Критерии выбора системы документооборота в организации

Введение

Актуальность. Для любого предприятия, несмотря на форму собственности, а также число работников в качестве одной из определяющих успеха называют процесс ведение делопроизводства.
На данный момент времени мир быстро изменяется возникают самые современные структуры, варианты предприятий, различные варианты управления трансформируют в направление цифровизации. И как результат вопросы относительно делопроизводства на данный момент времени являются довольно актуальными. С сожалением стоит сказать о том, что далеко не все руководители обдают должное внимание процессу делопроизводства. Исходя из существующей статистики, деятельность с документацией происходит на должном уровне только в отдельных организациях, которые порой функционируют ещё с советского периода времени. А вот в тех организациях, которые появились относительно не так давно чаще всего о надобности организации делопроизводства задумываются только тогда, когда появляется внештатная ситуация и направляют иск в судебные органы либо накануне большой проверки со стороны контролирующих органов. Но корректировка недоработок, которые существуют в документации в короткие сроки нуждается в огромных экономических затратах, а также в больших материальных потерях. Более того наказуемым будет исправление документации задней датой. В документации зачастую есть конфиденциальная, а также значимая информация относительно всех работников организации.
Цель работы – рассмотрение критериев выбора системы документооборота в организации.




Критерии выбора системы документооборота в организации

Определяют такое понятие как «делопроизводство» исходя из нескольких подходов один из которых функциональный, а второй деятельностный. При использовании функционального подхода делопроизводство, это документационная форма обеспечения разнообразных управленческих процессов существующих в организации. При этом исходя из деятельностного подхода – это направление деятельности, которое относится к вопросам организации деятельности с официальной документацией организации. Присутствие нескольких подходов относительно делопроизводства состоит из того что это нелегкий процесс, который невозможно определить только с применением одного из компонентов, и он нуждается в объемном исследовании.
В пределах делопроизводства которое осуществляют на предприятии происходит осуществление нескольких типов деятельности:
- документирование, то есть составление различной документации при учете правил, предопределенных в законодательстве;
- деятельность с документацией то есть получение, последующая регистрация, а также обработка, учет, сохранность и так далее документации .
Оформление различных видов документов, подразумевает процесс оформления реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Цифровизация документов – переход на безбумажный документооборот как внутри предприятия, так и при взаимодействии с внешним миром. Использование данного подхода к делопроизводству позволяет ускорить бизнес-процессы, а также сделать их более прозрачными, что в свою очередь повышает эффективность работы предприятия, а также исключает ошибки на моменте их возникновения. Прозрачность документооборота позволяет отслеживать статус документа, тем самым оперативно подключаться к бизнес-процессу.
С ростом предприятия повышается необходимость в повышении эффективности организации процесса работы. С увеличением количества сотрудников, подразделений и направлений деятельности процессы информационного обмена требуют изменений, именно поэтому их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности всего предприятия.
Можно выделить следующие преимущества электронного документооборота:
1. Экономия времени и скорость. К примеру, если трудовой договор будет формироваться автоматически по шаблону, то процесс трудоустройства станет быстрее и легче, как для кандидата, так и для отдела кадров;
2. Позволяет управленцу отслеживать целостную картину происходящего на предприятии;
3. Повышается качество работы, налаживаются связи с контрагентами, так как подразделения предприятий могут получать информацию о деятельности друг друга, что в свою очередь приводит к работе в слаженном ритме;
4. Повышается производительность труда, так как сотрудники могут выполнять те или иные задачи быстрее и эффективнее;
5. Снижение издержек. Нет необходимости дополнительного денежного вложения на транспортировку бумажных документов, используя услуги Почты России, курьеров т.д .
Благодаря введения электронного документооборота предприятии не только экономят на бумажных носителях, но и также сокращают издержки на содержания лишнего помещения для хранения бумажных документов и инструментов их создания (принтеры, картриджи с краской, бумага и т.д.). Автоматизируются процессы, связанные с заполнением, оформлением и отслеживанием документов, так как теперь они требуют меньше человеческих ресурсов, больше нет необходимости иметь большой штат сотрудников .