Информационные активы фирмы (система документации, базы данных, хранилище данных)

1. Система показателей. Система показателей есть набор взаимосвязанных экономических, социальных, технических и технологических показателей, используемых для решения задач КИС. Она определяет содержание документов и массивов, используемых для управления.
2. Система классификации и кодирования.В отчетных документных, полученных на выходе системы, информация группируется по определенным реквизитом (признакам). При этом признаки-реквизиты обозначаются условными обозначениями. Для этого используются системы классификации и кодирования. С этой целью создаются соответствующие классификаторы.
3. Унифицированная система документации т организация документопотоков. Основном видом носителя информации является документ. Документ есть материальный носитель, который хранит зафиксированную информации. Он составляется по определенным правилам и имеет соответствующие юридическое значение. Множество всех документов, циркулирующиеся в системе управления, организует систему документации.
4. Потоки документов. Процесс управления характеризуется оборотом сложных документов, начиная с занесения первой записи, заканчивая сдачей документа в архив. Участвующие в обороте документы организуют информационные потоки. Под информационным потоком понимается набор данных, участвующих в конкретных экономических расчетах и передвигаемых по подразделениям предприятия. Например, информационный поток, характеризующий выпуск продукции, информационный поток, характеризующий расход материалов и т.д.
Назначением внутримашинного информационного обеспечения является удовлетворение информационной потребности КИС. Внутримашинное ИО связано с процессами хранения, поиска и обработки информации и по содержанию, назначению и принципам организации состоит из различных файлов и связей между ними. Он содержит в себя все виды информации на электронных носителях.
Внутримашинное ИО может быть построено двумя способами:
1) в виде набора локальных (несвязанных) файлов;
2) в виде базы и банка данных.
В первом случае каждый файл отражает документы одинаковой структуры (например, таблица данных о работниках для расчета заработной платы) и связи между файлами не фиксируются. Недостатки, присущие к файлам, затрудняют хранения информации в локальных файлах. Но из-за того, что создание БД не легкая работа, можно использовать файлы для решения одиночных и простых задач.
Использование базы знаний в информационном обеспечении увеличивает интеллектуальный уровень ИС. База знаний представляет собой набор знаний, относящиеся конкретной предметной области и формально представленные с помощью какой-либо семантической модели. В сборе знаний, как правило, участвуют высококвалифицированные специалисты-эксперты. Для управления базой знаний создается программный комплекс, называемый системой управления базой знаний (СУБЗ). Базу знаний вместе с СУБЗ называют системой искусственного интеллекта (СИИ).
Среди СИИ наибольшее распространение получили экспертные системы. Экспертная система в основном состоит из базы знаний и СУБЗ и служит для формализации процесса принятия решений, то есть для выбора наиболее эффективного решения среди альтернативных. В большинстве случаях в состав экспертной системы, кроме базы знаний, входит также база данных, где хранятся данные(факты), отражающие типовые и текущие ситуации.
Организация автоматизированного рабочего места в любом подразделении включает в себя много компонентов: правовых, организационно-проектных, инженерно-технических, программно-наладочных и прочее. Обязательная последовательность выполнения всей совокупности необходимых для автоматизации организационно-правовых мер обусловлена тем, что автоматизация документооборота невозможна без предварительного создания системы комплексной обработки информации.
Комплексная обработка информации (КОИ) представляет собой рациональный, скоординированный и непрерывный поток информации, необходимый руководству для принятия решений. КОИ дает логическую основу для обработки и систематизации необходимой информации, одновременно КОИ повышает требования к организации структур управления.
Основу автоматизированного рабочего места составляют система программных средств и система аппаратных средств, совместимых с персональным компьютером. При наличии многих достоинств компьютерных технологий следует учитывать так же их недостатки, которые связаны с несовершенством любых электронных систем:
• высокая стоимость в сравнении с другими видами оргтехники (например, электронными печатными машинками);
• зависимость от бесперебойного и стабильного энергоснабжения, это требует применения специальных средств защиты электросети и установки шин заземления, без них возможна потеря всего программного обеспечения;
• ненадежность хранения информации на магнитных носителях, которые допускают полную или частичную утрату данных при внешних электромагнитных наводках;
• необходимость обучения лиц, работающих с компьютером, специальным навыкам пользования программным обеспечением – это повышает стоимость эксплуатации компьютеров;
• высокая стоимость прокладки кабелей связи, программного обеспечения, регулярной замены расходных материалов и прочее.
В компьютерных технологиях применяются те же принципы, что и в традиционном управлении – стандартизация и унификация. Поэтому организация автоматизированного рабочего места в службах ДОУ должна отвечать общим требованиям нормативных документов и некоторым дополнительным правилам, связанным с эксплуатацией аппаратных и программных средств.
В число аппаратных средств входят электронные средства оргтехники, работающие в единой системе с персональным компьютером – это первичная ячейка автоматизированного рабочего места. Отдельные рабочие места могут работать независимо друг от друга, либо они соединяются в единую локальную сеть. Последний вариант экономичнее, т.к. позволяет работать на любом рабочем месте с любым периферийным устройством, включенным в сеть, а так использовать общие базы данных.
Находят применение две разновидности локальной сети: