Понятие и виды управленческих документов

Введение

В современных условиях функционирования предприятий, вовлеченных в активный процесс формирования как внутренней среды своего пространства, так и внешних взаимосвязей с другими компаниями, потребителями и обществом, важное значение приобретает организация эффективной циркуляции информации между различными субъектами. Таким образом, для того чтобы обеспечить оптимальные взаимосвязи между различными элементами этой сложной системы, необходимо правильно представить исходящую информацию, которая принимает вид важной управленческой документации.
Таким образом, актуальность данной темы заключается в том, что важная цель создания управленческих документов на современных предприятиях заключается в хранении и передаче социальной информации во времени и в пространстве. Именно документы организуют, систематизируют информацию, представляют ее в фиксированном виде.
Целью работы выступает комплексный анализ управленческих документов, использующихся на предприятии, их признаков и отличительных свойств.
В связи с этой целью ставится ряд основных задач:
 раскрыть понятие и сущность управленческих документов,
 выявить основные их виды.
Для раскрытия данной темы были использованы исследования различных авторов в области документооборота на современных предприятиях, порталы и ресурсы Интернет.





1.Понятие и сущность управленческих документов

1.1.Сущность управленческого документа

Управленческий документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации, циркулирующей на предприятии, и материального (вещественного) носителя для нее. Сущность понятия документа может быть выражена при использовании системного подхода, который в методологии наук разрабатывает средства, методы исследования сложноорганизованных объектов таких, какой является любая система.
Таким образом, управленческий документ представляет собой сложноорганизованную систему как множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей, представляющих в своем единстве определенное целостное образование. Элементом является предельная единица деления документа. Совокупностью же этих элементов, выполняющих функции, необходимые для существования всей системы, выступает подсистема.
Если сложной системой является сам документ, то его подсистемы тесно связаны с понятием информационной и материальной (вещественной, субстанциональной) составляющей, а также с конструктивными элементами документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенными в сложное целое . Подсистемой документа является и текст, который состоит из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа можно назвать его заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п.
Таким образом, управленческий документ как целое представляет собой единство составляющих его элементов и подсистем.
Цель создания управленческих документов на современных предприятиях заключается в хранении и передаче социальной информации во времени и в пространстве. Именно документы организуют, систематизируют информацию, представляют ее в фиксированном виде.
Управленческие документы создаются для хранения и передачи особенной информации во времени и в пространстве. Именно документы организуют, систематизируют информацию, дают ее в фиксированном виде. В любом документе информация представляется в определенном порядке, взаимосвязи различных представляемых в документе данных.
Так, информация, имеющая социальное значение, может подразделяться на массовую и специальную информацию, предназначенную для конкретного круга лиц, специалистов какого-либо отдела предприятия .
Сведения, предназначенные для передачи, находятся в сообщении. Информация - это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью разных сообщений, например, на разных языках.
Всю информацию, которую можно получить от управленческого документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем .
Знание основных видов управленческой документации организации является обязательным для каждой компании, ведь именно с такими документами приходится чаще всего сталкиваться в процессе работы.