший законосовещательный орган. В это же время был реформирован Сенат, который стал высшим судебным органом, а также получил функцию надзора за государственными структурами.
Законодательный закон "Общее учреждение министерств", принятый 25 июня 1811 года, определял организационную структуру министерств, в том числе их административную деятельность и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. В соответствии с этим законом было увеличено количество министерств и внесены некоторые изменения в перераспределение дел между министерствами.
Министры назначались императором и были ответственны только перед ним. Главы департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники департаментов - начальникам отделов, а начальники штабов - начальникам управлений. Совет министров, совещательный орган, подчинявшийся непосредственно министру, состоял из глав главных департаментов и должен был "обсуждать вопросы, которые в силу своей важности требуют общего рассмотрения". В департаментах роль Совета выполняло общее существование департамента.
Если министерские канцелярии премьер-министров функционировали как департаменты и подчинялись непосредственно министру, то ведомственные канцелярии премьер-министров имели более простую внутреннюю структуру. Кроме того, "общее учреждение министерств" обеспечивало единообразие системы документации.
Особое внимание уделялось порядку "переписки" с другими ведомствами, начиная с создания документов и заканчивая их хранением.
Документы в ведомственном делопроизводстве можно разделить на три группы
-документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (например, служебные записки, справки, выписки, дневники заседаний, регистрационные журналы, настольные книги);
-документы, полученные учреждением от других учреждений;
-документы, отправленные в другие учреждения (в том числе "исполнительные бумаги").
Характерно, что в последней четверти XVIII века сформировалась так называемая "иерархия власти и места", определявшая систему взаимоотношений между различными типами ведомств, в которую было включено и министерское делопроизводство. Каждое министерство получало от вышестоящих инстанций императорский указ или приказ, высочайше утвержденное мнение от Государственного совета – высочайше утвержденные мнения, от Сената – сенатские указы, от Комитета министров – выписки из журналов заседаний. Министры направляли доклады, мнения, предложения и представления высшего ранга (императору) в вышестоящие инстанции. Департаменты взаимодействовали со своими коллегами посредством сношений, посланий и официальных писем. Министерские инструкции направлялись в подчиненные места и лицам, от них поступали доклады, отчеты и представления.
Согласно "Общему учреждению министерств", управление делами включало в себя ввод, перемещение (или создание) и отправку дел, внесение изменений в дела и составление отчетов о делах.
Дела могли поступать в канцелярию министерства или непосредственно в департаменты. В канцелярию министерства поступали указы и распоряжения высшей власти, а также переписка министров с другими министрами, губернаторами и другими приравненными к ним лицами.

Заключение

Особенностью развития делопроизводства в России является его зависимость от существующей административной системы.
Во времена становления Русского централизованного государства началось развитие приказного делопроизводства. Приказное делопроизводство отражало формы и методы управления, систему построения органов управления и их структуру на ранних этапах централизованного государства.