Служебная переписка

Для переписки используются руководители организаций, структурных подразделений и должностных лиц. Письменная форма структурного подразделения применяется в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи писем.
Заголовки могут быть двух форматов: А4 (210х297) или А5 (148х210 мм) в зависимости от размера текста письма.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации автора, справочные сведения об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер полученного документа, адресат, название текста, подпись, примечание о исполнителя, в сопроводительных письмах - отметка о наличии вложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих специального удостоверения, печати. Текст письма должен быть логичным, связным, убедительным и правильным по форме. Факты и события должны быть представлены объективно, кратко и ясно. Текст письма не должен допускать различных толкований.[1]
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Письма сложного состава содержат: введение, основную часть (доказательство), заключение.
Во введении приводится обоснование вопроса: причина вопроса или его краткая история. Если причиной написания письма стал документ, предоставляется ссылка на него. Основная часть (доказательство) раскрывает суть проблемы и дает доказательство или опровержение. Первичный авторитет должен быть убедительным, исключающим сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.п.).
В зависимости от цели письма, на что хочет обратить внимание его автор, используются другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Как правило, письма имеют особую композиционную структуру – приглашения, благодарности, рекламные письма.
Деловая переписка составляет значительную часть документооборота любой организации. Он используется для обмена информацией между различными организациями, структурными подразделениями организации и сопровождает практически все этапы управления, установления и поддержания деловых связей.[2]
Письмо является основным «инструментом» официальной и деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (официальное) письмо — это письменное обращение, адресованное должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), составленное в соответствии с правилами переписки.[2] Следует отметить, что большая часть деловой переписки состоит из писем. Это обстоятельство отчасти объясняет, почему буква является «главным героем» данного учебника. 1) письма-запросы; 2) письма-сообщения; 3) письма-запросы; 4) сопроводительные письма; 5) письма-подтверждения; 6) заказные письма; 7) письма-предложения (оферты); 8) дополнительные письма; 9) рекламационные письма (жалобы); 10 информационных бюллетеней; 11) гарантийные письма; 12) сопроводительные письма; 13) почтовые рассылки (прямая почтовая рассылка); 14) короткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.); 15) сопроводительные письма. 16) поздравительные письма; 17) письма-приглашения; 18) письма с извинениями; 19) письма с выражением сожаления и соболезнования; 20) письма по случаю знакомства (в случае переписки); 21) письма по случаю отъезда; 22) письма для поддержания контактов и отношений (письма-изображения); 23) благодарственные письма; 24) рекомендательные письма; 25) мини-буквы (буквы-модели, буквы-маятники и т.п.); 26) письма-открытки; 27) письма негативного содержания (отказные письма, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакантной должности, письма, выражающие неодобрение или порицание чьих-либо действий и т.п.); 28) письма с выражением отказа от какого-либо предложения; 29) частные обращения в различные инстанции; 30) резюме писем. Попробуем кратко охарактеризовать перечисленные выше виды букв. Письма-запросы — пожалуй, самая распространенная группа деловых писем. И легко понять почему: ведь нам не всегда удобно спрашивать кого-то лично или, скажем, по телефону. Письменный запрос значительно упрощает эту процедуру. Действительно, бумага поддерживает все. Однако, прибегая к письмам-запросам, помните о двух главных правилах (об остальных речь пойдет ниже). Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Пожалуйста» — безопаснее и деликатнее сначала объяснить причины вашей просьбы (даже если вы предварительно обсудили все детали с получателем).[3]
Во-вторых, не спешите заранее благодарить получателя, ведь для этого существует особый вид письма – спасибо. Поблагодарив заранее, вы ставите себя и получателя в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным причинам, не зависящим от них, получатель письма совершенно не способен вам помочь. Итак, стоит ли в этом случае отозвать (переотправить) «предварительную» благодарность? Так что поторопитесь и поблагодарите человека, когда узнаете, что ваша просьба была удовлетворена. Информационные письма также являются довольно распространенной формой делового письма. [3]