инициация и разработка концепции проекта

1.Цели и задачи проектной инициации

Инициация — это процесс, в ходе которого проводится предварительная оценка, чтобы определить, стоит ли начинать проект. На данном этапе пока нет ни точных цифр будущих расходов, ни четкого плана работ по проекту, но необходимо определить его ценность для компании.
Цель запуска проекта всегда связана с потребностями компании. Чаще всего это увеличение прибыли, сокращение издержек, соблюдение требований законодательства или повышение престижа компании.
Например, кредитная организация вручную рассылает уведомления о просрочке платежа. Эта работа требует много ресурсов — нужно содержать команду сотрудников, которые занимаются только почтой. Чтобы сократить расходы, можно автоматизировать процесс. На этапе инициации выбирается решение – программное обеспечение или платформа для автоматизации рассылок. Затем оценивают стоимость, график и объем предстоящих работ.
Отбор проектных инициатив касается управления портфелем проектов: собираются все предложения по запуску и при появлении финансирования отбираются наиболее значимые для компании.
Портфелем проектов компании обычно управляет специальный орган или команда, например проектный комитет или совет директоров. Он выступает спонсором проекта, то есть финансирует его реализацию или выделяет ресурсы, например команду разработчиков. Заказчик предлагает проектную инициативу – он является конечным пользователем результатов будущего проекта внутри компании.[1]
Например, отделу делопроизводства необходима новая система сбора и хранения документов. Заказчиком проекта является руководитель отдела, который связывается со спонсором с инициативой проекта и его обоснованием.
На выбор проектных инициатив влияют:
1. Экономическая эффективность проекта.
Какую пользу принесет проект или насколько он сократит затраты? Например, руководству торговой сети необходимо решить, что открыть: еще одну торговую точку в одном из районов крупного города или интернет-магазин. Предварительная оценка показала, что сейчас невыгодные условия аренды помещений, высокие цены на ремонт, а в выбранном районе уже есть конкурирующие магазины. Руководство компании решает открыть интернет-магазин, потому что это можно сделать быстрее, с меньшим бюджетом и потенциально привлечь больше клиентов.
2. Законодательные требования.
Например, принят новый закон о защите данных, и теперь в процессы необходимо внедрять новое программное обеспечение. Без этого проекта бизнес не сможет продолжать легальную деятельность и потеряет клиентов.
3. Срок окупаемости проекта.
Обычно компании запускают проекты с самым коротким сроком окупаемости. Однако эти условия будут различаться в зависимости от компании.
Приоритет любого проекта должен определяться на основе оценки трех его характеристик:
Финансовая ценность.
Стратегическая ценность.
Уровень риска.
Шкала оценки финансовой стоимости проекта может выглядеть следующим образом:
Высокий. Ожидаемый возврат инвестиций до 1 года. Ожидаемые доходы от проекта как минимум в 1,5 раза превышают затраты. Все предположения, сделанные в ходе этих оценок, явно обоснованы.[2]
Выше среднего. Ожидаемый возврат инвестиций в проект составляет от 1 до 3 лет. Ожидаемые доходы от проекта как минимум в 1,3 раза превышают затраты. Большинство предположений, сделанных в этих оценках, имеют под собой определенные основания.
Средний. Проект повышает эффективность производства в компании и потенциально может снизить затраты компании как минимум на 30%. Проект может иметь информативную ценность или помогать лучше контролировать компанию.
Слабый. Проект незначительно снижает затраты компании минимум на 10% и способствует повышению производительности производства.