Электронный документооборот: возможности и перспективы его развития

Введение

Документ является основным способом представления информации в любой организации. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Малоэффективное использование накопленных документов (или их утрата) может привести к потере или разрушению информации. Вовремя не полученный документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Вследствие этого, на любом предприятии, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Они позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью контрольной работы является исследование электронного документооборота, его особенностей и перспектив развития.
Задачи:
1. Провести теоретический обзор использования систем электронного документооборота в организации.
2.Провести анализ систем управления электронным документооборотом.
3.Проанализировать эффективность использования системы управления электронным документооборотом на предприятии.
Работа состоит из введения, двух параграфов, заключения и списка использованной литературы.
1.Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции и свойства, выгоды от внедрения
Основной метод управления в настоящее время - документационный. Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями, отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями.
При этом для построения правильной стратегии взаимодействия необходима полная история отношений сторон, в нем участвующих, что достигается путем документирования деятельности.[2]
Документирование деятельности, в частности, помогает избежать различные ситуации между клиентом и исполнителем, когда например, клиент говорит исполнителю, что вам было дано задание, а Вы его не выполнили, а исполнитель возражает «Вы же отменили это задание».