Курсовая работа по документоведению на тему Особенности деловой электронной переписке

Деловая переписка - неотъемлемая часть жизни человека в деловом мире. В составлении делового письма важна не только грамотность изложения, но и стиль, и структура, которые помогут создать приятное впечатление и тем самым увеличить эффективность делового общения. С введением в эксплуатацию электронного документооборота деловая коммуникация стала действительно проще. Однако бумажная переписка все еще имеет место быть, поскольку, адресат зачастую хотел бы иметь бумажный вариант с оригинальной подписью направляемого ему документа, а отправитель далеко не всегда имеет электронную подпись, поэтому бумажное письмо отправляется в дополнение к быстрому электронному. Кроме того, принято считать бумажный носитель надежнее электронного.
Актуальность процесса электронной деловой переписки заключается именно в ее эффективности за счет скорости и доступности.
Современные компании все чаще прибегают к использованию электронной переписки, а не бумажных носителей в силу современного, более быстрого обмена информацией и отсутствия необходимости соблюдения большего количества условностей. Электронная переписка имеет свои характерные особенности и при этом ей свойственны определенные различия в российской и зарубежной практике. Необходимо учитывать данную специфику при общении с отечественными и зарубежными партнерами.
Объект исследования – электронная переписка.
Предмет исследования – деловая электронная переписка.
Цель изучить особенности деловой электронной переписки.
Необходимость достижения цели потребовала решения следующих задач:
– охарактеризовать понятие деловой переписки;
– рассмотреть правила деловой электронной переписки.
– дать характеристику и трансформация жанров деловых электронных писем;
– определить роль шаблонов писем в деловой электронной переписке;
– провести сравнительный анализ российского и зарубежного делового письма в формате электронной переписки;
– охарактеризовать переписки в веб-форумах и социальных сетях как специфическую форму деловой коммуникации.
Методология исследования определена стоящими перед данной курсовой работой целью и задачами. За основу в исследовании принят диалектический метод познания, предполагающий всесторонность, объективность и взаимосвязь исследуемых явлений. Использован также метод системного анализа.
В процессе работы использовались различные теоретические разработки ученых, прежде всего, в документоведении. Также были использованы научные статьи из периодической печати.
Структура курсовой работы. Работа включает введение, 2 главы, заключение, список использованной литературы, приложений.










РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ
1.1. Понятие деловой переписки
На современном этапе развития общества большинство компаний существуют не только в формате физического (наличия здания, штата сотрудников, зарегистрированного юридического лица, баланса компании), но и виртуального воплощения. Практически каждая фирма, объединение или корпорация имеет свой официальный интернет сайт, который служит средством общения как с деловыми партнерами, заказчиками, так и с клиентами.
Интернет сайт – это средство осуществления маркетинговых кампаний, демонстрации перечня оказываемых услуг и предоставляемых товаров. Помимо всего перечисленного, заинтересованные лица могут найти необходимые им сведения и принять решения о приобретении товаров или услуг.
Кроме этого, многие компании функционируют не только на официальном сайте, но и обладают аккаунтами в различных социальных сетях: Facebook, Instagram, Twitter и т.д., что делает их присутствие в виртуальном деловом мире еще более активным Для того, чтобы общаться с клиентами, существует понятие «деловой переписки» [17, с. 229].
Деловая переписка сама по себе представляет собой общение между физическим или юридическим лицом с иным физическим или юридическим лицом на тематику, связанную с рабочими или профессиональными интересами их деятельности. Существует множество форматов служебных писем, которые отличаются между собой по определенным категориям. Можно выделить некоторые из них:
1. Официальные деловые письма;
2. Частные деловые письма;
3. Письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).
К официальным деловым письмам будут относиться:
– письма-просьбы;
– письма-сообщения;
– письма-запросы;
– письма-заявления;
– письма-подтверждения;
– письма-заказы;
– письма-предложения (оферты);
– письма-дополнения;
– письма-рекламации (претензии);
– информационные письма;
– гарантийные письма;
– презентационные письма;
– письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
– краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);
– сопроводительные письма.
К частным деловым письмам будут относиться:
– письма-поздравления;
– письма-приглашения;
– письма-извинения;
– письма для выражения сожаления и соболезнования;
– письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
– письма по случаю отъезда;
– письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
– благодарственные письма;
– рекомендательные письма;
– мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
– письма-открытки;
– письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);
– письма для выражения отказа от какого-либо предложения; письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; письма-резюме [17, с. 231].
Деловая переписка имеет свои отличительные особенности и требования к ведению. Она не имеет такой неформальной окраски, как, например, личная и подчиняется строго оговоренным правилам или негласным стандартам. В России существуют требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки. Эти требования определяются ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [3] и ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [2].
В первом варианте рассматриваются состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. Во втором варианте идет упор на терминологию, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах документации по делопроизводству. Данные ГОСТы являются общими и носят рекомендательный характер. Отдельного законодательного акта, посвященного именно ведению деловой переписки в электронном формате, в России не существует.
Кроме определенных положений, установленных данными законодательными актами, существуют и другие условия, необходимые для соблюдения. Так, например, нужно учитывать язык и стиль официальных писем, синтаксис официального письма, возможные синтаксические и лексические