Курсовая работа по документоведению на тему Указатели как самостоятельные архивные справочники: их место в системе научно-справочного аппарата архива,роль и значение

Введение

Актуальность исследования состоит в том, что сегодня происходят глобальные изменения во всех сферах человеческой жизни и деятельности. В частности, процессы автоматизации, совершенствования дошли до библиотечного и архивного дела.
Здесь важно отметить, что если в рамках библиотечного дела происходили определенные модернизационные процессы, то архивное дело длительное время держалось на советских стандартах. Точно так же дела обстояли в части обеспечения архивов различного рода указателями и архивными справочниками.
В целом следует отметить, что современные российские библиотечные и архивные справочники далеки от совершенства. Им не хватает ряда важных компонентов. Прежде всего – это удобство и простота использования. Библиотечные электронные каталоги в этом отношении, не выдерживают никакой критики.
Архивные указатели и каталоги в рамках НСА так же оставляют желать лучшего. Можно смело утверждать, что в России до сих пор нет нормальной, современной и четко структурированной методологической базы, позволяющей создавать такие каталоги.
Так же важным моментом, позволяющим обосновать актуальность данной работы является фактор того, что в библиотечных и научных кругах не в полной мере понимают важность и необходимость создания полных архивных справочников. Это позволит значительно ускорить поиск необходимых литературных источников или получить данные необходимые для составления библиографического описания той или иной работы.
Еще один важный момент – это представление о том, как именно должен выглядеть данный справочник или указатель и какие исходные данные по изданию содержать. Здесь нужно помнить, что в архиве могут храниться не только печатные варианты той или иной книги или документа, но и различные копии документов в виде видео, аудио записей и т.д.
В конечном итоге это создает понимание, что для архивов, содержащих как подобного рода документы, так и для простых архивов необходимо разрабатывать указатели, которые сами по себе могут стать не только способом ориентирования исследователя в архиве, но и помогут архивариусам разработать полноценный каталог архивных материалов.
Цель работы – выявить особенности указателей как самостоятельных архивных справочников. Определить их место в системе научно-справочного аппарата архива, роль и значение.
Объект исследования – архивные указатели.
Предмет исследования – особенности указателей как самостоятельных архивных справочников. Их место в системе научно-справочного аппарата архива, роль и значение.
Задачи исследования:
Проанализировать научную литературу по проблеме исследования;
Дать четкие определения изучаемым явлениям;
Выявить особенности составления указателей в архивном деле;
Определить место указателей в системе НСА;
Сделать выводы по итогам исследования.
Методы исследования – анализ, синтез, дедукция, сравнение.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы согласно с внутренней логикой исследования, заключения и списка литературы.

1. Указатели как самостоятельные архивные справочники
1.1. Современные требования организации архивного дела в России

В Правилах 2007 г. раздел «Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива» сокращен, изменена структура и включен в пятый раздел «Организация использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в архиве» в виде следующих 7 подразделов [1, с. 12]:
«Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам»,
«Общие требования к описанию архивных документов»,
«Опись дел, документов»,
«Путеводители»,
«Каталоги»,
«Указатели и обзоры»,
«Автоматизированный НСА».
В новых Правилах 2007г. используется вместо принятого понятия «научно-справочный аппарат» понятие «справочно-поисковые средства. Это обусловлено ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой говорится, что «доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств…»
Введено определение справочно-поисковых средств, которое по своему содержанию равноценно определению НСА. Определение системы научно-справочного аппарата (СНСА) по содержанию тоже не изменилось, просто стало более емким.
Повторен без изменений перечень обязательных и дополнительных типов архивных справочников, образующих систему НСА.
В новых Правилах исключены старые понятия описания документов. Даны лишь общие требования к описанию архивных документов. Введено новое, более простое понятие описания документов – создание информации для архивных справочников.
Четко прописано, что основой любого архивного справочника является описательная статья, указаны ее обязательные элементы и раскрывается состав описательной статьи на 3-х уровнях: на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета и на уровне архивного документа.
То есть, сохранен принцип многоуровнего описания (который соответствует международному стандарту по описанию архивной документации), позволяющий интегрировать отдельные элементы описания в соответствующие разделы отраслевой БД «Архивный фонд», позволяет в дальнейшем использовать в качестве автоматизированного НСА, формировать ряд учетных документов, создавать путеводители, перечни и др. архивные справочники.
Описание архивных документов проводится на государственном языке РФ и может дополнительно проводиться на языках субъектов РФ и языках меньшинств.
В новых Правилах исключены вопросы применения дифференцированного подхода при создании и развитии системы НСА, преемственности учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов, системы НСА государственных архивов.
На практике же не обойтись без дифференцированного подхода при создании НСА. Все равно нужно учитывать и информационную значимость фондов, характер документов, состав и состояние научно-справочного аппарата к ним; и наличие состава и наполнения справочного аппарата к архивным справочникам; и практическую потребность создания того или иного архивного справочника и др. [2, с. 2]
В Правилах 2007 г. архивные справочники представлены по их темам в виде отдельных подразделов.
В подразделе «Опись дел, документов» дано определение описи, приведены ее общая структура, состав отдельных элементов справочного аппарата к описи, раскрыты понятия усовершенствования и переработки описи. Понятие переработки описи в новых Правилах раскрыто наиболее полно.
В подразделе «Путеводители» даны определение справочника, общая структура справочника, перечислен видовой состав справочников этого типа, состав справочного аппарата путеводителей. Более детально дан состав описательной статьи в кратких справочниках.
В подразделе «Каталоги» даны лишь определение данного справочника, понятие системы каталогов архива, перечислен их видовой состав, а также состав описательной статьи каталога. Отсутствуют понятия «каталогизация», «усовершенствование каталогов». Ничего не сказано о картотеках – одним из источников пополнения каталогов.
В подразделе «Указатели и обзоры» кроме их определений и перечислений видового состава отмечено, что указатели могут быть как самостоятельными архивными справочниками, так и входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим архивным справочникам, обозначен состав справочного аппарата к обзору.
Значительно сокращен подраздел «Автоматизированный НСА», где сказано, что архивные справочники могут вестись в автоматизированном режиме, в том числе в режиме удаленного доступа.
Информация в автоматизированном НСА представляется на уровне архивного фонда, единицы хранения/учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.
Определены обязательные виды ключевых слов при ведении автоматизированного НСА – «тематика», «персоналии», «география» и дано определение понятия «рубрикатор» [4, с. 51].
Определение самого «автоматизированного НСА» отсутствует.