Контрольная работа по управлению персоналом на тему Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов. Экспертиза ценности документов.

2. Роль кадровой службы в документационном обеспечении управления организации

Кадровая служба предприятия представляет собой совокупность специализированных структурных подразделений в области управления организацией вместе с занятыми в них должностными лицами (руководителями, специалистами, исполнителями), которые призваны управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики [3,с. 70].
Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.
Первое направление – определенная специфика работы кадровой службы в государственной, муниципальной организации, второе направление – коммерческая, частная организация. Изменению подвергся весь массив нормативной базы связанной с трудовыми отношениями, должностными обязанностями, определениями профессии, трудовыми функциями.
В зависимости от объема работы и сотрудников в организации, служба отдела кадров состоит из одного или нескольких десятков специалистов по кадровому делопроизводству. Возглавляет службу – начальник отдела кадров, который является должностным лицом и несет персональную ответственность за деятельность своего отдела и работающих в нем сотрудников.
Гражданин Российской Федерации имеет право на свободный труд и на занятие профессиональной деятельностью с учетом своих интересов и потребностей. Кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни каждого работающего человека.
Работа кадровой службы в любой организации, а так же у предпринимателя должна обязательно документироваться. Составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования, и ведение кадровой документации часто проверяется, как внутренними контролирующими органами организации, так и внешними, например Инспекцией по охране труда и Пенсионным фондом РФ.
Документы кадровой службы разнообразны по видам и своему предназначению. Каждый вид документа, например, приказ о приеме и увольнении с работы, справки с места работы, документы аттестации работников – имеют свои особенности, что определяет правила работы с ними. В основном все документы унифицированы и оформляются по определенным требованиям.
В том числе немаловажное значение имеет правильное хранение документов и их систематизация, которая обеспечит быстрый поиск, для эффективной работы кадровика. Порядок оперативного хранения документов, формирование дел на основе номенклатуры, регламентирован нормативно-методическими актами Российской Федерации.
В кадровой службе организации часть документов имеет не только оперативное, но и научное значение. К ним относятся личные дела сотрудников, которые хранятся в организации 75 лет, если организация ликвидируется, документы передаются в муниципальные или поселковые архивы в обязательном порядке. Подготавливая дела к сдаче в архив, надо хорошо ориентироваться в законодательстве и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями.
На сегодняшний день в кадровые службы широко внедряются компьютерные технологии. Компьютерные программы по персонифицированному учеты дают возможность экономить время сотрудников и быстро оформлять квартальные и годовые отчеты. Необходимое программное обеспечение, как правило, распространяется бесплатно отделением Пенсионного фонда по месту нахождения организации. Более сложные программы, например «Дело», «Ефрат», «1С управление персоналом» можно приобрести у фирм разработчиков и их дилеров [4, с.32].