«Разработка проекта конгрессно-выставочного мероприятия с учетом специфики и особенностей функционирования гостиничного предприятия».

1. Теоретические основы работы конгресс отеля
1.1. Особенности организации конгресс-отеля

Конференц-центры принимают у себя небольшие встречи или съезды и часто используются компаниями для проведения специализированных курсов подготовки. Конгресс-отели, в свою очередь, обслуживают большие группы и служат местом проведения крупных конференций и выставок. Как отмечает Дж.Уокер конгресс-отели «имеют возможность для удовлетворения любых запросов групп, приезжающих для различных встреч и проведения съездов».
Конференц-центры - это средства размещения, в которых около 60% загрузки приходится на участников конференций, и которые предлагают полный комплект услуг, включающий гостевые комнаты, питание, оборудованные конференц-комнаты, а также специально обученный персонал для обслуживания организаторов и участников собрания. Одни управляются крупными корпорациями, которые используют их для тренировок своих собственных сотрудников; другие - университетами.
Конференц-центры частных организаций предоставляют свои услуги компаниям, ассоциациям и прочим группам для продолжительных семинаров и тренировочных сессий. Вне конференц-зоны данные центры располагают просторными лобби, многочисленными обеденными зонами, теннисными кортами, курсами игры в гольф, бассейнами.
Конгресс-отели предоставляют средства и услуги, направленные на удовлетворение потребностей больших групп в рамках масштабных собраний и выставок. «Обычно данные отели имеют значительное количество функциональных и банкетных пространств с гибким дизайном для многочисленных групп. Они часто работают совместно с другими конгресс-отелями и конгресс-центрами для обслуживания крупных мероприятий и выставок. В конгресс-отелях, как правило, число номеров превышает 500. «К обязательному набору услуг (проживание и питание) непременно предлагаются специальные помещения и оборудование для проведения деловых мероприятий: выставок, банкетов. Конгресс-отели требуют предварительного бронирования для корпоративных групп не менее чем за два года до проведения мероприятия. Один из крупнейших конгресс-отелей Европы - конгресс-отель «Estrel Residence&Congress» (г. Берлин, Германия) - рассчитан на 1125 номеров. [30, c. 289] К услугам гостей - конгрессно- концертный комплекс со зрительным залом на 800 мест. В отеле регулярно проходят крупные конгрессы, съезды, семинары, выставки, финальные матчи чемпионатов мира и Европы по боксу среди профессионалов и другие бизнес-события и культурно-развлекательные мероприятия». За последние годы ситуация на рынке средств размещения изменилась.
Перенасыщенность рынка усиливает конкуренцию, более того, она существует не только среди компаний одного сегмента, но и между сегментами - между стандартными отелями с полным комплексом услуг и отелями с ограниченным комплексом услуг. Ценообразование превратилось из достаточно жесткого в чрезвычайно гибкое. В таких условиях сниженные цены в одном отеле немедленно оказывают прямое давление на ценовую политику конкурентов внутри сегмента и косвенно влияют на другие сегменты. Чтобы выдержать конкурентную борьбу на рынке гостиничных услуг, владельцы отелей должны четко знать свой сегмент, подстраиваясь под его потребности. Бизнес группы совершенно отличаются от групп, путешествующих с досуговыми целями, тем, что первые располагают ограниченным правом выбора дестинации и продолжительности поездки. Деловые поездки требуют оперативной организации на короткие промежутки времени. Бизнес туристы нуждаются в регулярном транспорте, квалифицированном обслуживании и качественных средствах предоставления услуг. По причине того что все расходы покрывает компания, они менее озабочены стоимостью поездки и могут приносить свыше 50% от общего дохода отеля. Можно сказать, что спрос бизнес групп сравнительно неэластичен относительно цен. Группы отдыхающих напротив очень чувствительны к уровню цен; в этом случае низкие цены способствуют увеличению спроса для данного сегмента.
Групповых туристов можно считать одними из наиболее выгодных клиентов для отелей, ведь они единовременно приобретают значительное число койко-мест, облегчая тем самым задачу заполняемости. В связи с этим отельеры готовы идти на значительные уступки в цене за проживание. Как следствие этого существует определенный тип отелей, главным целевым сегментом которых являются именно группы туристов. Для обеспечения эффективности и качества сервиса в таких ориентированных отелях разработаны специальные технологии обслуживания туристских.
К конгрессным площадкам относятся отели, дворцы, выставочные комплексы, бизнес - центры,загородные резиденции и пр. В наличие конгрессных отелей, как правило, имеются просторные фойе на верхних этажах (обычно на вторых), где расположено большинство конференц - залов, что дает дополнительные преимущества при планировании мероприятий, так как позволяет эффективно использовать пространство различной конфигурации.
Большинство отдельных конгресс - центров по всему миру были построены в середине прошлого века в основном по заказу и на средства государственных и муниципальных властей и служили скорее для поддержания политических амбиций своих владельцев. К таким монстрам относятся, например, Кремлевский дворец съездов в России, высотный Дворец науки и культуры в Варшаве, Дворец республики в Берлине. В таких центрах есть и залы, вмещающие тысячи человек, и небольшие помещения для секционных заседаний, и огромные фойе. Эти объекты имеют большие преимущества при проведении мероприятий, в которых одновременно участвуют тысячи человек, а также съездов, сопровождаемых крупными выставками.
Новейшие бизнес - отели представляют собой целый конгломерат, включающий в себя собственно конгресс - центр, отель, рестораны и бары, спортивно - оздоровительный и торгово - развлекательный комплексы, а иногда даже казино и кинотеатры – мультиплексы.
Конгрессные отели, как правило, имеют солидный перечень технического оборудования – от системы синхронного перевода, аудио - и видеооборудования до кинопроекторов.
Среди доводов в пользу проживания и проведения встреч в конгрессных отелях – новейшее оборудование во всех залах (флипчарт, графопроект, экран, доска - стенд) и возможность использования беспроводного Интернета для проведение Интернет - конференций).
Отелями разрабатываются специальные MICE - программы для организаторов мероприятий, которые включают ряд дополнительных услуг и возможностей. Например, услуги координатора, который имеет высокие полномочия в гостинице, отдельная программа для супруги и супруга VIP - клиентов, комплекс услуг, снимающих напряжение по завершению встречи и др.
Клиентами конгрессных отелей по обыкновению являются крупные бизнесмены, ученые политики, общественные деятели. Как правило, такие люди много путешествуют, поэтому им следует предлагать новые и неординарные идеи отдыха.
В России имеются хорошие возможности для развития конгрессного туризма. Особенно часто такие мероприятия проводятся в Москве, Санкт - Петербурге, которые обладают достаточным количеством отелей с большой емкостью и высоким качеством, предоставляемых услуг.
Работа с корпоративными клиентами выгодна отелям в первую очередь потому, что рынок конгрессного туризма генерирует спрос на гостиничные услуги в межсезонье.
Короткие сроки пребывания клиента в отеле (в среднем 1 - 2 ночи), характерные для этого сегмента, компенсируются высокими объемами спроса. Средняя корпоративная группа составляет 120 - 130 человек, что обычно позволяет заполнить отель сразу на 60 - 65 % .