Использование баз данных в управлении. Примеры.

Введение
В условиях построения цифровой экономики управление организацией, предприятием невозможно без отлаженной системы документационного обеспечения управления. Переход к новейшим информационным технологиям, электронной форме документов кардинально изменил сферу документационного обеспечения управления и архивного дела, в которой точность сбора, обработки, передачи, использования и хранения информации является фактором, определяющим эффективность управления не только в рамках конкретной организации, но и в масштабах всего государства.

1. Общие положения об использовании баз данных в управлении
Современные организации все больше осознают важность эффективного управления базами данных для обеспечения бесперебойной работы и принятия информированных реше¬ний. С этой целью, многие из них сталкиваются с необходи¬мостью перехода от устаревших и ограниченных систем управления базами данных (СУБД) к более современным и мощным решениям.
В последние годы произошли изменения в нормативной базе, определяющей использование информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления. Внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 08.12.2020 г. №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы») в отношении дистанционной занятости работников и Федеральныйзаконот 22.11.2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», ставший основой для введения в нашей стране электронного кадрового документооборота [2]. Согласно ч.1 ст. 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота, что дает возможность создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте. С 1 марта 2023 года согласно ч.8 ст. 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации применяются единые требования к составу и формам электронных документов.

2. Примеры баз данных, используемых в управлении
2.1 Система (программный модуль) 1С: Документооборот 8 (разработчик компания 1С)
1С:Документооборот 8 может использоваться самостоятельно или может входить подсистемой в состав системы 1С:Предприятие, относится к классу ECM-систем с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Система позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность [2]. Пользователь получает возможность автоматизировать различные процессы (создание документов, назначение поручения, согласование), обмениваться быстрыми сообщениями (форум) с другими пользователями, организовывать свое рабочее время путем постановки задач, получает доступ к справочной базе (формы документов, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, курсы валют и т.д.), к группе компании 1С в социальной сети «В контакте».

2.2 НПО «ИнтелетекПлюс», сервис AirTable и Redis
НПО «ИнтелетекПлюс» была разработана полнотекстовая документальная система «ODB-Text»—средство коллективной обработки документов и ведения корпоративного архива. Система предоставляет разнообразные средства для хранения и поиска документов в базе данных. Для организации документов предусмотрен многоуровневый Рубрикатор. Спустившись по рубрикам до интересующего раздела, можно выбрать документ и просмотреть его текст. Для обработки документов в систему встроен специализированный текстовый редактор, который, наряду со стандартными функциями, обеспечивает механизм добавления в документ ссылок, смысловых понятий, заполнения регистрационной карточки с реквизитами и т.д. Документ в системе можно искать по реквизитам, по тексту и по понятиям, т.е. терминам, встречающимся в тексте самого документа.

Заключение
Поэтому использование баз данных в управлении играет ключевую роль в современном бизнесе и управлении государственными и негосударственными организациями. Оцифровка процессов управления документами может повысить эффективность, безопасность и доступность информации, сократить издержки и повысить конкурентоспособность организации. Внедрение цифровых технологий в управление документами становится необходимым шагом для успешного развития современных предприятий.