Курсовая работа по документоведению на тему Проблемы организации работы ведомственного архива.

Введение
Ведомственный архив - это структурное подразделение учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.
Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счету на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того, чтобы найти нужный документ разработана примерная система хранения документов в организации. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.
Предметом исследуемой работы является нормативная основа ведомственных архивов, а также способы исследования существующих проблем
Объектом курсовой работы является ведомственные архивы
Цель курсовой работы - изучение организации работы ведомственного архива, путем определения существующих проблем
Для достижения цели исследуемой работы, следует решить определенные задачи:
- рассмотреть общую характеристику ведомственных архивов и определить порядок их организации,
- изучить проблемы ведомственных архивов
Практическое значение настоящей работы состоит в том, чтобы знать сферу деятельности и статус ведомственного архива, знать определение «ведомственный архив» и его виды, уметь выделять ценную часть документа архива (постоянного хранения), помнить, что по истечении срока ведомственного хранения документ передается на вечное хранение в государственный архив, знать основные функции ведомственных архивов ( комплектование, например, предприятия, учет документов, в любом архиве, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, создание страхового фонда, использование документов, подготовка документов к передаче на государственное хранение, контроль и оказание помощи делопроизводства службами организации), знать организацию ведомственного архива, уметь подготовить документы к архивному хранению.
Для написания курсовой работы и исследования ее теоретической части, использовалась учебная и специальная литература, которая в свою очередь является методом, способствующим раскрыть тему курсовой работы.
Объем и структура курсовой работы определяется поставленными целями и задачами, и которая состоит из введения, глав, параграфов, заключения и списка использованной литературы.






Глава 1. Общая характеристика и организация работы ведомственных архивов, и их роль в современном обществе
1.1 Общая характеристика ведомственных архивов
Если архив находится в подчинении организации, не входящей в систему государственной архивной службы или является структурным подразделением предприятия, то он называется ведомственным. В данной статье мы расскажем о особенностях организации и правилах работы ведомственных архивов.
Для работы в области архивного дела существует специально созданные архивные учреждения, однако помимо них на каждом предприятии существует свой архив - ведомственный архив. Ведомственные архивы не входят в систему государственной архивной службы, но при этом являются важным источником пополнения ее фондов. Следует отметить, что само понятие "ведомственный архив" включает в себя центральный архив ведомства, архив областного учреждения и архив отдельного предприятия. В данном материале речь пойдет о последнем. Документы ведомственного архива предприятия обеспечивает хранение деловых бумаг, созданных или полученных в ходе деятельности данной организации. Для определения профиля ведомственного архива разрабатывается соответствующее положение о нем. Существует ряд типовых положений, общих для всех разновидностей ведомственного архива. Согласно этим положениям в ведомственном архиве должны хранится следующие документы: документы постоянного срока хранения, относящиеся к деятельности организации и законченные текущим делопроизводством; документы временного срока хранения, а также документы по личному составу; документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к деятельности организаций, которые являются предшественниками данного предприятия; личные фонды деятелей науки и искусства, имеющих отношение к данной организации.
В ведомственном архиве также могут находиться на хранении копии ценных документов, печатные и справочные издания, необходимые для работы. К основным задачам ведомственного архива относится: проведение мероприятий по комплектованию фонда; хранение и учет единиц фонда; работа по подготовке и передачи дел в государственный или муниципальный архив; обеспечение доступа к данным и работы с документаций; методическая работа и контроль документооборота.
Процесс комплектования государственных архивов имеет много общего. Он состоит из выявления ресурсов комплектования, составления перечня деловых бумаг, которые подлежат помещению в Госархив, осуществление приема документации в архив.
Правила ведомственного архива находятся в тесном взаимодействии с функциями данной структуры: Осуществление комплектования фонда, приема деловых бумаг из структурных подразделений компании и других подведомственных структур. Проведение отбора деловых бумаг для дальнейшего хранение и соответствующее их оформление. Обеспечивать надлежащую сохранность компонентов фонда, поддерживать необходимый режим температуры и влажности, требуемые санитарно-гигиенические условия. Организовать учет документации, проверять наличие дел, своевременно проводить дезинфекцию документов, проводить реставрационные работы и топографирование, готовить передачу дел на государственное хранение. Обеспечивать возможность использования документов, информировать руководство и сотрудников о составе данных, содержащихся в делах, исполнять соответствующие запросы организаций и граждан. Контролировать работу