Понятие электронного документа (ЭД)

Актуальность темы исследования обусловлена высокой востребованностью документов.
В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.
Цель данной работы – рассмотреть понятия «электронный документ» и «электронный документооборот».
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
1) Определить сущность электронного документа;
2) Изучить особенности электронного документооборота.
Методы исследования: метод анализа, синтеза, сравнения.
Структура данной работы включает введение, два параграфа, заключение и список использованной литературы.
 
1. СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Понятие «документ» – это фундаментальное понятие в области документоведения, данное понятие широко используют в самых различных областях производственной деятельности и общественной жизни.
На международном уровне применяется следующее определение понятия «документа», которое разработано Международной организацией, специализирующейся на стандартизации (ИСО): под документом подразумевается записанная информация, которую можно использовать как единицу в рамках документационного процесса. Согласно стандартам ИСО информацию можно записать различными способами фиксирования (с точностью до отдельного знака, изображения, отдельного звука) [4].
Наиболее широким определением является определение по ГОСТу: под документом понимают материальный объект, содержащий информацию, которая закреплена посредством созданного человеком способа для того, чтобы осуществить ее передачу во времени и пространстве.
В настоящее время в обществе с каждым днем электронные документы становятся все более привычным и массовым явлением. Электронный документооборот получил распространение в самых различных сферах деятельности современного общества.
Главным плюсом электронной документации является то, что данная документацию позволяет осуществлять работу быстро и качественно. Различные материалы в данном формате можно легко подписать, даже при условии, что все, кто это должен сделать, находятся в нужный момент достаточно далеко друг от друга. Это обеспечивает экономию огромного количества денег и сил. Помимо этого, использование электронного архива дает возможность избежать потребности в содержании огромного количества документов на предприятии. Для хранения документации, которая копится, нужна будет соответствующая площадь на территории организации, а также наличие должности высококвалифицированного архивариуса, обладающего необходимыми навыками поиска требуемых материалов. Для хранения электронного архива, будет достаточным лишь наличие компактных являющихся съемными носителей или пары штук жестких дисков 2.