Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии

Введение

Актуальность. Процесс управления социальными системами, в том числе и в вопросах делопроизводства, сопровождается значительным количеством документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство системно стало изучаться только в 19 веке.

Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии

Для любого предприятия, несмотря на форму собственности, а также число работников в качестве одной из определяющих успеха называют процесс ведение кадрового делопроизводства.
На данный момент времени мир быстро изменяется возникают самые современные структуры, варианты предприятий, различные варианты управления трансформируют в направление цифровизации. И как результат вопросы относительно делопроизводства на данный момент времени являются довольно актуальными. С сожалением стоит сказать о том, что далеко не все руководители обдают должное внимание процессу делопроизводства. Исходя из существующей статистики, деятельность с кадровой документацией происходит на должном уровне только в отдельных организациях, которые порой функционируют ещё с советского периода времени. А вот в тех организациях, которые появились относительно не так давно чаще всего о надобности организации делопроизводства задумываются только тогда, когда появляется внештатная ситуация и работники направляют иск в судебные органы либо накануне большой проверки со стороны контролирующих органов. Но корректировка недоработок, которые существуют в документации в короткие сроки нуждается в огромных экономических затратах, а также в больших материальных потерях. Более того наказуемым будет исправление документации задней датой. В кадровой документации есть конфиденциальная, а также значимая информация относительно всех работников организации.
Определяют такое понятие как «делопроизводство» исходя из нескольких подходов один из которых функциональный, а второй деятельностный. При использовании функционального подхода делопроизводство, это документационная форма обеспечения разнообразных управленческих процессов, существующих в организации. При этом исходя из деятельностного подхода – это направление деятельности, которое относится к вопросам организации деятельности с официальной документацией организации. Присутствие нескольких подходов относительно делопроизводства состоит из того что это нелегкий процесс, который невозможно определить только с применением одного из компонентов и он нуждается в объемном исследовании .
Делопроизводство - отечественный термин. Он не имеет аналогов в других языках и берет свое начало от старого понятия «производство дел». В государственных учреждениях дореволюционной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов, «дел» назывался «производством дел».
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В законодательстве и на практике применяется также термин – документационное обеспечение управления, который считают тождественным делопроизводству. Но это не совсем правильно, так как ведение дел управленческой документации отличается от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариате и т.д.
Таким образом, под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций.
Исходя из дефиниции делопроизводства выделяют два его основных элемента: документирование, то есть запись информации на материальном носителе; документооборот – это движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению, исполнению, списанию в архив или отправке документов.
В пределах делопроизводства которое осуществляют на предприятии происходит осуществление нескольких типов деятельности:
- документирование, то есть составление различной документации при учете правил, предопределенных в законодательстве;
- деятельность с документацией то есть получение, последующая регистрация, а также обработка, учет, сохранность и так далее документации .
Оформление различных видов документов, подразумевает процесс оформления реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Под информационными системами понимают системы, направленные на сбор, сохранность, обработку, а также передачу и так далее различной информации. ИС являются самыми современными требованиями относительно служб, которые несут ответственность документооборот в организации, а значит за создание, перемещение, сохранность разнообразной документации. Передовые информационные технологии дают все возможности для достоверного оформления различной документации с ее последующим учетом, а также контролем за выполнением, обменом документацией по различным каналам связи, результативной сохранности, поиска всевозможных данных. Функции которые прежде были возложены на делопроизводителя на данный момент времени автоматизированы при помощи электронного варианта документооборота, а это увеличивает показатель оперативного управления на предприятии .
Большое значение в вопросах развития деятельности организации отводят системе единого электронного документооборота. Результативность работы организации находится в прямой зависимости от точно спланированного документооборота. Во всех организациях существует непрерывный оборот документации при этом значимое место в данном процессе отводят систематизации, а также обработке и хранению всего пласта документов. При этом электронный документооборот определяют в качестве разрешения вопросов относительно перенаправления документации от одного подразделения предприятия в другое .
Передвижение документации - это не физическое перемещение, а перенаправление прав на применение с оповещением об этом тех, кто ее будет использовать с последующим контролем за процессом использования. В качестве главной задачи СЭД можно определить процесс сохранности различной электронной документации, а кроме этого процесс деятельности с ней. СЭД помогает сохранности безопасности доступа к различной документации, контролировать за различным внесенными изменениями и так далее.
В качестве основы системы управления, а также выработки разнообразных управленческих решений можно назвать процесс организации деятельности с документацией. Особенности принятия разнообразных управленческого решения, это получение разнообразных данных; последующая переработка этих данных; подготовка, исследование и последующее принятие определенного решения. Данный процесса вплотную взаимосвязан с процессом документационного обеспечения деятельности предприятия. С развитием размеров предприятия проблематика результативности документооборота становится все более и более актуальной.

Заключение

На основании проведенного исследования в заключении можно сделать следующие выводы.