Контрольная работа по документоведению на тему Аутсорсинг в управлении документами организаций

Аутсорсинг (от англ. «outsourcing» использование внешних ресурсов) - форма сотрудничества, определенная договором подряда, когда сотрудники одной организации (постоянные или специально нанятые) работают в другой организации, подчиняясь менеджерам организации-заказчика. Например: компания, оказывающая услуги по профессиональному клинингу, предоставляет по аутсорсингу торговому центру бригаду промышленных альпинистов для проведения указанных в договоре работ сроком на полгода. Альпинисты будут подчиняться руководителю административно-хозяйственного отдела торгового центра, но при этом выполнять только установленные договором работы. Зарплату они получают в клининговой компании .
Аутсорсинг - это выделение первоначально внутренней экономической деятельности фирмы во внешние коммерческие структуры. Нечто подобное раньше в нашем языке называлось термином «субподряд». Однако в последнее время появилась тенденция (среди крупных корпораций) передавать часть своей внутренней работы «на сторону», за рубеж, туда, где рабочая сила дешевле.
В настоящее время аутсорсинг рассматривается как современная методология создания высокоэффективных и конкурентоспособных организаций в условиях жесткой конкуренции трех экономических центров: США, Японии и Европы.
Аутсорсинг предполагает привлечение так называемой третьей стороны для решения проблем организации во взаимоотношениях с внешней средой, а также внутренних проблем, связанных с реализацией конкретных бизнес-процессов или использованием наукоемких технологий, например информационных. Применение аутсорсинга подразумевает приобретение услуг, и именно с такой точки зрения этот процесс рассматривается большинством современных специалистов в области практического менеджмента.
Цель применения аутсорсинга - использование передовых бизнес-технологий и ноу-хау для завоевания и удержания конкурентных преимуществ во все более обостряющейся конкурентной борьбе. Экономическая сущность аутсорсинга состоит в построении системы отношений между организациями, передающими и принимающими на себя выполнение отдельных видов деятельности на основе заключаемых долгосрочных соглашений.
Практическим результатом применения аутсорсинга является возможность направлять собственные ресурсы организации на выполнение тех функций, которые составляют ее сильную сторону, на то, что организация умеет делать лучше других, предоставив внешнему исполнителю (аутсорсеру) те функции, которые он умеет выполнять лучше других. Тем самым организация может сосредоточить в своих руках новейшие достижения в области науки, техники и технологий, обеспечив максимальное удовлетворение ожиданий потребителя, максимальное соответствие требованиям рынка .
Структура аутсорсинга может варьироваться в зависимости от конкретной области применения и потребностей организации, но в общем виде она включает несколько ключевых компонентов:
1. Определение целей и задач. Определение, какие процессы или функции будут аутсорсированы. Установление конкретных целей, которые организация хочет достичь с помощью аутсорсинга (например, снижение затрат, улучшение качества услуг).
2. Выбор модели аутсорсинга. Полный аутсорсинг - передача всей функции на аутсорсинг. Частичный аутсорсинг - передача только определенных процессов или задач. Функциональный аутсорсинг - аутсорсинг определенной функции (например, бухгалтерии, HR). Проектный аутсорсинг - временный аутсорсинг для выполнения конкретного проекта.
3. Поиск и выбор поставщика. Анализ потенциальных поставщиков услуг. Сравнение предложений, включая стоимость, опыт, репутацию и технологии. Изучение отзывов и кейсов предыдущих клиентов.
4. Заключение контракта. Определение условий сотрудничества, включая сроки, стоимость, обязанности сторон и уровень обслуживания. Обеспечение соблюдения правовых норм и защиту конфиденциальности данных.
5. Управление отношениями с поставщиком. Регулярная проверка выполнения условий контракта и качества предоставляемых услуг. Поддержание открытой линии связи для решения возникающих вопросов и проблем.
6. Оценка результатов. Оценка достижения поставленных целей и результатов аутсорсинга. Внесение изменений в процесс аутсорсинга на основе полученных данных и отзывов.
7. Интеграция и адаптация. Обеспечение совместимости аутсорсируемых функций с внутренними процессами компании. Подготовка сотрудников к работе с новыми процессами и взаимодействию с внешним поставщиком .