Нормативная база, устанавливающая порядок работы с документами – это совокупность законодательных актов, государственных стандартов, методических рекомендаций, локальных нормативных актов организации, регламентирующая документационную сферу. Главная задача нормативно-правовых актов в делопроизводстве – максимально упорядочить и оптимизировать работу со служебными документами. Как правило, для организации работы с документами создается служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) или служба делопроизводства (в нормативных документах по делопроизводству чаще используется это название ).
Служба ДОУ (служба делопроизводства) – структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях .
Нормативные документы, определяющие порядок деятельности службы ДОУ, можно разделить на следующие группы:
1. Законодательные акты Российской Федерации в области информатизации и документации.
2. Национальные стандарты в сфере документоведения и архивного дела.
3. Методические рекомендации по работе с документами.
4. Локальные акты нормативного и инструктивного характера организаций, учреждений, предприятий. Для каждой группы определим основные нормативные документы, на которых основывается деятельность службы ДОУ.
К законодательным актам Российской Федерации в области информатизации и документации относятся:
Конституция Российской Федерации, обладает высшей юридической силой в Российской Федерации. Конституция содержит положения, посвященные процессам работы с информацией и документацией. В данных нормах закреплены права гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Ввиду того, что Конституция Российской Федерации является высшим законодательным актом, то главным ее назначением становится сохранение субординации нормативных документов в делопроизводственной сфере, т.е. законы, стандарты и др. не должны противоречить положениям Конституции .
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет виды документов, создаваемых для регулирования гражданских правоотношений, фиксации сведений об их возникновении и прекращении, подтверждения наличия данных правоотношений и т.д . Гражданский кодекс содержит нормы, которыми руководствуются сотрудники службы ДОУ при составлении договорной документации.
Уголовный кодекс Российской Федерации содержит нормы, относящиеся к вопросам охраны и защиты информации . Данный кодекс устанавливает уголовную ответственность для сотрудников службы ДОУ за потерю, передачу посторонним лицам, уничтожение документации, содержащей конфиденциальную информацию организации, учреждения, предприятия.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует отношения в области организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства .
Основными и часто используемыми в профессиональной среде национальными стандартами в сфере документоведения и архивного дела являются:
Основным стандартом, на положения которого должны ориентироваться службы ДОУ, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он определяет совокупность реквизитов документов и единые правила их оформления: образцы бланков, схемы расположения реквизитов на документе, правила создания документов . Соблюдение требований данного стандарта позволяет унифицировать делопроизводство не только в масштабах одной организации, но и в сфере делопроизводства в масштабах Российской Федерации.
Создание положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству невозможно без использования ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный стандарт содержит перечень терминов и определений, используемых в области делопроизводства и архивного дела .
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Управление делами». Данный национальный стандарт незаменим для организаций, имеющих международные связи, иностранных бизнес партнеров, занимающихся электронной торговлей. Российский стандарт соответствует международному стандарту ISO 15489:2016 «Information and documentation - Records management - General (IDT)» и ориентируется международные правила по управлению документацией. Стандарт регламентирует процессы управления документами всех форматов и на всех видах носителей, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации .
Для оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству создаются методические рекомендации по работе с документами. Основная их часть разработана Федеральным архивным агентством и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
К наиболее востребованным методическим рекомендациям по делопроизводству и архивному делу относятся:
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях устанавливают обязанность создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе деятельности архивные документы для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района .
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях разработаны для урегулирования процесса применения Правил и являются документом методического характера, обеспечивающим работников архивов организации необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил .
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях содержат основные требования к зданию и помещениям архива, к оборудованию для хранения архивных документов, определены условия хранения архивных документов и др .
Для оптимизации процесса и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству сформированы Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти .
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и методических документов каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по вопросам работы с документами и обеспечению их сохранности, то есть локальные нормативные акты.
К обязательным локальным нормативным актам, регулирующим деятельность службы ДОУ, можно отнести:
Положение о службе ДОУ – это наиболее важный локальный акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношении с другими подразделениями.
Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по ДОУ). Разработка инструкции по ДОУ входит в перечень функций службы ДОУ. Решающим фактором создания инструкции является установка единых правил работы с документами в организации, обеспечение эффективной маршрутизации документационных потоков, контроль за исполнением, обеспечением сохранности документов.
В приложения входят все перечисленные в инструкции образцы бланков, образцы оформления отдельных видов документов, списки документов, которые должны быть юридически заверенными, формы журналов и карточек регистрации и учета документов и иное.
Наиболее полно определить трудовые функции сотрудников службы ДОУ, с учетом особенностей организации производства, труда и управления позволяет должностная инструкция. Методическим источником для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года № 37 и профессиональные стандарты.
Таким образом, следует отметить, что на данный момент в Российской Федерации сложилась функциональная система нормативного и методического обеспечения делопроизводства. Ряд федеральных законов, стандартов, рекомендаций устанавливают процесс использования информационных технологий, определяют терминологическую базу, применяемую в данной сфере, разрабатывают механизм документирования информации, требования к оформлению документов и определяют унифицированные формы документов для наиболее эффективной работы с ними.
- Курсовая работа
- Дипломная работа
- Контрольная работа
- Реферат
- Отчет по практике
- Магистерская работа
- Статья
- Эссе
- Научно-исследовательская работа
- Доклад
- Глава диплома
- Ответы на билеты
- Презентация
- Дипломная работа MBA
- ВКР
- Компьютерный набор текста
- Речь к диплому
- Тезисный план
- Чертёж
- Диаграммы, таблицы
- ВАК
- Перевод
- Научная статья
- Бизнес план
- Лабораторная работа
- Рецензия
- Решение задач
- Диссертация
- Доработка заказа клиента
- Аспирантский реферат
- Монография
