Дипломная работа по Документационное обеспечение на тему «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ В АО ЭР-ТЕЛЕКОМ ХОЛДИНГЕ Г.ТЮМЕНЬ»

ВВЕДЕНИЕ

В современных экономических условиях, в ситуации нестабильности занятости и рынка труда, перед предприятиями из самых разных сфер деятельности, в том числе торговли, встает вопрос о том, как правильно и рационально организовать работу своего персонала, чтобы получить наибольшую выгоду от использования трудовых ресурсов.
Для решения задач на предприятии, связанных с распределением и использованием труда работников, существует отдельное направление в структуре предприятия – организация труда и управление персоналом на предприятии.
Процессы по управлению персоналом начинаются с момента начала поиска трудовых ресурсов на рынке труда, их подбора, до возможностей увольнения сотрудников в зависимости от повышенных требований к организации труда на предприятии.
Таким образом, процессы по управлению персоналом и их документированию представляют собой совокупность мер, направленных на рациональное и эффективное взаимодействие рабочих со средствами производства с целью достижения высокой производительности труда всего предприятия. Процессы призваны создать наиболее благоприятные условия для нормального функционирования рабочей силы.
Управление персоналом и документирование движения кадров – это система экономически обоснованных мероприятий, проводимых на предприятии с целью оптимизации всех условий, в которых будет функционировать рабочая сила предприятия. Такие мероприятия призваны достичь максимальной результативности трудового процесса в компании.
На то, как будет использована рабочая сила на предприятии, влияет ряд факторов, к основным их которых будут относиться технологические, социально – экономические и различные психологические условия, которые должны быть учтены руководством предприятия при организации и построении трудового процесса.
Поэтому важно понимать, что управление персоналом и сопутствующие процессы документирования, как многоплановые комплексные понятия, также должны учитывать состояние своих элементов, к которым мы в дальнейшем при исследовании отнесем процессы по разделению и кооперации труда, выявление рациональных методов труда, обслуживание рабочего места сотрудника.
Актуальность данного научного исследования состоит в том, что каждое предприятие современной экономической системы нуждается в эффективной организации труда своего персонала и документировании его движения в организации с целью достижение более высокой производительности труда и, соответственно, выпуска или продаж предприятия. В свою очередь компания АО «ЭР-Телеком Холдинг» в г. Тюмень также преследует такие цели своей хозяйственной деятельности, как сокращение и оптимизация издержек на производстве, рациональное и безотходное использование материальных, энергетических, финансовых ресурсов, повышение качества обслуживания клиентов, удовлетворение всех их потребностей за счет повышения качества продукции в общем. Поэтому вопросы грамотной организации и документационного обеспечения трудовых ресурсов имеет большое значение.
Все эти задачи и направления своей деятельности предприятие может осуществить в том числе при помощи использования механизмов кадрового документирования и методов и технологий управления персоналом на предприятии.
Такие образом, объектом данного исследования является деятельность отдела управления персоналом АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень.
Предметом данной работы будет выступать система документации по движению кадров в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень.
Цель выпускной квалифицированной работы – исследовать и совершенствовать документирование движения персонала в филиале АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень.
В связи с этой целью ставятся следующие задачи:
рассмотреть законодательное, нормативно-правовое и нормативно -методическое регулирование трудовых правоотношений в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень,
исследовать структуру и функции отдела управления персоналом в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень,
провести анализ организационно-правовых документов, регулирующие деятельность отдела управления персоналом в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень,
проанализировать особенности оформления приёма и перевода сотрудников в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень,
рассмотреть особенности документирования предоставления отпусков и командировок в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень,
исследовать оформление прекращения трудового договора,
разработать табель и альбом унифицированных форм документов по движению кадров в АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень.
В процессе написания работы были использованы такие методы научного исследования, как анализ, синтез, сравнение.
Метод анализа применяется для разделения всех видов и форм документации в области управления кадрами. Метод синтеза заключается в соединении различных элементов (форм документов), например, в разработке Табеля унифицированных форм компании АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень в области движения кадров. Метод сравнения необходим для сопоставления различий между формами документации (например, Т1, Т2, Т8 и Т13) для выявления их отличительных свойств.
