Дипломная работа по Делопроизводство и документооборот на тему Внедрение цифрового архива на предприятие НПЗ (на примере ООО ЛУКОЙЛ – УХТАНЕФТЕПЕРЕРАБОТКА)

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы: выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
Переход к Индустрии 4.0 предполагает способность компаний интегрировать цифровые и физические технологии для улучшения операций и повышения производительности. Это требует глубоких изменений в производственных и бизнес-процессах. Для промышленных компаний оцифровка означает интеграцию производственных процессов внутри компании и интеграцию связанных и зависимых компаний в цепочки создания стоимости на всех этапах жизненного цикла продукта, от разработки и производства до послепродажного обслуживания и утилизации.
Основная цель цифровой трансформации в нефтегазовом и нефтеперерабатывающем секторах - платформирование бизнес-процессов с учетом специфики этих отраслей. Это предполагает цифровую трансформацию двух основных процессов: производственной и организационной бизнес-моделей с использованием современных технологий. К сожалению, нефтяная отрасль достаточно консервативна и менее всего подвержена изменениям. Таким образом, на данный момент можно говорить о достаточно низком уровне активности по внедрению цифровых технологий в этой сфере. Однако именно цифровизация может существенно повысить конкурентоспособность компаний этой отрасли, особенно НПЗ (НПЗ).
Огромное количество бумажных документов переводится в электронный формат для их сохранности и хранения цифровых документов все более и более актуальна. Наличие электронного архива повышает сохранность документации в части непреднамеренной потери бумажных материалов. На поиск бумажных архивов очень много уходит времени, а поиск цифровых архивов значительно сокращает время. Частично снимается проблема с площадями архивохранилищ.
Доступ осуществляется в цифровой архив пользователям, не зависимо от присутствия работника архива. Электронные архивы позволяют хранить историю изменений самых различных документов, возвращаться к черновым вариантам. Сокращается время на поиски нужных документов, различных отчетов, сбору статистических данных для проверяющих инстанций. Увеличивается безопасность цифрового архива относительно некоторых угроз (в случае пожара, затопления). Подобный архив позволяет спроектировать и формировать, что повышает эффективность работы.
1. Обеспечение хранения в эл виде инженерно техническую информацию.
2. На текущий момент созданы в архивном отделе Общества электронный архив технической документации обеспечивает оперативный доступ всех заинтересованных работников Общества.
3. Выполняют страховую функцию электронного архив, являясь цифровыми копиями, эти материалы увеличивают безопасность .
При комплектовании электронного архива технической документации на основе бумажного архива была произведена выборка, То есть при первой оцифровке подвергалась техническая документация, так как большое количество частые запросы и обусловило формирование электронного архива и именно поэтому приоритетному направлению, а организационно-управленческие документы будут оцифрованы дальше по в мере надобности. Данный цифровой архив технически хранится на ПК Архивариуса в виде папок на операционной системе виндус, а сами в виде перечня файлов. Все файлы пронумерованы и переименованы в связи сложившимися значениями. То есть работник ищет документ под тем именем, под которым он ему известен. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку.
ПК архивариуса подключён к локальной сети завода и по средствам этой сети обеспечивает удаленный доступ. Также сеть позволяет вести учет обращений работников к данным папкам. В принципе электронный архив должен обладать встроенными механизмами доступа.
В настоящее время в России уже достаточно широко используются полноценные, юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению в течение сроков (в том числе длительных), установленных законами и нормативными актами. Некоторые из этих документов имеют постоянную ценность и должны передаваться на государственное архивное хранение. В ближайшей перспективе ожидается стремительный рост объемов используемых в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов. В связи с тенденцией к усилению подотчетности и увеличению прозрачности государственной и деловой деятельности будет также расти доля документов, требующих длительного и постоянного хранения. Прогнозируется, что примерно за десятилетие объем электронных архивных фондов превысит объем накопленных традиционных архивных документов.
Степень разработки проблемы. Вопросы создания организации функционирования и управления электронными архивами носят междисциплинарный характер. Эта проблема находится на стыке компьютерных технологий проблем организации документооборота и сложившейся системы архивного дела.
Объектом исследования является система электронного архива «ЛУКОЙЛ – Ухтанефтепереработка»
Предметом исследования является выявление специфики электронного архива «ЛУКОЙЛ – Ухтанефтепереработка» в контексте решаемых задач технических условий и организационных требований.
Целью исследования описание комплексной системы внедрения элементов цифрового архива в сфере оборота научно технической документации Общества и обеспечения доступности архивных материалов работникам предприятия .
Задачи исследования данной работы являются:
1. ознакомление с нормативной правовой базой общества
2. Разъяснить основные виды и функции цифрового архива касательно доступности научно технической документации.
