Значение номенклатуры дел в формировании системы управления документами. Составление номенклатуры дел.

Служба делопроизводства, которая запланировала разработать номенклатуру дел, но поручила или заказала эту работу другому учреждению, в частности отраслевой научно-исследовательской институции, организует контроль за ее выполнением, рецензирование проекта, согласование и утверждение номенклатуры дел в установленном порядке.
Непосредственных исполнителей работы по составлению номенклатур дел назначает руководитель службы делопроизводства в соответствии с их должностными обязанностями.
Начальный этап подготовки типовой (примерной) номенклатуры дел - определяют предприятия, на которые будет распространяться действие этой номенклатуры дел, и документы которых будут служить основой для ее составления. Главный критерий для определения предприятий – однородность выполняемых ими функций [5, c.16].
Типовые (примерные) номенклатуры дел можно составлять как для одной, так и (поэтапно) для нескольких групп предприятий, что относятся к определенной отраслевой системе.
На втором этапе подготовки типовой (примерной) номенклатуры дел изучают структуру, функции и направления деятельности определенной группы однородных предприятий, а также состав и содержание документов, что создаются в результате их деятельности.
На последнем этапе подготовительной работы изучают и обобщают информацию указанных выше нормативно-правовых методических пособий и внутренних нормативных и организационных документов соответствующих предприятий, а также уточняют функции и структуру этих предприятий.
3. Разработка структуры номенклатуры дел

В зависимости от результатов проведенной подготовительной работы составители выбирают классификационную схему построения типовой (примерной) номенклатуры дел.
Классификационная схема строится по структурному или функциональному принципу.
Структурному принципу построения типовой (примерной) номенклатуры дел предпочитают при условии наличия на предприятиях, на которые будет распространяться действие соответствующей номенклатуры дел, четко структурных подразделений. В таком случае названия разделов номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, должны соответствовать названиям структурных подразделений предприятий. Разделы могут разделяться на подразделы, так сказать, если в структуру отделов уходят секторы, группы и другие структурные единицы [2, c.30].
Функциональный принцип построения применяют при разработке типовой (примерной) номенклатуры дел для предприятий, не имеющих структурных подразделений.
Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, служат основные направления деятельности соответствующих предприятий.
4. Составление заголовков дел номенклатуры дел

Разработав структуру типовой (примерной) номенклатуры дел, составители составляют заголовки дел.
В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности определенной группы предприятий и их общественных организаций. Заголовки печатных изданий к номенклатуре дел не включают.
Заголовок дела должен четко в сжатой обобщенной форме отображать состав и содержание документов дела. Не разрешается употреблять в заголовках дел неконкретные формулировки, в частности такие, как: разные материалы, общая переписка, входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция и т. д., а также вставные слова и сложные синтаксические обороты.
При формулировке заголовков дел учитывают следующие признаки формирования дел, как: номинальная, авторская, корреспондентская, предметно-вопросительная, хронологическая, географическая. Документы можно формировать в дела на основе отдельного признака или сочетания признаков.
Учитывая указанные признаки, заголовок дела максимально может состоять из элементов, размещенных в такой последовательности [7, c.22]:
- название вида дела (переписка, журнал, книга и т. п.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т. п.);
- автор документов (название предприятия, название структурного подразделения или должность лица);
- корреспондент или адресат (название предприятия, от которого поступили или которому адресовано документы);
- краткое содержание документов дела (вопрос, которому посвящено дело);
- название региона (территории), с которым связано содержание документов дела;
- период (год, квартал, месяц), к которому относятся документы дела;
- указания на наличие по делу копий документов (в случае наличия копий).
В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы с одного вопроса, связанные последовательностью организации процедур делопроизводства, употребляют термин «дело», например: «Личное дело», «Персональное дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью организации процедур делопроизводства, употребляют термин «документы», а после него в скобках отмечают основные виды документов дела, например: «Документы (планы, анкеты, справки) о проведении осмотра состояния делопроизводства и архивного дела в высших учебных заведениях».
Термин «документы» употребляют также в заголовках дел, содержащих документы приложения к любому нормативно-правовому акту или распорядительному документу, например: «Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов центральных органов исполнительной власти и документы (справки, докладные записки и др.) в них», «заявления о несогласии с решениями аттестационных и квалификационных комиссий и документы (справки, выводы) об их рассмотрении» [3, c.7].
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, отмечают вид документа во множественном числе и автора документов, например: «Протоколы заседаний коллегии Государственной архивной службы».