Архив суда: задачи, функции, оборудование и режим хранения документов

Введение
Актуальность курсовой работы обусловлена необходимостью исследования организации судебного архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России, созданная в 1998 году. За организацию архивной работы в судах Российской Федерации отвечает Судебный департамент Верховного Суда Российской Федерации. Федерация.
Каждый федеральный суд имеет собственный архив, отражающий историю его работы в предыдущие десятилетия. Судебные архивы хранят бесценную сокровищницу информации, а архивная работа в судах является неотъемлемой частью ведения судебных протоколов. Уровень качества судебных материалов является одним из наиболее важных показателей его работы.
Архивы появились не в одночасье. С XVI века, с образованием государственных органов в Российском государстве, стали создаваться их архивы. Кодекс законов 1550 предписывает создание хранилищ документов о статусе собственности и обязанностях жителей. Первые титулы официально признанных архивистов появились в 1720 году, через несколько лет после создания Московского Сенатского архива.
Одним из важнейших направлений в организации работы судебного архива является регистрация и выдача дел. Официальный интерес к архивным материалам, проявляемый судьями и сотрудниками судебного аппарата, не ограничивается только этим кругом лиц, внешний интерес к архивным материалам проявляют запросы иных судов, прокуратуры, органов предварительного следствия, юристов, бывших участников в судебных процессах, представителей СМИ и др.
Целью курсовой работы является изучение организации работы архива суда.
Для этого были поставлены следующие задачи: знание задач судебного архива, порядка подготовки и передачи дел в судебный архив, использования документов судебного архива, оборудования помещений судебного архива.


























ГЛАВА 1. Организация работы по архивному делопроизводству
1.1. Понятие архива
Архивы - это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, сопоставляет, регистрирует и использует архивные материалы. Для организации хранения и учета документов структурных подразделений судов, являющихся источниками приобретения средств хранения, создаются судебные архивы.
Судебные протоколы ведутся под руководством председателя суда. Деятельность судебных архивов осуществляется сотрудниками судебной системы. Быстрое и качественное исполнение судебных дел, формирование приказов на общие служебные рабочие документы, имеющие научную и практическую ценность, обеспечение их безопасности - важнейшая задача канцелярии и архивного отдела суда1.
Компетенция архива суда приведены ниже:
- архив суда осуществляет прием, хранение и учет документов, которые образуются в ходе его деятельности;
- согласно действующему законодательству архив суда производит отбор, подготовку и передачу документации на хранение в государственные архивы.

1.2. Задачи и функции архива суда
Основные задачи архива суда заключаются в следующем:
- учет, обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документации, которая хранится в архиве суда;
- подготовка и согласно действующему законодательству передача документов на хранение в государственные архивы;
- контроль и координация деятельности по вопросам работы архивного дела;
- подготовка и представление информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в суде председателю суда;
- внедрение и совершенствование новых методов организации работы, в том числе, на базе использования современных информационных технологий;
- участие в пределах своей компетенции в исполнении и подготовке управленческих решений председателя суда;
- выдача в установленном порядке дела, документов или копий документов для научного и служебного использования, для работы в помещении архива;
- решение других задач согласно целям суда.
Корректно организованная работа с документами, квалифицированный и своевременный отбор (комплектование) заказов (дел) на постоянное хранение, четкая процедура передачи документов в архив и их корректное использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной научной и справочной информации о деятельности суда. Это важно не только с точки зрения истории, но и для обеспечения прав граждан на получение необходимых документов и информации за прошлые годы2.
Организацию архивного дела в суде регулирует ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (в ред. от 23.05.2016 г.); Указ Президента РФ от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (вместе с "Положением о Федеральном архивном агентстве"); Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде; Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.07.2013 № 132 «Об утверждении Временного Регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид», который устанавливает единый порядок осуществления деятельности аппарата федеральных судов общей юрисдикции по сканированию актов суда, их размещению в электронном хранилище программного изделия «Банк судебных решений» ГАС «Правосудие».
Хранить документы в электронной форме нужно с учетом установленных правил. В первую очередь необходимо обеспечить:
1. Читабельность – данные могут иметь разные форматы, их можно сжимать и конвертировать.
2. Наличие маркировки и других обозначений, помогающих найти нужный документ в соответствии с определенными признаками. Для обеспечения быстрого предоставления отчетности в госорганы важно сформировать поиск по годам.
3. Установку взаимосвязи. Приложение к основному документу должно прикрепляться непосредственно к нему, или в основном нужно сделать ссылку на приложение, чтобы сразу его найти.
4. Регулярное переформатирование или перезаписывание. В связи с тем, что технологии не стоят на месте и постоянно развиваются, формат, в котором хранятся данные, станет со временем устаревшим, он не будет поддерживаться соответствующими приложениями. Поэтому важно своевременно его изменить.
Все указанные нормативы регламентирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Он относится к национальному стандарту, разработанному на основании ISO.
В настоящее время существует три основных способа хранения электронных документов в архиве. Они позволяют сохранять любой объем информации, проводить быстрый обмен и прикреплять для работы с архивом любое количество сотрудников. К таким способам относятся:
1. Создание локального архива. Способ простой и доступный. Архив представляет папку на локальном профессиональном компьютере. Сотрудники