Дипломная работа по архивоведению на тему Современные требования к методике составления и применения номенклатуры дел архива организации (на материалах Государственного бюджетного учреждения здравоохранения Луганский республиканский кардиологический диспансер Луганской Народной Республики)

1.1. Формирование и номенклатура дел

В настоящий период времени для того, чтобы быстро найти и использовать документы, их нужно обработать и систематизировать в дела. Номенклатура дел зачастую полезна тогда, когда нужно провести фильтрацию документов на предмет выявления тех, которым следует переходить в архивы либо на уничтожение в связи с закончившимся периодом хранения.
Номенклатура дел является систематизированным перечнем наименований дел, которые заводятся в делопроизводстве предприятия с указанием сроков их хранения по установленной форме . При всей важности и удобстве этого документа, отнюдь не на каждом предприятии разрабатывается номенклатура, либо допускаются ошибки при ее разработке. Формуляр номенклатуры дел представлен в Приложениях 25 и 26 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации» .
В исследованиях отечественных специалистов представляется технология разработки, актуальные формы документов и ключевые нормативные документы, которые нужны при составлении номенклатуры дел, и приводятся примеры из реальной практики.
Делопроизводители обращают внимание на то, что при разработке номенклатуры дел специалисты могут сталкиваться с ошибочным заполнением граф, сложностями в формулировке заголовков дел, определением сроков хранения и соответствующей статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, неверной последовательностью расположения заголовков дел, определением вида номенклатуры. Помимо этого, сама номенклатура дел утрачена на некоторых предприятиях . Учитывая вышеизложенные проблемы, подчеркнем, что даже если на предприятии есть номенклатура дел, ее эффективность может стать ниже либо вовсе отсутствовать.
В статье «Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки» специалист в области документационного обеспечения управления Янковая В.Ф. выделила несколько значений номенклатуры дел:
- учетный документ в делопроизводстве. В итоговой записи к номенклатуре дел указывается количество сформированных в течение года дел в зависимости от их категорий;
- поисковый инструмент при ведении справочной работы по документам;
- основа при составлении описей дел постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения при подготовке дел для передачи в архив организации;
- закрепление классификации и группировки исполненных документов в дела, индексация и систематизация дел, определение сроков их хранения .
Е.М. Бурова пишет, что номенклатура дел – это «документ многоцелевого назначения», поскольку служит основой для размещения и поиска документов по папкам, а также закрепляет индексацию документов и дел, устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности .
Полагается, что формирование и номенклатура дел в корпорации являются важными аспектами организации документооборота и эффективного управления информацией. В корпоративной среде дела могут быть разделены на различные категории в зависимости от их содержания, значения, сроков хранения и доступности. Перечислим основные принципы формирования и номенклатуры дел в корпорации согласно подходу М.И. Басакова :
1) классификация: определение основных категорий дел, которые соответствуют структуре вашей корпорации. Например, это могут быть отделы, проекты, клиенты, договоры, финансы и т.д.;
2) назначение дел: каждое дело должно иметь четкое назначение и описание, чтобы обеспечить понимание его содержания и значимости;
3) нумерация: установление систем нумерации дел для удобства идентификации и поиска. Нумерация может быть цифровой, буквенной или комбинированной;
4) система хранения: определение правил хранения и архивирования дел, включая сроки хранения, доступность, конфиденциальность и безопасность;
5) электронное хранение: использовать электронные системы управления документами для эффективного хранения, поиска и обмена информацией.
6) доступ и авторизация: установить правила доступа к делам, определить ответственных лиц за управление делами и управление доступом к ним;
7) аудит и контроль: регулярно проводить аудит состояния дел, контролируя выполнение правил хранения и обеспечивайте соответствие требованиям законодательства.
Формирование и правильная номенклатура дел в корпорации помогают обеспечить эффективное управление информацией, сохранность документов и соблюдение требований по обработке конфиденциальной информации.
Таким образом, формирование и верная номенклатура дел в организации играют важную роль в обеспечении эффективного управления информацией, сохранности документов и соблюдении требований по обработке конфиденциальной информации. Формирование и верная номенклатура дел в организации способствуют наиболее эффективному управлению информацией, обеспечивая безопасность, сохранность и законность обработки документов в пределах корпоративной деятельности.

1.2 Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел нужна для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От того, насколько грамотно она составлена, зависят оперативность работы с документацией и ее сохранность. Наличие номенклатуры дел на любом предприятии, учреждении, организации, необходимо.
Ключевые положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.
Помимо этого, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отображает документы одной конкретной организации либо структурного подразделения.
Типовые и примерные номенклатуры дел отображают документы конкретной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации .
Помимо этого, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и считается обязательной.
Примерная номенклатура дел – рекомендательная. Составлению номенклатур дел на предприятии предшествует подготовительная работа, цель которой заключается в обеспечении учета дел, которые заводятся в делопроизводстве, их соответствие содержанию и видам откладываемых документов, их грамотную классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности предприятия.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел – это документы постоянного хранения, которые входят в состав дел службы делопроизводства предприятия. Если данная служба отсутствует, они входят в состав дел секретаря-референта.
Номенклатура дел учреждения распечатывается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства. Второй экземпляр применяется данной службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, который ответственен за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы этого учреждения.
Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, которое включено в номенклатуру.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – является индексом структурного подразделения, 02 – порядковым номером заголовка дела по номенклатуре дел.
Цифровое обозначение структурного подразделения зачастую берется из штатного расписания.
Для однородных дел различных структурных подразделений (направлений деятельности) необходимо сохранять одинаковые индексы. К примеру, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.
В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.
Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел строгие требования. Заголовок дела обязан точно, кратко и в то же время в обобщенной форме отображать ключевое содержание и состав документов дела.
Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и пр.), и вводных слов, а также сложных синтаксических оборотов. Данные заголовки вызывают сложности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив .
Если дело содержит документы по одному вопросу, однако они не имеют последовательной связи делопроизводства, тогда в качестве вида дела используют определение «документы», а в конце заголовка в скобках указываются ключевые разновидности документов, которые могут быть в деле. К примеру, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (списки, планы, доклады)».
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Данная графа заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывают срок хранения дела, номера статей по перечню (ведомственному, типовому), а при его отсутствии – по примерной либо типовой номенклатуре дел, либо на основании решения экспертной комиссии.
Отметка ЭПК ставится лишь в номенклатурах дел предприятий, являющихся источниками комплектования Архивного фонда РФ. Это значит, что срок хранения данных дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если предприятие не является источником комплектования, тогда вместо отметки ЭПК необходимо ставить отметку ЭК. Данная замена значит, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия предприятия.
Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым либо ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива либо ЭК предприятия.
В графе 5 «Примечание» на протяжении всего срока действия номенклатуры ставятся отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в иную организацию для продолжения и т.п. Также ставится отметка о том, что дело ведется в электронном виде.
Если на предприятия применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), тогда данные документы и образующиеся дела следует исключить из номенклатуры дел.
Данные дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации.
Но методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения данных документах на полках в архивах.
В связи с этим данный подход эффективен лишь для предприятий, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда РФ.
Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, необходимо большое количество времени и сил, но затем данные трудовые затраты окупаются и дают результат: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.