Курсовая работа по документоведению на тему проблемы сохранности архивных документов на современном этапе

ВВЕДЕНИЕ
Обеспечение сохранения документов является основной задачей государственных архивов. Сложность решения проблемы определяется тем, что никто никогда не создавал документы для «вечного» хранения. В то же время, архивы пополняются новыми средствами каждый год, а возможности восстановления остаются скромными. В основе современного подхода к решению этой проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранения архивных документов с учетом их стоимости, физического состояния.
Специалисты, которые решили связать свою профессиональную деятельность с архивными исследованиями, должны знать основы обеспечения документов. Система мер по обеспечению их безопасности включает в себя следующие меры: комплекс мер по организации хранения документов, а также набор мер по созданию и соблюдению режима хранения документов. Значительную роль в сохранении документов играют реставрационные работы.
Комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и правильной организации архивных документов, исключающих их кражу и потерю, и обеспечение их технического обслуживания в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранение архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов:
- строительство, реконструкция и ремонт архивных зданий;
- создание оптимальных (нормативных) условий: пожарной, охранной, температурно-влажностной, легкой и санитарно-гигиенической условий в здании и помещениях архива;
- использование специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Тема работы интересна и актуальна для современных исследователей тем, что обеспечение сохранения и восстановления архивных документов является постоянным проблемным архивистом. Архивные документы содержат как ценную историческую информацию, так и полезную информацию, необходимую для реализации социальных и юридических запросов. Многие документы под влиянием неблагоприятных факторов и из-за их использования постепенно теряют свои первоначальные свойства. Поэтому восстановление документов необходимо не только для историков и архивистов, но и для простых граждан.
Этой теме посвящено много работ. В основном, это журнальные статьи в специализированных журналах, посвященных архивным вопросам. Полезную информацию можно найти на сайтах российских архивов.
Основной целью учебной работы является исследование проблемы обеспечения сохранения архивных документов как одного из основных направлений работы архивов. Степень, в которой стратегия хранения документов выбрана правильно, зависит от их физического состояния и возможностей использования их для самых разных целей.
Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотрите меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть процедуру использования специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Проанализируйте топографию и запишите перемещение документов.
4. Изучить методологию обеспечения физико-химической сохранности документов.
5. Рассмотрите процедуру восстановления и сохранения архивных документов.
6. Определите проблемы хранения архивных документов на данном этапе.
1. СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения сохранения архива предприятия, прежде всего, необходимо реализовать комплекс мер по созданию оптимальных условий, соблюдать нормативные режимы и надлежащую организацию хранения документов, которые исключают их потерю и обеспечивают их обслуживание в хорошее физическое состояние.
Архив должен быть снабжен специально построенным или адаптированным зданием, или отдельными изолированными помещениями. Не допускается размещение архива в полуразрушенных, сырых, неотапливаемых помещениях, которые не отвечают санитарно-гигиеническим требованиям (в частности, подвалам и чердакам), а также помещениям, примыкающим к услугам общественного питания, продовольственным магазинам и организациям, связанным с хранением или использования химических и взрывчатых веществ.
Предприятие в соответствии с действующими нормативными актами об организации работы архивов должно иметь:
- хранение документов;
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
- комната для исследователей (читальный зал);
- рабочие комнаты для работников архива (и такие комнаты и комнаты для работы исследователей должны быть изолированы от архивов).
Следующие требования предъявляются к хранилищу документов:
- он должен быть безопасным в огне, гарантированном от затопления, иметь аварийный выход;
- он не должен запускать газ, воду, канализацию и другие магистральные трубопроводы.
- наличие труб неосновного символа допускается при условии, что они изолированы в специальных защитных устройствах;
- электрическая проводка в них должна быть скрыта, штепсельные розетки - загерметизированы;
- они запрещают использование огня, отопительных приборов, хранения продуктов питания, курения;
- Размещение иностранных объектов и объектов запрещено.
Хранение должно быть оборудовано стационарным или мобильным металлическим стеллажом в соответствии со следующими требованиями:
- расстояние между рядами полок (главный проход) - 120 см;
- расстояние (проход) между полками - 75 см;
- расстояние между внешней стенкой здания и стойками, параллельными стене, составляет 75 см;
- расстояние между стеной и концом стойки или шкафа (байпас) - 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стойки (шкаф) составляет не менее 15 см.
Документы следует размещать на полках в коробках или пучках. Не храните документы на полу, подоконниках или в разобранном виде.
Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами с батареями, чтобы расстояние от окон и источников тепла составляло не менее 0,6 м. Вы не можете размещать стойки, шкафы и другие средства хранения документов вблизи внешних стен здания и источников тепла.
Для хранения научно-справочного аппарата и записей в архиве необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.
Соответствующий режим хранения документов обеспечивается путем создания условий, которые исключают потерю, повреждение и вредное воздействие окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении в окнах должны быть жалюзи или жалюзи, которые не допускают попадания прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения в закрытых плафонах используются лампы накаливания. Разрешено использовать люминесцентные лампы с отсечной ультрафиолетовой частью спектра.
Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов зависит от типа их носителя:
- для документов на бумажной основе - температура 17-19 ° C, относительная влажность 50-55%;
- для документов на пленочных носителях:
а) черно-белое - температура 15 ° С, относительная влажность 40-55%;
б) цветная - температура воздуха 2-5 ° С, относительная влажность 40-55%;
- для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - температура 15-20 ° C и влажность 50-65%.
В хранилищах необходимо поддерживать стабильную температуру и влажность воздуха
Невозможно допускать резкие колебания параметров окружающей среды, поскольку повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения негативно влияют на физическое состояние документов, приводят к их ухудшению и потере содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с неконтролируемой климатической вентиляцией рекомендуется установка дополнительных источников осушения воздуха и т. д.
Температурно-влажный режим хранения документов должен контролироваться путем измерения параметров воздуха с помощью приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые должны быть размещены в главном проходе на стойке на удаленном расстоянии от систем