Для раскрытия данной темы были использованы следующие группы источников:
- законодательные акты в сфере кадрового делопроизводства и трудовым отношениям: Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Федеральный Закон «О бухгалтерском учете», Федеральный Закон "Об основах охраны труда в Российской Федерации", Федеральный Закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации"
- нормативно-правовые документы: ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г., Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225."О трудовых книжках"
- организационно-правовые документы АО «ЭР-Телеком Холдинга» г. Тюмень (Устав АО «ЭР-Телеком Холдинга» г. Тюмень, Положение об отделе кадров Утв. приказом исполнительного директора филиала АО «ЭР-Телеком Холдинг» в городе Тюмень от 28.10.2009 № 54, Правила внутреннего распорядка АО «ЭР-Телеком Холдинга» г. Тюмень, штатное расписание, должностные инструкции)
- материалы текущего делопроизводства (приказы, заявления, графики отпусков).
В качестве дополнительного источника литературы были использованы научные статьи Журавлевой И.В.1, в которой описываются общие правила заполнения унифицированных форм документов; Наделяевой И.И. «Оформляем и выдаем работникам справки»2, где автор описывает порядок оформления и предоставления сотрудникам организаций справок, связанных с переводами, командировками, больничными; Наделяевой И.И. «Увольняем пропавшего работника: правила оформления документов»3, где описываются общие правила оформления и составления документа о расторжении трудового договора как важной части документирования движения кадров в организации; Славинской А.Н.4, в которой описаны общие правила документирования движения кадров на современном предприятии.
Также в статье Наделяевой5 описаны основные моменты правильного документарного оформления пенсий работников, что особенно важно в современное нестабильное время.
Семехина С.6 разъясняет вопросы по оформлению увольнения с работы молодых специалистов, которые не имеют большого стажа работы и часто находятся в ее поиске.
В статьях Трухановича Н.7 освещаются вопросы оформления командировок для некоторых отдельных категорий работников организации, что накладывает особую специфику на делопроизводство в компании.
Умяров И.Г.8 в целом касается вопросов грамотного оформления командировочных для современных работников, так, чтобы это было для кадровой службы предприятия быстро и без лишних проблем с персоналом. Также этот автор в своих статьях9 касается в целом проблем упрощения документационное оформления различных событий, происходящих в компании, связанных с движением персонала.
Основы делопроизводства секретариата в современных организациях можно найти в работе Смирновой Е.П.10
Ошибки в кадровом делопроизводстве и их возможное влияние на всю систему управления персоналом в компании освещены в статье Лариной С.11
Вопросы архивного дела и архивирования личной информации и дел сотрудников предприятия раскрываются в работе Краснова В.12 Красавина А.13 описывает основные моменты, связанные с переводом работника на другую работу и правильным оформлением данных документов в организации.
Выпускная квалифицированная работа состоит из введения, трёх глав, состоящих из трёх подпунктов, заключения, списка источников и литературы и приложения.

Глава 1. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АО «ЭР - ТЕЛЕКОМ ХОЛДИНГЕ» Г. ТЮМЕНЬ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1.Законодательное, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование трудовых правоотношений

Теория трудового права представляет собой совокупность правил, обязательных для исполнения сторонами отношений, возникших после заключения трудового договора, или в других случаях, имеющим трудовой характер.
Рассмотрим содержание основных нормативно-правовых норм в сфере регулирования трудовых отношений, которых придерживается в своей деятельности компания АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень.
Сегодня, в России, наряду с Конституцией РФ, имеющей высшую юридическую силу, действуют другие законодательные акты, способствующие урегулированию отношений между работодателем и наемным работником14.
Основным законом, регулирующим трудовые отношения в России, является Трудовой кодекс, действующий с 2001 года с последними изменениями, вступившими в силу 01. 01. 2017 года.
