Контрольная работа по документоведению на тему Информационная обработка научно-исследовательской документации

Задание 1. 1. Проведите анализ Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155, зарег. в Минюсте России 12.03.2021 № 62735).

Ответьте на вопросы:

- Какие изменения и принципиально новые положения содержит этот документ в сравнении с Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (одобрены Главархивом СССР 30 сентября 1988 г., приказ Главархива СССР от 12 октября 1988 г. N 71?

- Перечислите новые разделы и пункты.

- Что более подробно регламентируют новые Правила в сравнении с предыдущими?

- С какими базовыми нормативными документами синхронизированы новые Правила?

2. Прослушайте вебинар «Организация передачи документов в архив организации: взаимодействие со структурными подразделениями, проведение экспертизы ценности и оформление описей дел (актов о выделении к уничтожению)».

Ответьте на следующие вопросы:

- Какие нормативные акты устанавливают сроки хранения НТД?

- Расскажите об особенностях учета НТД.

- В чем заключаются особенности проведения экспертизы ценности (ЭЦ) НТД?

- Когда проводится экспертиза ценности НТД для разных видов?

- Раскройте содержание этапов экспертизы ценности для отбора НТД в состав Архивного фонда Российской Федерации.


Список источников и литературы:

1. Документоведение : учебник / С. А. Глотова, Г. А. Двоеносова, А. Ю. Конькова [и др.] ; ответственный редактор Ю. М. Кукарина ; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Российский государственный гуманитарный университет" (ФГБОУ ВО "РГГУ"), Историко-архивный институт, Факультет архивоведения и документоведения, Кафедра документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов. - Москва : РГГУ, 2024.

2. Управление документами в современной организации: практич. пособие / С. А. Глотова, Е. В. Кардыш, А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина, П. А. Кюнг, Л. Р. Париева, Л. В. Сергеева, под общей редакцией Л. А. Ивановой. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2024.

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28 декабря 2021 года № 142. 4. Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 12.12.2023 № 154. https://archives.gov.ru/documents/other/2023-instrukciya-primenenie-perechnya-ntd.shtml

Задание 2. Анализ статей из журнала "Вестник ВНИИДАД"

На сайте ВНИИДАД в разделе Вестник ВНИИДАД journals.rcsi.science/2619-1601 внизу страницы, где написано Архив выпусков журнала, выберите из номеров за 2022-2024

гг. шесть статей, в которых рассматриваются вопросы работы с научно-техническими документами (бумажными и/или электронными). Это могут быть вопросы, связанные с разработкой нормативно-правовой базы, архивным хранением НТД, сроками хранения, терминологическими особенностями, использованием НТД и т.д. Проанализируйте эти статьи.

ВНИМАНИЕ! В связи с изменением адреса официального сайта журнала "Вестник ВНИИДАД" и пока не полной загрузкой там номеров журнала прошу осуществлять поиск статей в научной электронной библиотеке eLIBRARY.RU https://elibrary.ru/ по ключевым словам Вестник ВНИИДАД

Анализ статьи предполагает ответы на следующие вопросы:

- какие темы/вопросы/проблемы затрагиваются в статье;

- какие решения предлагаются;

- к каким выводам приходит автор.


Задание 1

1. Анализ Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации

Какие изменения и принципиально новые положения содержит документ 2020 года в сравнении с Основными правилами 1988 года?

Новые Правила 2020 года представляют собой качественно иной уровень регламентации работы с научно-технической документацией, отражающий более чем тридцатилетнюю эволюцию документационной сферы.

Принципиально новые положения:

1. Цифровая трансформация документооборота. Правила 2020 года изначально ориентированы на работу с электронными документами и электронным документооборотом, что полностью отсутствовало в документе 1988 года. Введены требования к использованию усиленной

квалифицированной электронной подписи, регламентированы процессы создания, хранения и передачи НТД в электронном виде.

2. Гармонизация с современной нормативно-правовой базой. Новые Правила синхронизированы с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции 2020 года), учитывают положения закона об электронной подписи, соответствуют современным ГОСТам и требованиям информационной безопасности.

3. Уточнение терминологического аппарата. Произошла актуализация терминов в соответствии с современными стандартами: вместо «Государственного архивного фонда СССР» используется термин «Архивный фонд Российской Федерации», вводятся новые определения, связанные с электронным документооборотом.

4. Расширение типов организаций. Если Правила 1988 года ориентировались преимущественно на научно-производственные объединения и предприятия СССР, то документ 2020 года охватывает органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации современной России.

5. Детализация требований к метаданным. Новые Правила содержат подробные требования к составу метаданных электронных документов, что было невозможно в условиях 1988 года.

Перечислите новые разделы и пункты

Новые разделы Правил 2020 года:

1. Раздел, посвященный работе с электронными документами НТД (порядок создания, подписания электронной подписью, учета, хранения).

2. Подробная регламентация использования информационных систем для управления НТД.

3. Раздел о требованиях к передаче НТД в электронном виде на архивное хранение.

4. Требования к конвертации форматов электронных документов для долговременного хранения.

5. Положения об обеспечении информационной безопасности при работе с НТД.

6. Раздел о миграции электронных документов при изменении технологических платформ.

Новые пункты:

● Требования к формированию электронных дел с НТД

● Порядок применения электронной подписи должностных лиц

● Правила резервного копирования электронных документов

● Требования к форматам электронных документов (PDF/A, XML и др.)

● Процедуры проверки юридической значимости электронных документов

● Регламентация доступа к НТД в электронном виде через информационные системы

Что более подробно регламентируют новые Правила в сравнении с предыдущими?

1. Экспертиза ценности документов. Правила 2020 года содержат более детальное описание