Курсовая работа по документационному обеспечению на тему Письменные реквизиты на официальных документах

Актуальность. В современном мире документы стали неотъемлемой частью жизни, фиксируя каждый наш шаг. С момента рождения человек получает свои первые документы, в которых зафиксированы поступление и окончание школы, учеба в средней специальной школе или высшем учебном заведении, опыт работы и достижения. В повседневной жизни человек сталкивается с сотнями различных документов – это могут быть анкеты, заявления, служебные записки, жалобы и т.д. Ошибки в оформлении личных документов могут привести к путанице и длительным судебным разбирательствам. Трудно оценить последствия неправильной работы систем управления файлами государственных и муниципальных органов власти. Таким образом, работа отрасли строго контролируется законодательством и регулируется надзором и методологическим поведением, внедрение которого является гарантом функционирования системы.
Становление современной страны с эффективно функционирующими институтами представительной, административной, законодательной и судебной власти зависит не только от качественного и всестороннего юридического обоснования ее деятельности, но и от разработки конкретных правил и процедур ее функционирования, в том числе при оформлении документов. Для устойчивой и стабильной работы российских управленческих структур рациональное использование системы документооборота может стать одним из важных ориентиров и элементов дальнейшего развития. Любое государственное учреждение использует большой объем информации в своей повседневной деятельности, и один из показателей эффективности основан на потреблении и производстве этой информации. В настоящее время информация стала предметом производства во многих отраслях промышленности и является неотъемлемой частью общества. Ее качество является показателем всей системы управления, поскольку информация подобна линии, соединяющей все различные части структуры управления вместе, объединяющей их в единое целое, позволяющей осуществлять вертикальные и горизонтальные коммуникации для достижения поставленных целей. Информация является основой любого документа, и она поддерживает эту проблему. В свою очередь, документ придает информации организационную форму, направляет и ограничивает информацию, и документ становится важным воплощением принятия управленческих решений, придавая информации юридическую силу и, таким образом, помогая реализовать это решение. Непрерывный рост количества документов и увеличение спроса на их бизнес-обработку, а также развитие электронных технологий в обработке документов во всем мире привели к необходимости создания новых методов получения, создания, анализа и обработки документов. Современные технологии позволяют автоматически создавать и четко организовывать информационные ресурсы, а также эффективно формировать на этой основе документную базу.
Чтобы сформировать сильную и стабильную систему документооборота, необходимо учитывать опыт зарубежных коллег. В настоящее время появляется все больше международных проектов не только в коммерческом секторе, но и в рамках межгосударственных партнерств, которые затрагивают системы управления на всех уровнях, что, в свою очередь, влияет на документооборот. Основным вопросом международного документооборота является стандартизация. В настоящее время Международная организация по стандартизации (ISO) сформулировала ряд стандартов, которые затрагивают все сферы сотрудничества, включая вопросы управления документооборотом. Принимая во внимание модернизацию системы, стандарты своевременно обновляются, что, в свою очередь, способствует развитию других систем управления документооборотом. Важным моментом международное сотрудничество в области документооборота - это вопрос защиты информации. С развитием технологий и общим переходом к автоматизированным системам преступники могут получить конфиденциальную информацию с помощью удаленных хакеров. Эта опасность распространяется на все виды информации, такие как персональные данные, данные о торговле и транзакциях.
Основной целью работы является изучение письменных реквизитов документов.
Задачи:
1) Рассмотреть сущность реквизитов документов.
2) Изучить особенности письменных реквизитов документов.
3) Провести анализ порядка оформления письменных реквизитов документов.
4) Определить проблемы и перспективы оформления письменных реквизитов документов.
Предмет – система норм, определяющих порядок оформления письменных реквизитов документов.
Объект – письменные реквизиты документа.
Научная разработанность темы. В исследуемой литературе тема достаточно изучена, она находит свое отражение в работах различных авторов.
При написании работы применялись методы анализа, синтеза, дедукции, индукции.
Теоретической основой при написании работы послужили учебники, учебные пособия и монографии ряда ученых, посвященные теме исследования.
По структуре работа состоит из введения, двух глав, состоящих из параграфов, посвященных теме исследования и отражающих поставленные при написании работы задачи, заключения и списка использованной литературы. Название глав отображает их содержание.
Реквизиты официальных документов — это обязательные сведения, которые должны быть заполнены в зависимости от вида официальной бумаги. С помощью реквизитов можно понять, кто и когда создал документ, есть ли у него дополнения и приложения. Без реквизитов бумаги теряют юридическую силу. Примеры реквизитов:
1) Заголовок. Наименование или название, которое кратко раскрывает содержание.
2) Дата. Число, месяц, год создания и/или выдачи документа.
3) Текст. Основное содержание.
4) Адресат. Физическое или юридическое лицо, которому адресована бумага.
Реквизиты бывают двух видов:
1. Постоянные. Установлены для типового формуляра данного типа документов. Например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платёжных поручений.
2. Переменные. Указываются на типовом формуляре, характерны для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.
Основные реквизиты документов, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Реквизиты, которые используются при оформлении:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 7,5 см, при продольном — не более 12 см. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом. Содержание и порядок расположения реквизитов могут варьироваться в зависимости от вида документа.