Контрольная работа по управлению на тему документационное обеспечение управление

 
Задание 1

Контроль исполнения документов.
Ответ:
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важ-нейших функций управления, целью которой является содействие своевре-менному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности струк-турных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, c.129].
Различают:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осу-ществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оцен-ка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секре-тарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечно-му и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются [1, с.98]:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафик-сированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удоб-ном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укрепле-нию исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль исполнения доку-ментов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом яв-ляется важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов [3, с.184]:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных ис-полнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на кон-троль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполне-ния, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с ти-повыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индиви-дуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле про-ставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставля-ется в регистрационно-учетной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение за-дания поэтапно.5
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа кон-троля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку свое-временности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляться предвари-тельные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут ис-полнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В послед-нем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному доку-менту или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоми-наний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или не-скольких структурных подразделениях [5, с.130].
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения доку-ментов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие доку-мента с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).