3. Дать Характеристику модели оцифровки научно-техническая документации и организацию эл. доступа . Описать детально систему элементов цифрового архива в сфере работы НТД.
4. Показать комплектование архива Общества документами
6. Показать организацию электронного архива технической документации
7. Предложить мероприятия по усовершенствованию цифрового архива ООО «ЛУКОЙЛ – Ухтанефтепереработка»
В основе методов нашего исследования лежит системный подход и предметно содержательный анализ. К конкретным методам относятся сравнительный анализ нормативно правовой базы электронных архивов, описание программного и материально технического обеспечения анализ организационных условий и специфических требований к работе архива предъявляемых в рамках СЭД «ЛУКОЙЛ – Ухтанефтепереработка»
К практической значимости работы можно отнести описание и обобщение опыта разработки внедрения и наладки электронного архива в системе предприятия «ЛУКОЙЛ – Ухтанефтепереработка» и использования этого опыта для дальнейшего совершенствования при организации электронных архивов на других предприятиях компании.
Как показал мировой опыт, традиционным архивам очень трудно обеспечить надлежащее хранение электронных документов, для которых требуется не только обеспечить иной по сравнению с бумажными документами температурно-влажностный режим, но и постоянный, достаточно сложный «уход», средства поиска и доступа, для чего, в частности, необходимо создать техническую, нормативно-методическую и кадровую базу. По этой причине многие страны, регионы и отдельные организации сейчас создают специализированные электронные архивы, выделяя на эти цели, несмотря на сложную экономическую обстановку, серьезное финансирование.
На предприятии ООО «ЛУКОЙ-Ухтанефтепереработка» (далее - Общество) документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в Обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в архиве общества. Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.
Тенденция цифровизации большого количества рыночных сегментов набирает обороты. Нефтегазовая отрасль, являясь ключевой отраслью для российской экономики, не осталась в стороне от этого процесса.
Осуществление цифровой трансформации является сложной и неоднозначной задачей, при которой необходимо в первую очередь минимизировать риски внеплановой остановки предприятия из-за сбоев при внедрении новых технологий. Технология цифрового двойника насосного агрегата не вносит изменений в технологическую структуру, которые могли бы привести к остановке нефтеперерабатывающего предприятия (НПЗ).
Информационную базу исследования составляют: законодательные акты Российской Федерации, среди которых нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации и Минпромторга России, связанные с функционированием промышленных предприятий при внедрении цифровых технологий; российские и зарубежные публикации по развитию программ цифровой экономики и «Индустрии 4.0».
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛУКОЙЛ – УХТАНЕФТЕПЕРЕРАБОТКА»
1.1 История создания и основные направления деятельности
ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка» – одна из крупнейших публичных вертикально интегрированных нефтегазовых компаний в мире, на долю которой приходится более 2% мировой добычи нефти и около 1% доказанных запасов углеводородов. Крупное предприятие по переработке нефти, расположенное в Северо-Западном федеральном округе, старейший в отрасли нефтеперерабатывающий завод. Является 100% дочерней структурой ПАО «ЛУКОЙЛ».
Свою историю современный Ухтинский нефтеперерабатывающий завод отсчитывает с 1934 года, когда в эксплуатацию была сдана перегонная установка, состоящая из трех непрерывно действующих кубов. Первую продукцию: бензин, керосин осветительный, соляр и котельное топливо (мазут) будущий завод выдал в марте, но различные доработки завершились лишь к 20 августа – эта дата и считается днем рождения Ухтинского НПЗ.
Компания полностью контролирует всю производственную цепочку – от добычи нефти и газа до сбыта нефтепродуктов. Около 88% запасов и 86% добычи углеводородов приходится на Российскую Федерацию, при этом основная деятельность сосредоточена на территории четырех федеральных округов – Северо-Западного, Приволжского, Уральского и Южного.
Миссия ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка» сформулирована следующим образом: «Мы созданы, чтобы энергию природных ресурсов обратить во благо человека, эффективно и ответственно разрабатывать доверенные нам уникальные месторождения углеводородов, обеспечивая рост компании, благополучие ее работников и общества в целом».
В 2006 году проведена модернизация станции автоналива и сдана в эксплуатацию вторая очередь Комплекса железнодорожной эстакады слива нефти и налива темных нефтепродуктов. В 2009 году была запущена установка изомеризации, позволившая ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка»приступить к выпуску экологически чистых бензинов ЕВРО-4. В 2012 году предприятие провело реконструкцию одной из старейших установок завода – АВТ.
Обновленная стратегия направлена: на обеспечение устойчивого роста ключевых показателей и выполнение прогрессивной дивидендной политики при консервативном сценарии цены на нефть; на дополнительное развитие бизнеса и распределение средств акционерам в случае более благоприятной конъюнктуры.
