Понятие организационных документов. Назначение и характеристика организационных документов.Классификация деловой документации. Понятие о документах, юридическое значение документа

1. Классификация деловой документации. Понятие о документах, юридическое значение документа
Классифицируется деловая документация по следующим основаниям:
Способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи.
Сфера использования: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, кадровые.
Наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.
Особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые.
Степень сложности: сложные и простые.
Назначение: внутренние и внешние.
Срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения.
Документ (документированная информация) – «зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация) [5, c. 93].
2. Понятие о реквизите. Состав и схема расположения реквизитов. Требования к оформлению реквизитов. Порядок оформления служебных писем
Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги.
Состав и схема расположения реквизитов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе.
Схема расположения реквизитов отображена в Приложении 1.
Требования по оформлению реквизитов отображены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 [1].
Правила оформления служебных писем.
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом, заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии приложения, подпись, фамилия и телефон исполнителя.
Письмо составляется только по одному вопросу. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу.
3. Понятие организационных документов. Назначение и характеристика организационных документов
Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями).
Самые важные и наиболее часто разрабатываемые на практике виды организационных документов представлены: уставом; положениями; штатным расписанием; правилами внутреннего трудового распорядка; инструкциями.