Организация работы с документами логистического процесса

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Тема 1.1 Классификация документов в документоведении
Делопроизводство - деятельность по обеспечению работы с документами, их оформлению, передаче, систематизации и оперативному хранению. Актуальные требования к делопроизводству установило государство в 2019 году. В практическом делопроизводстве двигаются много документов разного вида. Все они требуют оформления по правилам, хранения и обработки. С этой целью их нужно классифицировать.
Деление бумаг служебных на виды является классификацией, на основе признаков различия и сходства. Это требуется в современном делопроизводстве для определения принципов оформления и составления документации, выявления нужных оптимальных методов и форм работы. Основная цель классификации - повысить эффективность и оперативность работы управленческого аппарата. Она предоставляет возможность обеспечения быстрого поиска в массиве документов, убыстряет делопроизводственные процессы, контроль и исполнение.
Классификация в науке рассматривается как один из методов познания. Без нее нельзя провести изучение комплекса существующих многих видов документов, установить различия между видами документов, то есть систематизировать по различным признакам. Классификация комплексная выражает закономерность развития документа, раскрывает связь между разными документами, ориентирует специалиста в любом их множестве, служит базой для упорядочения их в документных системах. Она имеет значение важное для практической документно-коммуникационной деятельности и для теории документоведения. Проведение классификации документов учитывает следующие положения:
- основание деления- признак, по которому производят деление, члены деления-образующиеся при этом понятия;
-требование непересекаемости- должно осуществляться одно и то же деление на одном и том же основании;
-деление должно быть исчерпывающим- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия;
-требования соразмерности - ни избыточность, ни недостаточность деления недопустимы;
- требования взаимоисключаемости- должны взаимно члены деления исключать друг друга;
-требование непрерывности- должны быть ближайшими члены деления к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в нижележащий или отдаленный выше.
Документы классифицировать документы- дихотомическое, многоступенчатое и иерархическое деление их проводить на роды, виды, подвиды, разновидности.
Класс (род) - комплекс документов, которые имеют общий определенный признак, отличающий совокупность эту от других объектов. В качестве деления классификационного можно принять признаки, которые зависят от цели классификации. В базу класса всегда закладывают самый важный признак документа по цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс по отношению к низшему классу может быть родом и видом по отношению к высшему. Например, класс «кинофотодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фонодокументы» и «фотодокументы.
Класс (род) -уровень первый деления, который раскрыт при помощи делений видовых документа.
Вид- уровень второй деления. При этом понятие родовое «документ» делится на понятия видовые, то есть на виды документов. Каждый элемент видовой классификации можно обозначить видом документа по какому-то признаку (предназначенности для человеческого восприятия, по характеру знаковых средств, методу документирования, носителю материальному и так далее).