Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Анализ правил и особенностей оформления протоколов

ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность как функция организованной системы может быть построена на принципе единоначалия и коллегиальности. На предприятии, построенном на принципе единства учреждений, организаций и командования, все управленческие решения принимаются только руководителем и несут личную ответственность. В организациях, построенных на принципе коллегиальности, решения принимаются коллективным большинством голосов. Но даже в организации, построенной на принципе единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, как необходимость привлечения множества специалистов для обмена информацией, выявления мнений по новым вопросам и совместного анализа сложных ситуаций.
Коллективное обсуждение и принятие решений происходит на собраниях, конференциях, пленумах, симпозиумах, консилиумах, коллегиальных собраниях, конференциях и т.д. Важным этапом является документирование заседания, то есть процесс обсуждения вопросов повестки дня. Во время и после заседания необходимо собрать тексты выступлений, которые не были представлены заранее. Как правило, такие собрания оформляются протоколом. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступления, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами.
Цель работы – анализ правил и особенностей оформления протоколов. Задачи исследования:
 изучить особенности протокола в управленческой деятельности;
 рассмотреть структуру и порядок оформления протоколов;
Объект исследования – протоколы в управленческой деятельности. Предмет исследования – правила и нормы оформления протоколов.
Основными методами исследования стали сравнительный анализ, системный подход. Основной информационной базой исследования служат общая информация о развитии объекта исследования. Теоретической базой исследования явились фундаментальные работы в области рассмотрения вопросов относительно порядка составления и оформления протоколов, научная литература и периодические издания, относящиеся к теме данного исследования.
Структура работы состоит из введения, основной части, заключения, библиографического списка.

1. Понятие протокола в управленческой деятельности
Протокол - это документ, содержащий последовательную запись обсуждения и принятия решений по вопросам на собраниях, планерках и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой сотрудников. Протоколы расследований, некоторых административных органов и органов по охране общественного порядка (например, протоколы санитарных инспекторов, протоколы дорожно-транспортных происшествий и т.д.), протокол типа контракта (протокол разногласий, протокол соглашения о несогласии, протокол соглашения о цене и т.д.) и протокол типа контракта (протокол разногласий) следует отличать от протоколов совещаний, подготовленных в рамках управленческой деятельности организации .
Совещание – заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов. Разновидностями расширенного совещания являются:
 симпозиум – расширенное совещание по специальному научному вопросу;
 конференция – расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
 конгресс, съезд – совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.
В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:
 оперативное;
 инструктивное;
 проблемное.
В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:
В дополнение ко всему вышесказанному, можно отдельно назвать одни из распространенных типов производственных совещаний – плановое совещание (планерка). Как правило, такое мероприятие проводится каждый день или 1 раз в неделю, на нем присутствуют руководитель отдела и непосредственный исполнитель, который получает задачи на день и обсуждает ход их выполнения. Такое совещание также называют повестка дня.