Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Классификационные справочники в делопроизводстве. Проблемы разработки и применения.

Номенклатура дел занимает центральное место среди классификационных справочников и по праву считается важнейшим организационным документом делопроизводства. Согласно общепринятому определению, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел выполняет одновременно функции классификатора документов по содержанию и направлениям деятельности, организатора системы формирования дел и справочника по документообороту организации.
Традиционно выделяют три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную . Типовая номенклатура дел устанавливает обязательный состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом, обязательным для применения. Примерная номенклатура дел устанавливает рекомендательный состав дел для однотипных организаций и носит рекомендательный характер. Индивидуальная номенклатура разрабатывается на основе типовой или примерной применительно к конкретной организации с учётом специфики её деятельности и состава образующихся документов; разновидностью индивидуальной номенклатуры является сводная номенклатура дел организации, формируемая из номенклатур её структурных подразделений.
Структурно номенклатура дел включает следующие элементы: индекс дела (состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела), заголовок дела, количество томов, срок хранения со ссылкой на статью перечня и примечания. При этом индекс дела формируется с использованием классификатора структурных подразделений организации, что подтверждает взаимосвязь между отдельными видами классификационных справочников в системе ДОУ.
Классификаторы документов и корреспондентов относятся к числу вспомогательных классификационных справочников, широко используемых при регистрации документов и организации документального поиска. Классификатор видов документов содержит систематизированный перечень наименований документов, применяемых в организации, с присвоением каждому уникального кода. Классификатор корреспондентов включает перечень организаций и физических лиц, с которыми данная организация ведёт переписку, с указанием их идентификационных кодов. Оба классификатора применяются при регистрации входящих и исходящих документов: индекс документа включает, помимо порядкового регистрационного номера, индексы по номенклатуре дел и по соответствующим классификаторам .
Значимость классификаторов документов и корреспондентов существенно возросла в условиях внедрения систем электронного документооборота (СЭД), поскольку именно они обеспечивают однородность заполнения регистрационно-учётных карточек, без которой невозможно осуществлять автоматизированный поиск и аналитическую обработку информации. Как отмечается в специализированной литературе, внутренние классификаторы организаций разрабатываются в первую очередь «в случае отсутствия необходимых объектов или признаков классификации в классификаторах более высокого уровня», то есть в ситуации, когда ни один из общероссийских классификаторов не отражает в достаточной мере специфику документооборота конкретной организации.
Помимо классификаторов корреспондентов и видов документов, в практике современных организаций применяются классификаторы вопросов (тематические классификаторы), структурных подразделений, исполнителей. Совокупность всех используемых классификаторов образует единую классификационную инфраструктуру делопроизводства организации, обеспечивающую много¬аспектный поиск документов.
Перечни документов со сроками хранения представляют собой нормативные или нормативно-методические справочники, устанавливающие для каждого вида документа срок, в течение которого он должен сохраняться, после чего документ либо уничтожается, либо передаётся на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Данный вид классификационных справочников является обязательным инструментом экспертизы ценности документов и формирования дел. Основным нормативным документом данной группы в Российской Федерации выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для отдельных категорий организаций существуют специализированные перечни: для научно-технической и производственной деятельности — Перечень, инструкция по применению которого утверждена приказом Росархива от 12.12.2023 № 154; ведомственные перечни разработаны для Росстата, Роспатента, Центрального банка, федеральных арбитражных судов и ряда других органов .
С 17 сентября 2023 года введены в действие новые «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях», утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, заменившие прежние Правила 2015 года. Новые правила вносят изменения в порядок и сроки передачи документов в архив организации и непосредственно влияют на практику применения перечней как классификационных справочников.
В системе ДОУ применяется и ряд иных классификационных справочников . Табель унифицированных форм документов — справочник, классифицирующий применяемые в организации формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности либо по структурным подразделениям; он позволяет исключить применение не предусмотренных документационной системой форм и обеспечить унификацию документирования. Альбом унифицированных форм документов содержит образцы унифицированных форм, используемых в организации, и применяется в связке с табелем. Должностные инструкции в широком смысле также выполняют роль классификационных справочников, поскольку упорядочивают состав функциональных обязанностей работников и тем самым косвенно определяют состав документов, создаваемых или контролируемых конкретным сотрудником. Тематические классификаторы (классификаторы вопросов деятельности) применяются для систематизации документов по предметно-тематическому признаку и широко используются в автоматизированных системах управления документами в целях обеспечения контекстного поиска.

1.3. Нормативно-правовая база разработки и применения классификационных справочников

Нормативно-правовую основу разработки и применения классификационных справочников в делопроизводстве образует комплекс федеральных законов и подзаконных актов. Базовым законодательным актом в данной сфере является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий обязанности организаций по обеспечению сохранности документов, порядок их экспертизы ценности и передачи на государственное хранение. Непосредственную связь с применением классификационных справочников имеет Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», поскольку документация в современном понимании включает как традиционные, так и электронные документы, систематизация которых также осуществляется посредством классификационных справочников .
Важную роль играет Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с последующими изменениями), прямо предусматривающее обязательную разработку номенклатуры дел, применение классификаторов и иных справочников. В совокупности федеральное законодательство формирует обязательный правовой каркас, в рамках которого осуществляется разработка и применение классификационных справочников; при этом детальное регулирование вопросов их составления и ведения передаётся на уровень государственных стандартов и методических рекомендаций .
Ключевым документом в сфере терминологии делопроизводства и архивного дела является ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», вступивший в силу с 1 марта 2025 года и заменивший прежнюю редакцию 2013 года. Стандарт закрепляет понятийный аппарат, в том числе определения терминов «классификационный справочник», «номенклатура дел», «классификатор», «перечень документов», тем самым создавая единую терминологическую основу для разработки всех видов классификационных справочников. Введение нового ГОСТ Р 7.0.8-2025 обусловлено возрастающим значением электронного документооборота и необходимостью отражения в терминологии современных реалий управления документами.