Ценности ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка» состоят в следующем:
– персонал. Все, что делает компания, делается людьми и для людей;
– экология и технологии. Являясь одним из крупнейших природопользователей в мире, компания ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка» неукоснительно следует высочайшим мировым экологическим стандартам и гордится выстроенной системой управления охраной окружающей среды по всей вертикали управления;
– ответственность за жизни людей и вверенные природные ресурсы в регионах деятельности;
– открытость и партнерство во взаимодействии с обществом и заинтересованными сторонами;
– нравственность. Следуя своему предназначению, ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка» осуществляет деятельность на основе честности и справедливости, уважительности и порядочности.
Система корпоративного управления, характерная для исследуемой компании ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка», направлена на создание и сохранение надежных и доверительных отношений с сообществом инвесторов и акционеров, что способствует дальнейшему увеличению инвестиционной привлекательности компании.


1.2 Нормативно - правовая база ООО «ЛУКОЙЛ-Ухтанефтепереработка»
Система правового регулирования деятельности нефтяных компаний складывается из законодательных, иных правовых актов и внутренних документов, принимаемых самой организацией. Всю систему нормативно-правового регулирования деятельности нефтяных компаний можно разделить на три направления, представленные на рисунке 1.











Рис.1. Направления нормативно-правового регулирования использования производственного оборудования

Рассмотрим нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность предприятия в целом, к которым относятся:
– Конституция РФ от 12.12.1993. Конституция РФ– основной документ всего российского законодательства. Конституция закрепляет следующие основополагающие права и принципы предпринимательской деятельности: свободное распоряжение своим трудом, право частной собственности, равенство всех форм собственности, свобода экономической деятельности, единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, общегражданские права человека [1];
– Гражданский кодекс РФ. Гражданский кодекс (часть 1), принятый от Федеральный законом от 30.11.1994 г. №51-ФЗ определяет правовые аспекты взаимоотношений граждан, юридических лиц и других участников предпринимательской деятельности, организационно-правовые формы хозяйствования [2]. Гражданский кодекс (часть 2), принятый Федеральным законом №14-ФЗ от 26.01.1996 определяет правовые аспекты коммерческого и финансового предпринимательства, договорных и подрядных отношений;
– Налоговый кодекс РФ. Налоговый кодекс состоит из первой части, принятой Федеральным законом РФ от 31.07.1998 г. №146-ФЗ и второй части, принятой Федеральным законом РФ от 05.08.2000 г. №117-Ф. Налоговый кодекс регламентирует общие правила определения доходов и расходов участников предпринимательской деятельности, виды, ставки налогов, налоговую базу, порядок начисления налогов и др. [3], [4];
– Трудовой кодекс РФ, принятый Федеральным законом РФ от 30.12.2001 г. №197-ФЗ. Трудовой кодекс определяет правовые аспекты регулирования трудовых отношений: организация труда и управление трудом, рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, гарантии и компенсации. Трудовой Кодекс РФ призван устанавливать уровень условий труда и всемерную охрану трудовых прав работников. Нарушение любой статьи ТК является серьезным противозаконным действием и карается в уголовном или административном порядке, поэтому выполнение установленных в его статьях правил является обязательным для всех руководителей и работников [5];
– Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ [6]. Государственная регистрация – процедура легализации деятельности субъектов хозяйствования, при которой государственные органы проверяют соответствие самого юридического лица и его регистрационных документов требованиям действующего законодательства. Федеральными законами может устанавливаться специальный порядок регистрации отдельных видов юридических лиц. Юридические лица действуют на основании учредительных документов: договора или устава в зависимости от организационно-правовой формы участника предпринимательской деятельности, либо договора и устава.
В уставе в обязательном порядке должны содержаться: сведения об организационно-правовой форме, наименование, место нахождения, размер уставного фонда, состав учредителей, вид и сфера деятельности, порядок распределения прибыли, порядок образования фондов, условия реорганизации и ликвидации. На основе устава действуют акционерные общества, производственные кооперативы, унитарные предприятия, потребительские кооперативы, фонды[24];
– Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 28.08.2001 г. №128-ФЗ. Федеральный закон регулирует отношения, возникающие между федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением лицензирования отдельных видов деятельности [7];
– Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 г. № 127-ФЗ. Устанавливает основания для признания должника несостоятельным, регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности, порядок и условия проведения процедур, применяемых в деле о банкротстве, и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов [9];
– Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. №208-ФЗ. Определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров [8].
Система документов нормативно-правового регулирования учета и формирование отчетности предприятий в Российской Федерации включает в себя: