Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность данной темы заключается в том, что Деятельность организации, учреждения или предприятия, независимо от их организационно-правовой формы, относится к управлению документами, целью которого является информационная поддержка управленческих решений на всех уровнях. Обеспечение сохранности документов является основной задачей государственного архива. Сложность решения этой проблемы определяется тем, что никто никогда не создавал документ для «вечного» хранения. В этом случае архив ежегодно пополняется новыми фондами, и шансы на восстановление невелики. Современный подход к решению этой проблемы основан на принципе поэтапного перехода к дифференцированному избирательному принципу, который обеспечивает сохранение архивных документов с учетом их ценности и физического состояния.
1 ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Основы обеспечения сохранности архивных документов
Для архива важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивного дела в нашей стране грозит необратимой гибелью документов. Причиной тому стали не только стихийные бедствия, но и часто безответственное, безрассудное обращение с документами, в том числе со стороны государства. Среди граждан бытует мнение о «бесполезности бумаг», «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть очищен от пыли) как о чем-то ненужном. И только когда человек лично сталкивается с необходимостью получить справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать смысл архивов. Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплены в законе. И за этим стоят давние юридические традиции. Судебник 1550 года предусматривал суровое наказание, такое как сколачивание кнутом за вред «государственным делам». Однако взыскание за физическое наказание заменяется рублями: «и тогда упомянутые выписки и указы начнут сохраняться по какой-либо халатности, либо будут рассматриваться в соответствии с законом, нужно ли это делать тем, кто что-то потеряет или покажет или напишет без указа». По указу великого государя разыскивается со всей строгостью, а наказание за поимку виновных будет «безжалостным, за грех и за работу…или будут большие штрафы» [2].
В советское время закон был жестким и по отношению к архивистам. В марте 1941 года возникла угроза смерти и уголовной ответственности за кражу документов, а также разглашение секретной информации из документов.
Одним из первых специальных законодательных актов по охране архивных документов стал закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. В законе подчеркивалось, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и неотъемлемой частью объекта наследия, закон также относит к таким памятникам документальные памятники.
Основы законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах Российской Федерации» гласят: «собственники документов, относящихся к архивному фонду Российской Федерации, должны обеспечить их сохранность». Страховые копии создаются специально для ценных и уникальных документов. Таким образом, организация обязана хранить документы независимо от формы собственности.
Кроме административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена и уголовная ответственность. УК РФ (1996 г.) содержит несколько статей, устанавливающих ответственность за указанные преступления: статья 164 – «хищение предметов особой ценности», статья 284 – «утрата документов, составляющих государственную тайну», статья 324 – «приобретение или продажа служебных документов и государственных наград». В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 г.) обеспечение сохранности документов является одной из важнейших функций архивных учреждений [3].

1.2 Режимы хранения документов
Под технологией хранения документов понимается комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов при их хранении. Эти меры включают в себя физическую и химическую обработку документов, установление оптимального режима их хранения, восстановление документов и изготовление гарантийных копий.
Доступны следующие режимы хранения:
1. световой;
2. температурно-влажностный;
3. противопожарный;
4. охранный.
Свет несет с собой энергию, под его влиянием в освещаемых материалах происходят фотохимические реакции, приводящие к изменению их исходных свойств. Бумага под воздействием света становится коричневой и теряет механическую прочность, так как в ней происходят значительные изменения. Он тускнеет от света и много текста. И естественный, и искусственный свет опасны для материалов. Постоянное хранение следует проводить в темноте. Естественное освещение в архиве допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света используется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения используют лампы накаливания закрытых плафонов с гладкой внешней поверхностью [7].
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности полки на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (ЛК), на рабочих столах – 100 люкс. Измеряется освещенность специальным прибором-люксметром типа Ю-16.
Самым ярким местом архива должен стать читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 0,8 люкс на расстоянии 300 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, настольные лампы должны быть установлены на столах читателей. Однако в помещениях временного хранения по возможности необходимо соблюдать световой режим.
Температура и влажность воздуха являются основными факторами, обеспечивающими сохранность архивных фондов. В помещениях должен поддерживаться оптимальный температурный и влажностный режим для документов, учитываться их особенности. Температурный и влажностный режим определяет микроклимат этого помещения.
Микроклимат зависит от климатических особенностей местности, на которой расположено здание, и особенностей строения. Для микроклимата помещений характерны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов-условный термин, который характеризует температурно-влажностный состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки [10].
Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности 30-60%. В этих условиях:
 оптимальные физико-механические свойства бумаги в качестве носителя информации (максимальная прочность, хорошая упругость, стабильность размеров, наименьшая деформация);
 наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая реакция на резкие изменения климата в помещении);
 исключается возможность повреждения бумаги плесенью;
 обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;
 при резких изменениях в комнатных условиях резко снижается скорость механического разложения бумаги. Область изменения относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается безопасной для длительного хранения бумажных документов16.

2 АНАЛИЗ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
2.1 Общие сведения об архиве
Архив Павлово-Посадского района был создан в апреле 1935 года на основании постановления комитета «Об организации районных архивов в Московской области» Московского комитета №519 «Об организации районных архивов». Основной задачей архива в первые годы его деятельности было выявление и сбор архивных документов, относящихся к городу Павловский Посад и району в целом.
В 1936 году архивное помещение было выделено в районном исполнительном комитете. 16 апреля 1938 года Президиум Верховного Совета СССР принял Постановление «О передаче управления архивами и сетью государственных архивов Национальному комиссариату внутренних дел (НКВД СССР)». Архив также был передан в ведение органов НКВД Павлово-Посадского района.
В мае 1941 года «Положение о государственном архивном фонде СССР», утвержденное Советом Народных Комиссаров, определило местонахождение и региональные архивы.
Подразделения НКВД выполняли следующие задачи:
 определение категории материалов, которые нельзя хранить;
 организация использования документов для нужд социалистического строительства;
 научно-методическая работа по архивному делу.
2 июля 1959 года решением исполкома Совета депутатов трудящихся районный архив был передан в ведение Исполкома Мособлсовета №730/17 Районного архива Павловского городского архива (Постановление № 385 от 16.07.1959 Павлово-Посадского городского совета депутатов трудящихся) решением исполкома Совета Мособлсовета от 2 июля 1959 года с последующим присвоением ему названия Павловский городской архив (Постановление № 785 от 16.07.1959 г. Павлово-Посадского городского совета депутатов трудящихся). передан повторно. В 1960 году муниципальный архив вошел в состав исполнительной системы. Он располагался в подвале (подвале) Дома пионеров на Павловской улице, 28 (сегодня в этом здании, как и до революции, снова действует церковь во имя иконы Казанской Божьей Матери).

2.2 Анализ мер по обеспечению сохранности архивных документов
Немаловажную роль в организации хранения МКУ «Архив городского округа Павловский Посад» играет топография, т. е. конкретная инвентаризация и обозначение мест хранения работ. Без топографии поиск документов в лучшем случае занимает очень много времени, а в худшем вы можете потеряться в хранилище. Все помещения МКУ «Архив городского округа Павловский Посад», а также полки, стеллажи нумеруются сверху вниз, слева направо. Для закрепления места хранения документов на складах создаются специальные папки – топографические указатели. Как правило, индикатор оформляется в виде карточки. Самый распространенный вид индикатора - на каждую стойку выкладывается по одной карточке. Карточки систематизируются по количеству стоек в одной кладовой. На карте указывается наименование организации, номер стеллажа и хранения, номер шкафа (стеллажного отделения), номер стеллажа, номер фонда, инвентарь и количество дел, хранящихся на этой полке. При больших объемах фондов составляются фондовые топографические показатели, где карты систематизируются по номерам фондов. Их учет очень важен при обеспечении сохранности архивных материалов. Учет архивных материалов предполагает установку и оформление в специальных документах об их количестве и составе.
Основными объектами учета МКУ «Архив городского округа Павловский Посад» являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов сразу фиксируются в учетных документах. Бухгалтерские работы ведутся в соответствии с правилами и инструкциями.
Учет движения документов МКУ «Архив городского округа Павловский Посад» обеспечивает их защиту от кражи. Среди причин кражи документов - доступ архивов к любому лицу, нанятому в качестве центров обработки данных или выступающему в качестве исследователя; возможность кражи как третьими лицами, так и сотрудниками архива; хранятся большие массивы фондов, периодически и по неполному списку проверяется их наличие; ослаблен контроль, нарушены процедуры обеспечения безопасности; отсутствие надежных средств обеспечения сохранности документов, в том числе средств контроля, фиксирующих действия определенного документа внутри помещения, негативное отношение архивов к усилению мер безопасности, сокрытию фактов хищений, отсутствию согласованных мер защиты документов.
Для предотвращения кражи в МКУ «Архив городского округа Павловский Посад» разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов со склада может осуществляться только в ограниченных целях и в строго определенные сроки. В этом случае выдача документов со склада обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения сохранности документов необходимо знать следующие основы:
 обеспечение физической и химической безопасности документов;
 создание материально-технической базы для хранения документов;
 учет перемещения документов; копирование документов для формирования страхового фонда и Фонда пользования;
 защита документов.
Первым условием создания оптимальных условий для хранения документов является наличие помещения, соответствующего всем параметрам для обеспечения их сохранности. Требования к помещениям архива изложены в современных нормативно-методических документах, в первую очередь в основных правилах работы архивов организации, а также в ряде ГОСТ и методических разработок. Основные площади здания отведены под складские помещения и изолированы от читального зала и административных зданий. На складах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Для обеспечения сохранности документов важно не только само здание, но и средства, которые в нем содержатся. Настройки для этой среды определяются соблюдением режимов хранения.