Контроль деятельности подчиненных в организации.

Вариант 8. Тема: Контроль деятельности подчиненных в организации.
1. Контроль как функция менеджмента. Понятие, виды, формы контроля.
Ответ
Начнем с общего анализа. Составляется план организации, создается ее структура, заполняются рабочие места, определяются причины поведения сотрудников. К функциям управления необходимо добавить еще один компонент: контроль.
Контроль, как правило, ассоциируется с властью, командованием, «ловлей», «совершенствованием», «захватом». Эта идея контроля далека от основного содержания контроля [2,с.23].
Контроль обычно понимается как процесс сравнения (перекрестной проверки) фактически достигнутых результатов с ожидаемыми.
Некоторые организации создали полные системы контроля. Их функции - посредничество между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определяемыми первоначальными планами руководства, и фактическими показателями деятельности организаций. Конечная цель контроля – служить различным планам и целям руководства.
Все системы контроля должны основываться на следующих основных требованиях-критериях: эффективность контроля, влияние на людей, достижение целей контроля и определение границ контроля.
Различают следующие виды контроля[9]:
1. предварительный контроль. Он проводится до фактического начала работ. Основным средством предварительного контроля является применение определенных правил, процедур и инструкций.
В процессе предварительного контроля можно обнаружить и предвидеть отклонения от правил в разное время. Он имеет разновидности: диагностический и лечебный. Диагностический контроль включает такие категории, как индикаторы, контрольные показатели, сигналы тревоги и т.д., которые указывают на то, что в организации что-то идет не так.
Контроль позволяет не только обнаружить отклонения от стандартов, но и принять корректирующие меры.
Текущий контроль. Она осуществляется в процессе выполнения работы. Обычно его субъектом является сотрудник, но это прерогатива его непосредственного начальника. Это позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
Для осуществления текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь. Все системы обратной связи имеют цели, используют внешние ресурсы для внутренней реализации и контролируют отклонения для достижения этих целей.
3. Окончательный контроль. Цель этого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. Итоговый контроль использует обратную связь после выполнения работы (в случае текущего контроля это делается в процессе работы).
Хотя окончательная проверка выполняется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы, когда они возникают, во-первых, она предоставляет руководству информацию для планирования в случае, если они предполагают выполнять подобную работу в будущем, а во-вторых, способствует мотивации [2,4].
Система контроля
Система внутреннего и внешнего контроля – это совокупность организационной структуры, методов и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средства для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Она включает надзор и проверку соблюдения требований законодательства; точность и полноту бухгалтерских документов; своевременное составление достоверной бухгалтерской отчетности; предупреждение ошибок и неточностей; исполнение приказов и распоряжений; обеспечение сохранности имущества организации, организованного внутри и силами экономического субъекта.
Важнейшими признаками (атрибутами) системы управления являются: структура (иерархия), целостность (согласованный состав элементов» взаимосвязанных между собой и наделяющих систему интегративными качествами), прямые и обратные» положительные и отрицательные связи (отношения), свойства (характер связей или механизм функционирования), целевая ориентация (функциональная направленность), устойчивость – неустойчивость, сложность» открытость, мобильность.
Основными элементами системы управления являются: объект (процесс) управления, источники возмущения, субъект управления (наблюдатель) формы убеждений (нормативные документы, регламентирующие технические требования к объектам управления и устанавливающие показатели качества этих объектов) управления, методы, управляющее воздействие, контролируемые параметры[8].
Целями объектных состояний может быть достижение всевозможных плановых, экономических, технико-технологических, рыночных, потребительских имущественных показателей.
Субъект контроля – это орган контроля, должностное лицо, группа специалистов», осуществляющий контрольное мероприятие.
Принципы контроля составляют его процессную основу. Они служат руководством для выполнения и оценки контролируемых параметров и критериев.
Система контроля может обладать следующими свойствами: жесткость, избыточность, эффективность, надежность, точность, адекватность, полнота, своевременность, риск. Например, надежность управления характеризует потерю работоспособности, которая происходит внезапно или постепенно. Риск контроля обусловлен техникой отчетности, внешним аудитом, надежностью автоматических платежей и некоторыми другими факторами [3,с.44].