Согласно ст. 1 ТК РФ, основная цель и задачи, которые ставит законодатель – это создание условий, регламентированных правовыми нормами для возможности достигнуть согласованных интересов между сторонами трудовых отношений по вопросам15:
1. организации и управления рабочим процессом;
2. трудоустройства у конкретного работодателя;
3. профессионального обучения;
4. ведения переговоров между представителями трудового коллектива и руководства предприятия при заключении коллективных договоров и других локальных документов;
5. участия профсоюзов, выражающих интересы трудящихся при установлении условий труда и контроле соблюдения норм закона со стороны работодателя;
6. привлечения к материальной и другим видам ответственности, предусмотренные законом в каждом конкретном случае с учетом тяжести последствий совершенного проступка или нарушения норм закона;
7. разрешения трудовых конфликтных ситуаций;
8. обязательного страхования работников.
Понятно, что трудовые нормы действуют для всех лиц, состоящих в трудовых отношениях, вне зависимости от пола, возраста, занимаемой должности.
Стремительные изменения архивной отрасли в высоко технологичном информационном обществе и разнообразие подходов к историческим исследованиям, многочисленные современные программы организации хранения документов и доступа к ним делают особенно актуальными исследования по теоретическим и правовым проблемам архивоведения.
Архивное законодательство является важнейшим элементом архивного дела любой страны, регулирующим и правоустанавливающим порядок организации всей архивной системы.
Огромное значение для Федерального закона «Об архивном деле» Российской Федерации имеют «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция Российской Федерации и ее субъектов. Были определены две части Архивного фонда Российской Федерации: государственная и негосударственная; также выделены четыре комплекса архивных документов, обособленных по следующим хранилищам: государственные архивы, ведомственные архивы, библиотеки и музеи, отраслевые архивные фонды.
Закон состоит из двух разделов («общий режим архивов» и «аудиовизуальные архивы юстиции») и 36-ти статей16. В наибольшем по объему первом разделе – четыре главы: «Общие положения»; «Комплектование, хранение и защита»; «Режим использования / Доступ к архивам» и «Положения уголовного права / Ответственность за нарушение закона об архивном деле». Следует указать, что в представленном электронном варианте, найденном автором, нет формального разделения на главы.
Раздел I. Постановления, вносящие изменение в Кодекс национального достояния (общий режим архивов).
Глава 1. Общие положения (ст. 1–2).
Глава 2. Комплектование, хранение и защита архивов (ст. 3–16, 24, 26, 28, 33).
Глава 3. Режим использования / Доступ к архивным документам (ст. 17–18, 29–32).
Глава 4. Положения уголовного права / Ответственность за нарушение закона об архивном деле (ст. 19–23, 25, 27, 34).
Раздел II. Различные постановления / Аудиовизуальные архивы юстиции (записанные в режиме реального времени кинодокументы, фиксирующие ход открытых судебных заседаний).
В раздел включены 13 статей (ст. 24–36), некоторые из которых можно отнести к главам первого раздела. Заключительные статьи (35–36) предусматривают обнародование и ратификацию настоящего закона 2008 г. «Об архивном деле».
Аспекты, касающиеся условий доступа и использования архивных документов, наиболее подробно рассмотрены: ст. 17 регламентирует доступ к архивным документам общественных архивов, при этом определяя сроки доступа: «документы, содержащие открытую информацию, – до поступления в государственный архив; решения Правительства, постановления Госсовета, административных судов и счетных палат, документы администрации по внешней, финансовой и налоговой политике – 25 лет от даты документа или последнего документа в деле; документы, содержащие коммерческую тайну, и контракты по продаже услуг, статистические данные, не содержащие тайны частной жизни, документы по аккредитации медицинских услуг населения – 25 лет от даты документа или последнего документа в деле; документы, содержащие врачебную тайну, в том числе личные дела сотрудников – 25 лет со смерти пациента; документы, содержащие государственную тайну – 50 лет от даты документа или после закрытия дела; документы, содержащие тайну частной жизни и нравственную оценку действий лиц, легко поддающихся идентификации – 50 лет от даты документа или после закрытия дела; документы, содержащие технические данные о строительстве, оборудовании и работе зданий для содержания заключенных – 50 лет после прекращения использования здания в качестве места заключения; следственные документы, документы об оперативно-розыскной деятельности, содержащие тайну частной жизни, перепись населения – 75 лет с момента создания документа или 25 после смерти упомянутого лица; книги записи актов гражданского состояния, нотариальные архивы, личные дела сотрудников (кроме медицинских карт) – 75 лет от самой поздней даты документа или дела…» (ст. 30).
