Государственная регламентация хранения и уничтожения управленческих документов, её формирование и развитие

1. Понятия «документ», «управленческий документ»
1.1. Управленческие документы: понятие, признаки, специфика и виды

Формирование официальной и деловой письменности во всех языковых культурах обусловлено развитием государства, аппарата управления и связано с необходимостью документального оформления правоотношений юридических и частных лиц.
Свойства делового письма являются следствием универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно: служить средством делового общения, языковым средством фиксации (документирования) деловой практики; управленческая, корпоративная и служебная информация.
К служебной информации предъявляются общие требования:
достоверность (объективность)
актуальность (необходимость, новизна, актуальность)
достоверность (аргументированность)
полнота (достаточность информации).
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и заверенные в установленном порядке.
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определены государственным стандартом как официальные документы, используемые в повседневной деятельности организации.
В качестве носителей информации документы выступают как неотъемлемый элемент внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. [5]
Они составляют основу принятия управленческих решений, служат доказательством их выполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочной и исследовательской работы. В управленческой деятельности документ выступает как объект работы и как результат работы.
Многие формы управленческой деятельности находят свое выражение в соответствующих документах: управление-публикация различных бизнес-документов; планирование-разработка различных планов; Бухгалтерский учет-подготовка и обработка статистических, бухгалтерских, операционных и технических документов; контроль-сбор данных.
Управленческий документ обладает многими свойствами (отличительными качествами).
Наиболее важными из них являются следующие:
а) присваиваемость документа, т. е. наличие неотчуждаемых терминов, без которых он не может существовать. Документ как целостная система состоит из двух основных терминов - информационного и материального. Отсутствие одного из компонентов превращает документ в недокументированный;
Б) функциональность документа, то есть его назначение для передачи информации в пространстве и времени. Документ является полифункциональным объектом, то есть выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
В) структура документа, то есть тесная взаимосвязь между его элементами и подсистемами, обеспечивающая его целостность и идентичность, то есть сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. [6]
Типовую структуру, то есть один и тот же набор элементов для определенного типа документов, имеют практически все документы, функционирующие в системе социальной коммуникации. Типовая структура различных видов документов определяется нормами, правилами, инструкциями и т. д. Это структура, которая обеспечивает эффективность использования и долговечность хранения документа.
Отличительные особенности управленческого документа включают:
а) наличие семантического содержания. Документ, несущий смысл, который передается набором последовательных знаков.
Б) стабильная материальная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долгосрочного) использования и перемещение информации в пространстве и времени;
В) цель использования в социальном общении. Документы - это информационные носители, специально созданные человеком для целей коммуникации;
г) завершение общения. Фрагментированное неполное сообщение не может быть полным документом. Требование полноты является относительным, поскольку существует ряд незавершенных материалов, которые имеют особое значение для научных исследований (наброски, черновики, наброски).

1.2. Основы организации хранения документов в делопроизводстве

Документы должны храниться быстро или в течение длительного времени. Средства длительного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архивов организации как самостоятельного структурного подразделения).