Ст. 24, ч. 1 Закона регламентирует: «Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов». Ст. 26 ФЗ указывает, что «Использование архивных документов» содержит положения, касающиеся использования архивных документов; организации государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками поиска необходимой информации (ч. 2); предоставления копий архивных документов, содержащих информацию о пенсионном обеспечении, получении льгот и компенсаций (ч. 3); предоставления государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками государственным органам и органам местного самоуправления необходимой архивной информации и копий архивных документов (ч. 7); публикации и экспонировании архивных документов, составления справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в архивах документов.
Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ О государственном языке Российской Федерации направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации17. Так, например, в документообороте современных предприятий предусматривается, что использование русского языка как государственного языка России допускает только слова и выражения, соответствующие нормам современного русского литературного языка.
Указы Президента РФ относятся главным образом к вопросам оплаты труда должностных лиц федерального уровня. Примерами таких указов являются указы: от 30 сентября 2004 г. № 1260 «Об оплате труда руководителей некоторых федеральных органов исполнительной власти»18; от 14 января 2011 г. № 40 «Об оплате труда Председателя Следственного комитета Российской Федерации»19; от 26 июля 2005 г. № 877 «Об оплате труда Генерального прокурора Российской Федерации»20 и др.
В трудовом законодательстве под командировкой понимается поездка сотрудника организации на установленный работодателем срок по служебной надобности. Цель такой поездки – выполнение им трудовых обязанностей не на своём рабочем месте. Основные вопросы организации подобных поездок регулируются локальным нормативным актом – Положением о командировках. Современное трудовое законодательство не имеет строгой регламентации по форме и содержанию данного документа. В связи с данным обстоятельством руководство АО «ЭР-Телеком Холдинг» г. Тюмень самостоятельно разрабатывает и принимает такой документ, как Положение о командировках, учитывая специфику их работы.
При этом главное требование к нему – строгое соответствие действующему трудовому законодательству.
В процессе разработки названого нормативного акта необходимо придерживаться следующих законов и подзаконных актов:
1. Глава 24 ТК РФ21.
2. Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.200822. Оно регулирует некоторые особенности, учитываемые при отправке работников в служебные командировки. Приложением к нему является соответствующее Положение.
Наконец, важность для делопроизводства в компании имеет ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который устанавливает определения понятий в области делопроизводства и архивного дела23. Данные термины являются обязательными в применении в документациях компаний и в литературе по делопроизводству и архивному делу.

1.2.Структуры и функции отдела управления персоналом

Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.
Под организационной структурой отдела управления персоналом подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Основным документом, регламентирующим деятельность АО «ЭР-Телеком Холдинг» г.Тюмень и отдела управления персоналом является Положение о филиале АО «ЭР-Телеком Холдинг» в городе Тюмень регулирующие организацию и порядок деятельности в организации24.
В соответствии с данным положением осуществляет Тюменский филиал свою деятельность в соответствии с нормативными правовыми и правовыми актами Российской Федерации и Тюменской области, возглавляет Руководитель - Владимир Барвинский, назначаемый на должность исполнительного директора и освобождаемый от должности генеральным директором холдинга АО «ЭР-Телеком» в соответствии с действующим трудовым законодательством, Уставом компании.
Руководитель Филиала имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности генеральным директором холдинга АО «ЭР-Телеком».
Документ включает в себя следующие разделы:
- Общие положения;
- Основные задачи Филиала;
- Основные функции Филиала;
- Права;
- Организация деятельности Филиала.
В соответствии с положением филиал АО «ЭР-Телеком Холдинг» в городе Тюмень имеет следующую структуру:
- Администрация
- Секретариат
- Юридический отдел
- Отдел управления персоналом
- Отдел продаж
- Отдел по работе с корпоративными клиентами
- Отдел маркетинга
- Бухгалтерия
- Планово-экономический отдел
- Административный отдел
- Служба технического сервиса
- Отдел ГС
- ПТО (ОТСК – отдел по техническому сопровождению клиентов)
- Отдел логистики